|
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
ماهية الإدارة
حتى نتعرف على ماهية الإدارة علينا أن نتعرف أولا على من هو المدير ؟ فالمدير هو المسئول الأول عن ما هو كائن، وما يجب أن يكون، وما سيكون في الوحدة التي اسند إليه إدارتها، وفي سبيل ذلك يمارس الإدارة من خلال وظائفها الأساسية، وفي إطار ما يسمى بالعملية الإدارية . لذلك فإن الإدارة نشاط منظم لتحقيق أهداف محددة من خلال الاستخدام الأمثل للموارد المادية والبشرية المتاحة والممكنة في الوحدة، وهي مسئولية وتكليف من قبل المجتمع للمدير المسئول بتحقيق استمرارية ونمو الوحدة التي يديرها . |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
تحديد و تشخيص و حل المشكلات ما هي المشكلة . انحراف ما هو كائن عن ما يجب أن يكون . . سؤال ليس له إجابة في الوقت الحالي . . تراكم كمى في الاتجاه السلبي . . نتيجة غير مرغوب فيها . . خلل وعدم توازن في نظام ما . •المشكلة لا تحل إلا إذا تم تحديد الفجوة بين ما هو كائن وما يجب أن يكون ( تحديد فجوة الانحراف ) . •ولا يمكن لمن يعاني منها التصدي لها إلا إذا كان لديه إحساس بها ويعاني من آثارها . •لا يمكن لمن يتصدى لها أن ينجح في حلها إلى إذا كان لديه معرفة كاملة بما يجب أن يكون . •الوصول إلى ما يجب أن يكون هو حل المشكلة . أين المشكلة . هل هي في النظم ؟ . هل هي في الأداء ؟ . هل هي في سلوك المجموعة المستهدفة ؟ . هل هي خرق للقانون أو القواعد ؟
أم هي في الإدراك أم التمييز أم الحكم ( القرار ) . أم التنفيذ ( جرئة الفعل / أو الفعل ذاته ) .
|
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
ما الفرق بين المشكلة، والواقعة، والحادثة، والأزمة
الواقعة : شيء حدث وانقضى أثره، ولم يترتب عليه حدوث خلل في النظام الكلي أو تهدد له، ولكن يجب تحليلها وتحديد أسبابها حتى لا تكرر في صورة حادثة . الحادثة : خلل يؤثر تأثيرا ماديا على النظام بأكمله، وقد تؤدي إلى توقف كلي أو جزئي له، وقد تكون الحادثة غير جسيمة فتؤثر على جزء من النظام . الأزمة : خلل يؤثر ماديا على النظام كله، ويهدد الافتراضات الأساسية له . أو هي تراكم كمى سلبي أدى إلى تحول نوعي سلبي . |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
كيف يتم تشخيص وحل المشكلات(جدول)
ويتم ذلك في إطار الإجابة على الأسئلة التالية : ** ماذا ؟ ( الانحراف بدقة )
إن الإجابة على كل هذه الأسئلة لا بد وان يتم تحليلها لتوصلنا إلى الإجابة على السؤال الخاص بلماذا ؟ ( الأسباب بدقة ) إن الإجابة على السؤال الخاص بلماذا = تشخيص المشكلة إن الإجابة على كل الأسئلة السابقة تتطلب جمع العديد من المعلومات وتحليلها .
المنهج الاستدلالي : ويبدأ من قضايا يسلم بها القائم بتشخيص المشكلة ويسير إلى قضايا أخرى تنتج عن القضايا التي بدأ بها دون الالتجاء إلى التجربة ( من العام إلى الخاص ومن الكليات إلى الجزئيات – تطبيق المبادئ والقواعد على حالات معينة دون التجربة وصولا إلى استنتاج معين – الاستنباط ) . المنهج الاستقرائي : الوصول إلى أحكام أو نتائج مبنية على عدد من الملاحظات أو التجارب( الوصول من الجزئيات إلى الكليات بشرط أن تخضع الجزئيات إلى المنهج التجريبي ) . المنهج التجريبي : موضوعة الوقائع الخارجية، وليس المخلوقات الفعلية كما في حالة المنهج الاستدلالي، ويبدأ من وقائع خارج العقل، ويبدأ من الملاحظة للواقع، ثم الرصد، ثم الوصف، ثم التفسير، ثم النتائج . المنهج التاريخي : لماذا وصلت الأمور إلى ما هو عليه الآن ؟ . . . من خلال جمع الوثائق، وتحليلها، وتقييمها في ضوء تحديد الوقائع الحاكمة ذات التأثير الحاسم على المشكلة ( التاريخ ) .
إن المحصلة النهائية للخطوة الثالثة هي تحدد الأسباب الأكثر احتمالا للمشكلة، ومن الضروري أن تكون هذه الأسباب مبررة تبريرا منطقيا، وأيضا قد ارتبطت بمجالات محددة وأوضاع محددة أيضا بالنسبة لتحليل هذه الأسباب، فإنه يتم تحديد العلاقة بين السبب والمشكلة من حيث آثاره على حدوثها وحجمها، فإذا كان السبب على سبيل المثال نقص تدريب الأفراد يتم تحديد أثر ذلك على انخفاض الإنتاجية . وفي هذا الصدد يفضل عمل جداول محدد بها كل سبب وأمام كل سبب يتم الشرح والتفسير وطبيعة العلاقة بالمشكلة .
لا بد من التفرقة سواء عند تشخيص أسباب المشكلة وتحديدها أو عند اقتراح الحلول بين : ** الحقائق، وهي تلك التي لا يختلف عليها أثنين .
وفي هذا الصدد لا بد وأن توضع الحلول المقترحة استنادا إلى الحقائق والآراء المستندة إلى حقائق وخبرات نقية . أن يستند اقترح الحلول إلى الابتكار والإبداع، بمعنى إيجاد بدائل وحلول مستخدمة لم توجد من قبل . فالإبداع هو أن توجه شيئا لم يكن موجود في الأصل رغم أن عناصره موجودة . أن يعتمد إيجاد الحلول البديلة على الربط الصحيح بين المتغيرات المستقلة والمتغيرات التابعة، وبالتالي لا بد من البدء بتحديد ما هي المتغيرات المستقلة والمتغيرات التابعة . وبالطبع فإن الوصول إلى ذلك يتطلب أن تتضمن مرحلة التشخيص تحليل لكل المتغيرات والعلاقات التي تتكون منها المشكلة أو تحيط بها . ومن الضروري أيضا عند وضع الحلول المناسبة أن يتم الربط بين مجموعة من العلاقات والمتغيرات التي قد يبدو من التحليل الظاهري عدم ارتباطها ولكن إيجاد علاقة بينها قد يكون هو الحل المناسب . والربط بين علاقات قد تبدو غير مترابطة هو نوع من الإبداع في حل المشكلات . إن الحلول المقترحة في الكثير من الأحوال قد تمثل فروضا لحل المشكلة يتم التحقيق من صحتها . والفروض الصحيحة لا بد وأن تخضع لشروط معينة من أهمها :** أن يتم الفرض ابتداء من واقعة معينة تم ملاحظتها .
وبالطبع فإن الحلول المقترحة تمثل مجموعة من البدائل المطروحة للترقيم والتجريب للحل ليتم الاختيار من بينها .
يعني تقييم الحلول المقترحة لحل المشكلة بتحليل هذه البدائل على أساس مجموعة من المعايير هي : ** توافق الحل مع النظم واللوائح والقانون، أو سياسات المنظمة واستراتيجيتها .
وفي هذا الصدد قد تعد جداول تفصيلة يتم فيها تطبيق المعايير السابقة على كل حل من الحلول المقترحة، وبالتالي يتم الوصول إلى أنسب الحلول .
القرار هو العزم على فعل شيء ما أو النهي عنه، وهذا العزم ضروري لتنفيذ الحلول الذي تم التوصل إليها، خاصة وأن عملية صنع واتخاذ القرارات لها علاقة قوية بشكل أو بآخر بميكانيزم وخطوات تشخيص وحل المشكلات، حيث أن حل المشكلة هون قرار في النهاية، وللقرار مراحل أساسية هي : ** صنع القرار ..... وهي تماثل مرحلة التجديد والتشخيص للمشكلة .
أما فيما يتعلق بوضع الخطة التنفيذية لحل المشكلة، فإن ذلك يعني ترجمة الحل المختار إلى مجموعة من الخطوات التي تتابع زمنيا ومنطقيا ويؤدي تنفيذها إلى حل المشكلة .
وبالطبع فإن التنفيذ يجب أن يتم على أساس الخطة التنفيذية . أما التقسيم فيجب أن يتم على أساس التأكد من أن الوضع القائم قد انتقل إلى ما يجب أن يكون، وأن الفجوة بين ما هو كائن وما يجب أن يكون قد تم سدها تماما . وأن النتائج التي تحدث في النظام موضوع المشكلة قد أصبح مرغوب فيها . وفيما يلي رسم لبيان خطوات تحديد وتشخيص وحل المشكلات . |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
التنظيم الإدارى مقدمة عن التنظيم الإداري تتباين و تختلف مفاهيمنا عن التنظيم – و رغم كثرة الدراسات التي تمت في مجالات التنظيم إلا أن الاختلاف لا يزال قائماً . و يستخدم البعض كلمة " تنظيم " بمعنى تخطيط فيقولون مثلاً " تنظيم الأسرة " و هم يقصدون " تخطيط الأسرة" و يستخدم البعض الآخر كلمة تنظيم بمعنى ترتيب فيقولون مثلاً " تنظيم المرور " أو تنظيم الدخول و الخروج أو تنظيم الوقوف في الطابور و يستخدم بعض المديرين و رجال الأعمال كلمة تنظيم بمعنى تصميم الهيكل التنظيمي فهم ينظرون إلى التنظيم على انه تلك العملية المتعلقة بعمل خرائط الهيكل التنظيمي . و إذا زادت الصراعات بين الناس في جهة عمل ما ( حكومة ، شركة ، هيئة ) فإن الأصوات تعلو مطالبة " بإعادة التنظيم " و مفهومهم هنا إعادة رسم خريطة الهيكل التنظيمي . و إذا انتقلنا من واقع الممارسة إلى القاموس نجد أن كلمة ORGANIZATION تعني تنظيماً أو نظاماً أو منظمة ( المورد ). و أيضاً نجد كلمة تنظيم بمعنى هيئة أو نظام أو مجتمع منظم أما الفعل ينظم فيذكر ( أكسفور) :
و إذا تركنا كل ذلك جانباً و انتقلنا إلى علماء التنظيم فنجد اختلافات كثيرة بين هؤلاء العلماء . و فيما يلي أهم تلك الأداء :
فالتنسيق هو : الترتيب المنظم للمجهودات الجماعية من أجل الوصول إلى وحدة النشاطات سعياً إلى تحقيق هدف مشترك ( جيمس موني) . التنظيم هو عملية تصميم أساسها تقسيم العمل و تحديد المسئوليات و السلطات و العلاقات الناشئة من تقسيم العمل لتحقيق التنسيق اللازم لبلوغ الهدف المحدد ( لبدال إيرويك ) .
يتردد دائماً سؤال هل الإدارة علم أم فن ؟ و قد أجاب علماء الإدارة على هذا السؤال إجابات كثيرة و كان لها معنى واحد . و هو أنه نتيجة للخبرة العملية للمديرين في المشروعات و جهود علماء الإدارة العلمية تم بناء هيكل للنظرية الإدارية و أصبحت الإدارة علماً من العلوم الاجتماعية و الإنسانية حيث أنها تتعامل أولاً و أخيراً مع الأفراد . و علم الإدارة يقوم على أصول و مبادئ علمية سليمة و صحيحة من الناحية المنطقية و العملية ، غير أنه في ظروف إنسانية معينة قد يحتاج الأمر إلى مهارة المدير في التطبيق و قد يحتاج الأمر إلى تطوير لهذة المبادئ و الأصول العلمية بما يتوافق و ظروف الأفراد و المجتمعات المختلفة . و هذا هو الجانب الفني في الإدارة ، أي المهارة و الخبرة الشخصية للمدير و التي تظهرها و تفجرها الخبرة العلمية – إذن فدراسة على الإدارة أساس ضروري لتكوين الكوادر الإدارية . و لا شك أن التنظيم الإداري الذي يمارس من خلاله المدير وظيفته الإدارية هو الإطار الذي يمارس من خلاله المدير مهاراته و قدراته الإدارية كما أن التنظيم هو الكيان الذي يستمد منه المدير سلطاته الإدارية المناسبة لمركزه الإداري ، أي أن التنظيم الجيد هو الذي يوفر إمكانية الاتصال و السيطرة و انسياب المعلومات بين وحداته الأخرى ، حتى تتحقق الأهداف المرجوة و التي يعمل كافة أفرادها على تحقيقها . و من المتعارف عليه أن أعادة التنظيم و تعديله مع توضيح بشكل أكبر دقة خطوط السلطة و المسئولية في ضوء الأهداف العامة للمنظمة هو من أنجح الحلول للمشكلات الإدارية التي تظهرها الدراسات الاستشارية المعاصرة . |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
أنواع التنظيم و تطورها (جدول)
بداية التنظيم خلق الإنسان لأن أي إنسان لا يستطيع أن يؤدي أي عمل أكبر من قدرته بمفرده بل يستعين بإنسان آخر يساعده على تأدية العمل و في بداية العلاقات في التجمعات البشرية كان رب الأسرة هو الذي يصدر الأمر لأفراد الأسرة لتأدية الأعمال ثم تنتقل الرياسة إلى باقي أفراد الأسرة حسب كبر السن . و لم ينجح هذا النموذج في استخدام العمل بانتظام بسبب التمرد و عدم الطاعة لرب الأسرة .
ظهرت بعض الشخصيات في التجمعات البشرية و نجحت في تأدية الأعمال و تحقيق الأهداف بسبب تمتعها بصفات شخصية ذهنية و عضلية تجعل الآخرين يدينون لهم بالطاعة و لكن لم ينجح هذا النموذج القائم على العلاقات التقليدية لأن الشخص الكاريزمي لجماعة معينة لا يصلح لجماعة أخري و أيضاً لا يصلح لنفس الجماعة بمرور الزمن لتغير الاتجاهات البشرية .
بدأ ظهور النماذج الإدارية المعاصرة ( المدارس الإدارية ). بظهور نموذج الإدارة العلمية التي ركزت على زيادة الإنتاج فقط و زيادته لصالح رجال الأعمال – و من رواد هذة المدرسة ( فر يدريك تيلور ) و قد تم نشر كتابه ( أصول الإدارة العلمية ) عام 1911. و قد تم نقد هذه النظرية لأنها أغفلت العنصر الإنساني و البيئة الاجتماعية خارج المنظمة و داخلها .
نتيجة للانتقادات الحادة للإدارة العلمية تمت الدراسات في الحاجات الاجتماعية و النفسية للفرد العامل و مشاعر الأفراد و الحوافز الاجتماعية و علاقتها بزيادة الإنتاج و بذلك ظهرت مدرسة العلاقات الإنسانية – و تطالب هذة المدرسة بعد استخدام العنف الإداري و الشدة و استخدام الأسلوب الإنساني في الإدارية ة التلطف بدلاً من التسلط و القهر – و الاهتمام بالجانب الاجتماعي و من رواد هذة المدرسة الإنسانية ( التون مايو و العالمة باركر فوليت ) . و قد ظهر أيضاً لهذة المدرسة انتقادات كثيرة لأنها اهتمت بالجانب الاجتماعي ة الإنساني و المعاملة الحسنة فقط و أهملت التنظيم الرسمي للمنظمة الإدارية و لم تهتم بالعلاقة بين السلطة و العاملين ، و أهملت تأثير البيئة الاجتماعية .
ظهر النظام البيروقراطي الإداري و العسكري و الديني و الصناعي في أوائل القرن العشرين بظهور نظرية البيروقراطية للعالم ماكس وبر و ذلك للانتقادات التي وجهت للنظريات السابقة و اعتمدت هذة النظرية على مجموعة القواعد و النظم التي تحدد موقع الفرد و سلطته على الآخرين . وهذة القواعد لها صفة الاستمرارية و لا علاقة لها بالأشخاص و ميولهم الشخصية بل يمارسون سلطاتهم من خلال الموقع في مكاتب مخصصة لهم و من هنا كان تعبيره الذي أطلقه فيما يتعلق بكلمة ( بيروقراطية ) أي الجالسون على المكاتب أي ( مكاتب تحكم مكاتب ) – و من أهم خصائص النظام البيروقراطي الرشيد : السلطة المتدرجة في المستويات الإدارية من العليا إلى الدنيا ( الهرم الإداري ) و الصلة بين أفراد التنظيم تكون رسمية و غير شخصية حيث يعتمد على القوانين و اللوائح في الهيكل التنظيمي –الطاعة هي طاعة مناصب و ليست طاعة أشخاص و جاء نقد هذة النظرية لأنها لا تبيح الحرية للفرد في العمل و أنها تفيد الحركة و الابتكار و تركز على السلطة الرسمية في المنظمة الإدارية و جعلها هي السلوك الأساس الذي يحرك الفرد – و تجعل الفرد يسلك داخل العمل كممثل يتقمص شخصية داخل التنظيم الإداري لتأدية دور معين ( لا يخرج على النص ). و بالرغم من ذلك فإن النظام البيروقراطي تحدى الزمن كالهرم الأكبر و كأنه من عجائب الدنيا و أثبت قابليته للتطبيق على مستوى العالم أجمع إذا تم تطبيقه بصورة صحيحة و تحول العالم أجمع منذ الأربعينات إلى أهرمات وظيفية في التنظيمات الإدارية .
بدأ ظهور النموذج الديمقراطي في الإدارة بظهور علماء النفس الاجتماعي و نماذج التطوير الخاصة بحاجات الفرد الفسيولوجية و الأمنية و الاجتماعية و الذاتية لتحقيق الذات . و من علماء نماذج ترتيب الحاجات الإنسانية (إبراهام مازلو ) و ( لويس بارنس ) حيث قام ( إبراهام مازلو ) بترتيب الحاجات الإنسانية على شكل هرم قاعدته الحاجة الفسيولوجية و تتدرج تلك الحاجات ارتفاعاً حتى تصل إلى قمة الهرم حيث توجد حاجة الإنسان لتحقيق الذات و ذلك كما يظهر في الشكل التالي و قد ظهرت اعتراضات كثيرة على هذة النظرية أهمها تعارض أهداف الإدارة و أهداف العاملين مما أدي إلى تعثر التطبيق و الممارسة لأن فلسفة الإدارة بالمشاركة تقلل صلاحيات رجال الأعمال و تزيد من صلاحيات العاملين
مع تعاظم الإحساس بأهمية المعلومات و ما تلعبه من دور حيوي و هام في حياة المنظمات و الهيئات ظهرت أحدث النظريات السلوكية في علم الإدارة حيث ظهرت نظرية تحليل الأنظمة في بداية الستينات . |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
أهمية التنظيم
يتداخل مصطلح تنظيم بمعنى المنظمة مع مصطلح التنظيم كعملية إدارية تلي مباشرة عملية التخطيط . حيث يرتبط مصطلح التنظيم بمعنى المنظمة، بالمفهوم الاجتماعي للتنظيم . والذي يعني بالتأكيد على البعد البشري، والعلاقات بين هؤلاء البشر، في إطار منظومة أهداف محددة يسعون إلى تحقيقها، ومن خلال تجميع يحمل هوية معينة . وفيما يلي عرض لإبعاد المفهوم الاجتماعي للتنظيم : استمد المفهوم الاجتماعي للتنظيم أبعاده من المحددات الأساسية لمصطلح المجتمع ( باعتبار أن المجتمع يمثل تنظيما محددا ) وهذه المحددات تتبلور في :
وبالتالي عندما نطبق هذه المحددات الأساسية للتجمع على التنظيم بمعنى المنظمة سنجد أنها جميعا تنطبق عليه :
إن المفهوم الاجتماعي للتنظيم كعملية إدارية يرتبط أيضا بالعلاقات المتبادلة وتقنينها وتحديدها بين الأفراد سواء على المستوى الرسمي أو غير الرسمي .
التنظيم هنا هو الإطار الذي يتحرك داخل مجموعات العاملين في المنظمة من أجل تحقيق أهدافها، وهو يمثل عملية تحديد وترتيب الجهود وتوزيع الوظائف، المهام، وتصميم العلاقات بين الإدارات . وتحديد الاختصاصات والمسئوليات والسلطات ونظم العمل، من أجل تنفيذ السياسات وتحقيق الأهداف والاستراتيجيات. وبالتالي فإن التنظيم كعملية إدارية يتعلق بثلاث جوانب أساسية هي :
ويمثل ذلك الموسم الرسم التصويري للعلاقات الرسمية، خطوط الاتصالات ونقل المعلومات، حيث يوفر إطار يعمل الأفراد من خلاله، لأنه ينظم العلاقات بين المستويات الإدارية، ويوفر الرقابة على الأنشطة ويوضح الإبعاد الرأسية والأفقية ويحقق التوازن في عدد المستويات الإدارية . وهذا يجب أن يعكس الهيكل أسلوب الإدارة ونمط الثقافة في المنظمة وخصائص البيئة المحيطة بها وأيضا الإمكانيات المادية والبشرية المتاحة لديها . |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
أنماط التنظيم
والتي تعتمد على تخصص كل وحدة إدارية في مهام محددة وكذلك تخصص كل موظف داخل كل وحدة تنظيمية في مجموعة مهام محددة ولا يجوز للوحدات التنظيمية والإدارية أو للموظفين في هذه الوحدات أن يقوموا بمهام مخالفة أو تتجاوز حدود مهامهم المحددة . الأنماط العضوية للتنظيم : والتي تعتمد على فرق العلم، وكسر حدود التخصص الدقيق إلى التخصص في مجموعة مهام متكاملة، يجوز تجاوز حدود المهام ما دامت في صالح تحقيق الهدف الكلي للمنظمة أو الوحدة التنظيمية |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
عملية إعداد الهيكل التنظيمي (جدول)
تحديد الأهداف والأنشطة الأساسية في المنظمة تحديد الأنشطة الفرعية المساعدة ترجمة الأنشطة الرئيسية والمساعدة إلى وظائف تجميع وتوزيع الوظائف المتجانسة والمتكاملة في وحدات تنظيمية تكوين الهيكل التنظيمي استنادا إلى تحديد الأهمية النسبية للوحدات التنظيمية |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
دور المدير في التنظيم ( مهارات التنظيم )
|
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
|
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
عناصر التنظيم
وتعني السلطة بثلاث حقوق لمن يمتلكها : ـ حق التكليف للآخرين للقيام بمهام محددة . ـ حق المساءلة عن المهام التي كلف بها الآخرين . ـ حق إنشاء الأحداث، أو حق إصدار الأوامر . وبالطبع فإن السلطة كحق لمن يملكه على الآخرين، ستكون أكثر ارتباطا بالمديرين، وستزداد كلما زاد المستوى الإداري والتنظيمي للمديرين، وأيضا ستكون هي أهم آليات التنظيم في تحريك ودفع السلطة الفعالة، لابد وأن تكون مقبولة من المرؤوسين حتى يتعاونوا معها طواعية .
إنها الالتزام بأداء المهام والواجبات، أو هي قبول حق التكليف بأداء مهام من يملك سلطة التكليف بمهام، ولكنها لا تقف عند حدود قبول التكليف بمهام، ولكنها تمتد إلى قبول المساءلة عن هذه المهام، ومن هنا استمدت ( المسئولية من المساءلة ) . والمسئولية يجب أن تقترن بالسلطة، فإذا كان المدير سوف يتحمل مسئولية تحقيق الأهداف ( أي قبل حق السلطة الأعلى بتكليفه بمهمة تحقيق الهدف ) فإنه في المقابل لابد وأن يحصل على قدر مناسب من السلطات يسمح له بتنفيذ هذه المهام من مرؤوسيه .
وهو من أهم عناصر التنظيم لأنه السبب الأساسي في تعدد المستويات الإدارية فالمدير في أعلى مستويات التنظيم يملك كل السلطات التي تمكنه من تحقيق أهداف المنظمة، ولكنه في نفس الوقت يملك قدرات محدودة على أداء كل العمال والمهام واتخاذ القرارات اللازمة لتحقيق هذه الأهداف وحدها . لذلك لابد وأن يعطي مستوى إداري آخر أقل منه في السلطات وذلك في مقابل تكليفه بمهام معينة ترتبط بتحقيق أهداف المنظمة . |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
شروط التفويض الفعال
|
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
|
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
الإطار العام لعملية التخطيط ( مراحل التخطيط )
ويدخل في ذلك معرفة وتحديد الموارد المتاحة، مادية أو بشرية، وكذلك الإلمام بالأحداث الماضية، والجارية، كتمهيد للقدرة على التنبؤ بالاتجاهات المستقبلية لهذا الواقع .
ونعني بتحديد النتائج المستهدفة ومستوياتها، أولوياتها، وأهميتها النسبية .
وتعني بإختيار البدائل المناسبة التي ترشد المنفذين على إختلاف مستوياتهم نحو تنفيذ الأهداف .
والتي تمثل مقاييس الحكم على ما تم تنفيذه في سبيل تحقيق الأهداف .
والتي يتم فيها الترجمة الرقمية والكمية لكل الأنشطة التي تحتويها الخطة، وكذلك تحديد فيها الأدوار في إطار زمني ومكاني .
وبحيث تمثل هذه الجداول والبرامج التتابع الزمني والمنطقي لخطوات وإجراءات تنفيذ الأهداف .
وتتضمن إنشاء النظم، وتوفير الحوافز الإيجابية والسلبية وتوفير الإمكانات المادية والبشرية في الأماكن والأزمنة المحددة في الخطة .
وذلك لمعالجة احتمال خطأ الأفراد القائمين بالتنفيذ، فإذا تركت هذه الأخطاء المحتملة قد لا يحقق التخطيط أهدافه . |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
أنواع ومستويات التخطيط
إذا كان مضمون التخطيط هو رفع تصور مسبق لتحقيق أهداف معينة خلال فترة زمنية محددة، فإن هذا التخطيط سيقسم إلى أنواع ومستويات مختلفة من حيث : •النشاط الذي يعبر عنه هذه التخطيط . •الفترة الزمنية التي يعبر عنها هذا التخطيط . •لمستوى الذي يعالج هذا التخطيط .
تنقسم أنواع التخطيط من حيث النشاط إلى قسمين رئيسيين هما :
والذي يتم على مستوى الدولة، ويعني بالتنمية الشاملة أو التخطيط للتنمية، ويدخل في إطاره .
أما عن التخطيط الكلي الشمال على مستوى المنظمة، فإنه يعني بتلك الخطة الشاملة والمتكاملة لكافة الأنشطة في المنظمة، والتي تصب في هدف أساسي هو زيادة الإنتاجية الكلية للمنظمة، وتعظيم أرباحها، وزيادة نصيبها من السوق . وبالطبع فإن هذا التخطيط الشامل على مستوى المنظمة فهو المحصلة النهائية لكل أهداف التخطيط الجزئي الذي يعبر عن الأنشطة المختلفة في المنظمة .
وهو الذي يعبر عن كيفية تحقيق أهداف معينة لنشاط معين في المنظمة، كالتخطيط للإنتاج، أو التخطيط للتسويق، أو تخطيط القوى العاملة، أو التخطيط المالي … حيث يعبر التخطيط الكلي الشامل عن كل الخطط الجزئية لهذه الأنشطة في الخطة العامة للمنظمة . هذا ويمكن أن يأخذ التخطيط الجزئي، أشكال أخرى أصغر عندما يتم وضع خطط فرعية لأجزاء معينة من نشاط واحد، كالتخطيط لإنتاج سلعة معينة من مجموعة السلع التي تنتجها المنظمة، أو التخطيط لنشاط الصيانة، أو التخطيط لحملة إعلانية أو تروجيه كجزء من خطة التسويق .
تنقسم أنواع التخطيط من حيث الزمن إلى أربعة أنواع رئيسية هي :
والذي يعني بتحديد كيفية تحقيق رؤية ورسالة المنظمة في المدى البعيد نسبيا، والذي يتراوح ما بين 15 – 20 عاما، حيث يرتبط هذا النوع من التخطيط بإستراتيجية معينة وضعتها المنظمة لنفسها .
وهو الذي يزيد عن خمسة سنوات، وغالبا ما يكون في حدود عشر سنوات، وقد يكون هذا التخطيط بديلا في بعض الأحيان للتخطيط الأستراتيجي، وقد يرتبط في أحيان أخرى به، عندما تجزأ الإستراتيجية إلى خطتين طويلتين المدى، وقد يرتبط بتنفيذ مشروع معين يتحقق بعد فترة طويلة نسبيا .
وغالبا ما يكون في حدود خمس سنوات ( الخطة الخمسية ) ويعتبر هذا النوع من التخطيط من أحد آليات التخطيط الإستراتيجي، حيث غالبا ما يتم تقسيم الإستراتيجية إلى مجموعة من الخطط الخمسية المتصلة، ليتم تنفيذ جزء ما ومرحلة من الإستراتيجية خلال كل خطة خمسية تحتويها الإستراتيجية وقد تكون الخطط الخمسية في الكثير من الأحوال غير مرتبطة بإستراتيجية معينة، وإنما تعبر عن أهداف محددة وقائمة بذاتها تسعى المنظمة إلى تحقيقها .
ينقسم التخطيط من حيث المستوى الذي يعالجه إلى :
وغالبا ما يشير إلى خطط التنمية الشاملة التي تتم على مستوى الدولة ككل .
وغالبا ما يكون تناول للتخطيط القومي بشكل جزئي، كالتخطيط للتعليم، والتخطيط الصحي، والتخطيط الصناعي .
وهو الذي يعني بالخطة الشاملة لمنظمة ما خلال فترة زمنية معينة، بالطبع فإن هذه الخطة تكون شاملة لكل الخطط الخاصة بالأنشطة التي تتم داخل المنظمة . وضع وتحديد الأهداف لأن الإدارة هي المسئولة عن تحقيق الأهداف والنتائج، فإنها أيضا مسئولة عن وضع وتحديد هذه الأهداف، ولأن جوهر عملية التخطيط هو تحديد الإجابة الدقيقة عن التساؤلات التالية : •ماذا تريد ؟ •ولماذا ؟ •وكيف نصل إلى ما نريد ؟ فإن هذه التساؤلات التي تمثل جوهر التخطيط لأبد وأن تكون الإجابة عليها هي أهم أجزاء منظومة مهارات المدير .
إذا كان تعريف الهدف هو نتيجة مطلوب تحقيقها في المستقبل، فإن هذه النتيجة سترتبط بجانبين أساسيين هما : •المجال أو النشاط التي تتم هذه النتيجة في إطاره . •المحددات أو المعايير التي سيتم بها قياس هذه النتيجة وبناء على ذلك فقد كان تقسيم الأهداف إلى :
والتي تعبر عن المجالات والأطر التي تتم فيها هذه الأهداف ومن أهم أمثلتها : •الإنتاجية ( حيث يكون الهدف العام هو زيادة الإنتاجية ) . •السوق ( حيث يكون الهدف العام هو زيادة حصة المنظمة من السوق ) . •تنمية الموارد البشرية ( حيث يكون الهدف العام هو دعم القدرات البشرية في المنظمة ) . •الرضا الوظيفي ( حيث يكون الهدف العام هو زيادة الخدمات المادية والعينية، والحوافز بأنواعها للعاملين ) . •الربحية ( حيث يكون الهدف العام هو تعظيم العائد على الاستثمار )
وهي التي تعبر عن محددات الأهداف والنتائج وتتمثل هذه المحددات في : •الزمن : ويعني بالفترة الزمنية اللازمة للوصول إلى النتيجة المستهدفة . •الكمية : وتعني بالحجم أو الكم أو المبلغ المطلوب الوصول إليه من خلال هذا الهدف . •النوعية : وتعني بالمستوى أو المواصفات اللازم توافرها في النتيجة أو الهدف . •التكلفة : وتعني بتحديد كل ما يجب إنفاقه أو دفعة في سبيل الوصول إلى الهدف ( معبرا بقيم مالية ) . وبالطبع فإن أفضل الأهداف هي تلك التي يتم تحديدها على أساس تحقيق أقل زمن، وأعلى كمية، وأقل تكلفة، وأعلى نوعية . وفي هذا الإطار أيضا قد يتم تقسيم الأهداف وفقا لنوعية الخطط التي تعبر عنها هذه الأهداف إلى أهداف مواعيد طويلة الأجل، أهداف متوسطة الأجل، وأهداف قصيرة الأجل . |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
عملية وضع الأهداف
إذا كان الهدف نتيجة مطلوب تحقيقها في المستقبل . فإنه لابد وأن ينطلق من واقع حالي، أو نقطة بداية أيا كانت، ليصل إلى نقطة نهاية مستهدفة، وبالتالي ترتبط واقعية وموضوعية الهدف دائما من انطلاقه من نقطة بداية تم التعرف عليها ودراساتها تماما، وهو ما يعرف بخطوة البداية أو مرحلة التمهيد لعملية وضع الأهداف .
ليس من المقبول ان يتم وضع أهداف جديدة في مجالات جديدة أو في نفس المجالات، في الوقت الذي توجد فيه العديد من الفجوات والمشاكل التي تعاني منها الوحدة الإدارية، فالمنطقي هو أن نعمل أولا على معالجة المشاكل الحالية، قبل وضع أهداف جديدة . وبالتالي ستكون أول مجموعة من الأهداف لدى المدير هي تلك المتعلقة بسد الفجوات ومعالجة المشاكل القائمة في وحدته، وستكون ثاني مجموعة من الأهداف لديه هي ما يتعلق بتنمية وتطوير الأوضاع التي تم معالجة مشاكلها، وستكون ثالث مجموعة من الأهداف التي يسعى إلى تحقيقها هي ما يتعلق بإضافة أنشطة جديدة أو الدخول في موضوعات جديدة تقع في نفس مجال عمل الوحدة التي يديرها .
فلا يجب في هذا الصدد أن تعد الأهداف على أساس ذكر زيادة عدد البرامج التدريبية ( على سبيل المثال ) وإنما يذكر : •زيادة عدد البرامج التدريبية بنسبة 25% بالمقارنة للعام الماضي . •وذلك خلال العام القادم، وبتكلفة تزيد 10% عن ما أنفق على البرامج التدريبية في العام الماضي، وبمستوى جوده يصل إلى 90% فيما يتعلق بدرجة قبول المشاركين للبرامج المقدمة . فالأهداف غير المحددة كما لا يمكن الحكم عليها بل قد لا يمكن تحقيقها أصلا . وبالتالي لا بديل لهذا التحديد الدقيق، الذي يتطلب التعرف المسبق على الأعمال المطلوبة تفصيلا، لأن تحديد النوعية، والتكلفة يتطلب بالضرورة تناول تفاصيل الأعمال المطلوبة، ليس كذلك فقط، بل أن وضع الموازنات التخطيطية يتطلب التحديد المسبق لتكاليف تحقيق الأهداف .
وحتى يحدث ذلك، لابد وأن يستفيد المدير من دراسة للموقف الحالي عند تحديد ووضع الأهداف، في التعرف على الإمكانات المتاحة ماديا بشريا، وأيضا الضغوط والتحديات التي يواجهها . لأن الهدف يعني أن نصل بالمتاح إلى الممكن وليس إلى المستحيل، فمنطقية الأهداف تعني بالمقدمات ( الإمكانات المتاحة ) وهل هذه الإمكانات أو المقدمات يمكن ان تكون قاعدة مناسبة للنتائج أم لا
غالبا ما يكون الأفراد المسئولين عن تحقيق الأهداف، أكثر معرفة بطبيعة أعمالهم، وأكثر علما بالإمكانات المتاحة، والمشاكل المحيطة بهم، لذلك حتى نضمن دقة الأهداف ومعقوليتها، لابد من مشاركتهم في عملية وضع الأهداف خاصة وأن مشاركتهم فيها، وقبولهم لها، تساعدهم على التوحد معها، ومن ثم الإصرار على تنفيذها .
من الضروري أن يتم وضع هدف كل وحدة في ضوء أهداف الوحدات الأخرى للإدارة التي تتبعها هذه الوحدة، وأن يتم وضع هدف كل إدارة في ضوء أهداف الإدارات الأخرى للقطاع الذي تتبعه هذه الإدارة، وذلك تحقيقا للتكامل، ومنعا للتكرار والإزدواجية بين منظومة الأهداف والتخطيط داخل المنظمة . |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
تحديد ووضع السياسات يلي عملية تحديد ووضع أهداف المنظمة . عملية اختيار السياسات والإجراءات وطرق العمل اللازمة لتحقيق هذه الأهداف، حيث تمثل هذه السياسات والإجراءات أهم المكونات في عملية التخطيط، لأنها هي الضمانات الكفيلة بنجاحها .
نعنى هنا بالسياسات الإدارية، والتي تمثل مجموعة المبادئ والقواعد التي تحكم التصرف عند مواجهة المواقف المختلفة، أثناء تنفيذ الأهداف . وهذه المبادئ والقواعد تمثل أفضل البدائل المتاحة والممكنة بالنسبة للمنظمة فيما يتعلق بتحقيق الهدف، وأيضا لابد وان تتسم هذه المبادئ والقواعد بالتجانس والترابط والتكامل، وعدم التعارض، والموضوعية فيما بينها، لأن إخلالها بأي شرط من هذه الشروط، يعني عدم قدرتها على تحقيق الأهداف . وحتى نوضح المقصود بالسياسات نورد للمثال التالي : لو أن أحد المنظمات قد حددت ضمن أهدافها زيادة كمية الخدمات التي تقدمها وتوسيع تشكيلتها إلى 100% مما هي عليه … فإن تحقيق هذا الهدف يمكن أن يتم بأكثر من بديل منهما : •التدريب / الحوافز المادية . •تغيير التكنولوجيا، ودرجة الآلية . •تعيين عمالة جديدة . فاي بديل تتبعه المنظمة ؟ والسياسة هي التي تحدد البديل عندما تعطي الأولية في مثل هذا الموقف لبديل محدد . ولو افترضنا أن الأولية هنا وفقا لسياسة المنظمة كانت هي اللجوء إلى تعيين عمالة جيدة … فإن ذلك سيتطلب أيضا تحديد المصدر المناسب لهذه العمالة وهل سيكون من : •داخل المنظمة ( أبناء وأقارب العاملين ) . •من خارج المنظمة ( ومن غير أبناء العاملين ) . •من إعلانات في الصحف . •من مكاتب التشغيل . والسياسة هنا هي التي تحدد أولية هذه المصادر … ونفس الوضع ينطبق على كل المواقف في كل المجالات التي تتعلق بتنفيذ أهداف المنظمة .
يمكن تقسيم السياسات وفقا لعدة معايير من أهمها التقسيم وفقا للمستوى التنظيمي التي تصدر عنه السياسة، أو التقسيم وفقا لنوعية النشاط الذي تعبر عنه السياسة، وفي هذا الصدد نورد ما يلي :
•التوجيهات الإستراتيجية، أو السياسات الأساسية التي تتسم بالثبات النسبي : وترتبط هذه النوعية من السياسات بالتوجيهات الأساسية التي ترتبط بتحقيق استراتيجية المنظمة، وتخطيطها طويل المدى، وغالبا ما تكون ثابتة نسبيا ما دام لم يحدث تغيير في الإستراتيجية أو ما دام يحدث متغيرات جوهرية في البيئة المحيطة استلزمت تعديلها … وقد تأخذ هذه النوعية من السياسات شكل السياسات الأساسية التي ترتبط بالأهداف العامة أو الغرض الأساسي الذي تسعى المنظمة إلى تحقيقه… حيث تعبر هذه النوعية من السياسات عن هوية المنظمة . ويضع هذه النوعية من السياسات الإدارة العليا في المنظمة أو أعلى مستوى تنظيمي لها ( مجلس الإدارة ) ومن أمثلة السياسات التخصص في مستوى معين من السلع أو الخدمات، أو مخاطبة نوعية معينة من العملاء أو المجموعات المستهدفة، أو إعطاء الأولية للسعر في مقابل الجودة، أو التصحيح بالسعر في مقابل الجودة ( وذلك في حدود معينة وفي إطار تحديد الأولويات ) . |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
وهي اكثر تحديد من السياسات الأساسية او التوجيهات الإستراتيجية لأنها مفسرة لها، خاصة وانها تتعامل مع قطاعات وأنشطة محددة . فعلى سيل المثال عندما تكون السياسة الأساسية لمنظمة ما هي مخاطبة منتجات وخدمات المنظمة للطبقات والفئات الشعبية ( الأغلبية )، فإن السياسة العامة في هذه الأحوال هو تحقيق هامش ربح منخفض نسبيا … أو أن لا يؤثر هامش الربح المحدد على السعر … أو أن تكون الأولية لمصادر الشراء الأقل سعر سواء كانت محلية أو أجنبية .
وهي أكثر تحديدا من السياسات العامة، بل ومفسرة لها أيضا، ومن أهم سماتها أنه يتم تطبيقها على الأنشطة اليومية في مختلف إدارات المنظمة، لأنها تتعلق بالتصرفات الإجرائية في المواقف المختلفة التي يواجهها العمل في كل إدارة على حده . فبالنسبة للسياسة العامة التي تعطي الأولية على سبيل المثال للشراء من المصادر المحلية، فإن السياسات الإجرائية تحدد معايير التفضيل بين الموردين المحليين، وأيضا إذا كانت السياسة العامة للمنظمة في مجال التعيين لأبناء وأقارب العاملين، فإن السياسة الإجرائية أو سياسة الإدارات تحديد معايير المفاضلة والاختيار والأولويات بالنسبة للمتقدمين من أبناء العاملين .
قد يضع المستوى الأعلى في المنظمة السياسات الأساسية، العامة، وقد يضع مديري الإدارات السياسات الإجرائية والتشغيلية استنادا إلى تحليل تجارب المنظمة السابقة في المواقف المختلفة، واستنباط أفضل السبل التي أدت إلى معالجة هذه المواقف،أو بالإسترشاد بسياسات منظمات أخرى مماثلة حققت نجاحا بإتباع سياسات معينة . وبالتالي فإن دور المدير في عملية وضع السياسات سيركز في : •الرصد والتحليل الدقيق للمواقف والتجارب الماضية والحالية، وكيف تم علاجها ومواجهتها او نتائج السبل والإجراءات التي تم إتباعها . •التحديد الدقيق للمشاكل التي نجمت عن تطبيق السياسات، وهل كان هناك أسلوب أفضل أم لا ؟ •التحديد الدقيق للمواقف التي واجهها ولم يجد سياسة معينة في المنظمة تحدد له التصرف فيها، ولجأ هو إلى إيجاد معالجة لهذا الموقف على ضوء خبرته . •تجميع نتائج الخطوات السابقة، وبلورتها في شكل سياسات مقترحة جديدة، أو تعديل وتطوير للسياسات الحالية، ورفع ذلك إلى المستويات الإدارية العليا لمناقشتها واتخاذ ما يلزم بشأنها . |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
إجراءات وطرق العمل
تشمل إجراءات وطرق العلم تفاصيل أكثر تحديدا من تلك التي تتضمنها السياسات فهي تحدد الخطوات التي يجب اتباعها لتحقيق أهداف معينة، تتابعها وكذلك تتابعها الزمني والمنطقي كما أنها تحدد كيفية أداء كل خطوة من الخطوات التي تتضمنها هذه الإجراءات . وغالبا ما تتضمن إجراءات وطرق العمل ذلك الوصف الخاص بطبيعة تنفيذ كل مجموعة من أنشطة العمل أو المهام في وحدة إدارية والزمن اللازم للتنفيذ، وكذلك من هو المسئول عن التنفيذ ؟ مثال ذلك فإن إجراءات التعيين تتم وفقا : •حصر طلبات الإدارات . •مراجعة طلبات الإدارات على نمط القوى العاملة . •تحديد مواصفات الوظائف المطلوبة . •الإعلان عن الوظائف . •مراجعة طلبات التوظيف، وإجراء التصفية المبدئية . •الإعداد للمقابلات والاختبارات . •الاختيار . •التعيين . فإن لكل إجراء من هذه الإجراءات خطوات معينة، ونماذج محددة تستخدم في كيفية أدائه ، وبالتالي فإن مجموع هذه الإجراءات والنماذج الخاصة بها، وكيفية ملئها والتعامل معها، يمثل إجراءات وطرق العمل الخاصة بالتعيين . ومن الضروري أن يكون المدير على معرفة تامة بهذه الإجراءات وأن يراجعها دائما ويتأكد من ملائمتها لتحقيق إنسيابية وتدفق العمل، وتحقيق أكبر قدر من الإنتاجية … وعليه أن يقترح تعديلها وتطويرها وتبسيطها إذا وجد أنها لا تحقق الإنتاجية المستهدفة . |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
وضع الخطة
إن مراحل وضع الخطة هي ما سبق الإشارة إليه عند تناول الإطار العام للتخطيط في البند ( 2-2 ) . أما كيف توضع الخطة ؟ فإنها لابد توضع في إطار الإجابة على التساؤلات التالية . •ماذا ؟ ويقصد به تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها . •من ؟ ويقصد بها تحديد المجموعات المستهدفة أو المستفيدين من نتائج هذه الأهداف . •بمن ؟ ويقصد بها من هو المسئولين عن تحقيق هذه الأهداف . •ولماذا ؟ ويقصد بها شرعية إنجاز هذه الأهداف، وأثارها الإيجابية أو القيمة المضافة التي ستحدثها نتائج هذه الأهداف . •وكيف ؟ ويقصد بها السياسات الإجرائية وطرق العمل والإجراءات اللازم إتباعها وصولا إلى هذه الأهداف . •وبكم ؟ ويقصد بها تكلفة تحقيق هذه الأهداف . •وفي أي وقت ؟ ويقصد به المدى الزمني الذي سيتم فيه تحقيق الأهداف . •وبأي معايير سيتم الحكم على النتائج ؟ ويقصد به محددات ومستويات ومواصفات النتائج، والتي سيتم أساسها قبول أو رفض أو تعديل هذه النتائج . |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
وضع البرنامج التنفيذي
لا يمكن تنفيذ الخطة دون البرامج أو البرامج التنفيذي لها . ويعني البرنامج التنفيذي تحديد الخطوات التفصيلية اللازمة لتحقيق كل هدف من أهداف الخطة وذلك في إطار تتابع منطقي وزمني لتحقيق هذه الخطوات مع بيان الفترة الزمنية اللازمة لتنفيذ كل خطوة وتحديد الخطوات التي ستتم بالتوازي زمنيا مع خطوات أخرى تتم في نفس الوقت . وعلى المدير أن يتولى مسئولية الإشراف على وضع هذا البرنامج الزمني بدقة، وأن يراعي تناسب الزمن المحدد لكل خطوة في هذا البرنامج مع طبيعة ومتطلبات تنفيذ هذه الخطوة… ومن الضروري أن يتم تحديد المتطلبات المادية والبشرية اللازمة لتنفيذ كل خطوة في البرنامج وكذلك المسئول عن تنفيذ كل مهمة تتضمن مجموعة خطوات متجانسة أو متكاملة . |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
ماهية التخطيط
هو ذلك التصور الذي يوضع في اللحظة الحالية محملا بتصور تفصيلي لما سيكون عليه الغد، وكأنه محاولة لإستحضار المستقبل على الورق، بمعنى أنه مرحلة التفكير التي تسبق أي عمل في الوحدة، متضمنا تحديد الأهداف، وتحديد المتطلبات اللازمة لتنفيذها، من أموال، أفراد، عدد آلات، خامات، أساليب، وكذلك طرق تنفيذ هذه الأهداف ومواعيدها . والتخطيط الإداري ينظر إلى الماضي قبل أن يضع أهداف المستقبل، فهو الطريق الذي نعبر عليه لننتقل من موقعنا الحالي إلى موقع مستهدف أفضل . |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
|
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
تحضير الإجتماعات النقاشية الخطوة الأولى – دراسة الموضوع
•هل فحصت جميع وجهات النظر ؟ •هل إكتشفت جميع النقاط الرئيسية ؟ •كيف أقوم بعرض الموضوع : بالطريقة القياسية ؟ أم بالطريقة الاستقرائية ؟ الخطوة الثانية – اختيار الأعضاء
الخطوة الثالثة – وضع خطة المناقشة
الخطوة الرابعة – الترتيبات المادية
|
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
قيادة الاجتماعات النقاشية(جدول) الخطوة الأولى – التقديم ( تحديد الموضوع و التمهيد له )
الخطوة الثانية – المراقبة ( حث الجميع على التفكير )
الخطوة الثالثة – التنمية (تفسير تفكير المجموعة و تطويره )
كيفية التعرف على الأنماط المختلفة للأفراد المجتمعين كيف يتعامل القائد مع الأنماط المختلفة من الأفراد؟
المجادل
الإيجابي
المتعالم
الثرثار
الخجول
الرافض الذي لا يتعاون
غير المهتم
حاول أن تجعله يشعر بأنك تقدر رأيه . المتعالي
كثير السؤال
سله عن رأيه . أنماط أخرى هناك أنماط أخرى مستعدة تحتاج إلى عناية من جانب القائد
|
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
مهارات التفاوض مبادئ التفاوض القدرة الذاتية: فهم الأخر.. الإقناع .. التأثير.. الحوار.. الإنصات .. القيادة
لا استمرار في التفاوض دون تحقيق مكاسب ، حتى لو كانت الحد من الخسائر
.. لابد من وجود مصالح مشتركة الأعداد للتفاوض 1-التخطيط .. السيناريو .. والسيناريوهات البديلة 2-الخبرات السابقة .. والمعلومات 3-التعرف على أمرين هما:
4- القدرة على التنبؤ بالمتغيرات .. والإعداد لمواجهة المتغيرات عند حدوثها |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
خطوات الإعداد للتفاوض
1-تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها 2-تحديد الفرص والقيود التي يتم التفاوض عليها (تحديد الثوابت والمتغيرات) 3-تحديد قضايا التفاوض 4-الدراسة والتجهيز بالبيانات والحقائق والوثائق 5-تقييم المركز التفاوضي وتحديد المواقف 6-تحديد الاستراتيجيات البديلة والتكتيكات المصاحبة له 7-اختيار الفريق التفاوضي المناسب 8-تحديد أجندة التفاوض 9-اختيار لغة التفاوض. 10-تحديد مكان التفاوض وتجهيزه 11-ترتيبات الاتصالات 12-الجلسة الافتتاحية 13-تحديد سيناريوهات بديلة لخطة المناقشة والحوار 14-التدريب العملي |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
استراتيجيات التفاوض
مثال الاستراتيجية تغيير موقف الخصم التكتيك .. الموافقة من حيث المبدأ ثم السعي لتغييره فيما بعد "الاستراتيجيات"الاستراتيجية الأولى "التكتيكات"توسيع قاعدة المنافع المشتركة لكل أطراف التفاوض. 1-منفعة لك .. ومنفعة للخصم 2-استراتيجية التركيز على المبادئ الذاتية 3-استراتيجية الهجوم 4-استراتيجية الدفاع 5-استراتيجية التدرج 6-استراتيجية الإنجاز مرة واحدة 7-استراتيجية التعاون 8-استراتيجية المواجهة 9-استراتيجية تفادى النزاع 10- استراتيجية مواجهة النزاع "تكتيكات توسيع المكاسب" 1- طلب استراحة قصيرة لإعادة تقييم الموقف. 2- تحديد مواعيد نهائية .. موعد طائرتي الساعة 7 3- ماذا لو؟ ما السعر لو ضاعفنا الكمية؟ (الأسئلة الاستفسارية) 4- كشف الحقائق كاملة 5- كل ما حصلت علية نسبة كذا 6- الهدايا الرمزية 7- لقاء النادي والجلسات غير الرسمية 8- مجموعة فرعية للدراسة "تكتيكات التركيز على المكاسب الذاتية" 1- الخداع .. إعطاء انطباع عكس الواقع 2- نقص السلطة ليس هذا بيدي 3- الصقر والحمامة (متشددين .. ومتساهلين فى الفريق) 4- تحويل الاعتراضات إيجاب لن ادفع هذا السعر... هل أنا على حق في الاعتقاد بأنكم لن تدفعوا تحت اى ظرف من الظروف 5- لماذا؟طلب التبرير المستمر. "التكتيكات التنفيذية" 1- التسويف .. الصبر 2- المفاجأة ... زيارة السادات للقدس 3- الأمر الواقع .. بشرط ان بقبلة الخصم 4- الانسحاب الهادئ .. قبول ماتم التوصل إلية 5-الانسحاب الظاهري .. ومزيج بين التسويف والخداع بشرط الاتفاق على قبول الصفقة فيحصل على مزيد من المعلومات 6- الكر والفر .. التحرك فى كل الاتجاهات التشدد والتساهل 7- نهاية المطاف ... وضع قيود على الوقت او على غيرة 8- التراجع .. الرجوع التدريجي فى مطالبك حتى تصل الى موقف مناسب التكتيكات التنفيذية لاستراتيجية كيف وأين 1- المشاركة "نحن معا" 2-المساهمة" شيليني وأشيلك 3- منتصف الطريق " نقسم البلد بلدين" 4-التغطية ضربة معلم .. عرض مضاعفة السعر 5- العشوائية " أنت وبختك" 6- التدرج خطوة بخطوة " فض الاشتباك فى سيناء" 7- تجزئة القضايا الى أجزاء متوازية .. يحسم جزء جزء .. 8- جس النبض وسيط او إرسال مندوب (أمريكا وفريق التنس إلى الصين) "التكتيكات التنفيذية لاستراتيجية التعاون" 1- تقديم حلول وعروض بديلة 2- تقديم حلول للمشكلات القائمة 3-توثيق الكلام " كن جاهزا" ملف متكامل 4- تجزئه العرض او التدرج .. خذ وطالب بعد كدة " التكتيكات التنفيذية لاستراتيجية تفادى النزاع" 1- ادر خدك الأيسر وسجلها نقطة .. اقبل وبين حجم التضحية 2- اشتر بعض الوقت للبحث عن أفكار جديد 3- الاستعانة بالوسيط 4- نعم ولكن نعم " فقط ماء الوجة" " التكتيكات التنفيذية لاستراتيجية مواجهة النزاع" 1- الرجوع للحقائق وتأييد موقفك بالمستندات 2- التمسك بالمواقف مع استمرار الضغط 3- التهديد المباشر " التكتيكات التنفيذية لاستراتيجيات الدفاعية" 1- التراجع .. إنقاذ ما يمكن انقاذة 2- المقايضة ... طلب التعويض 3- اشتر بعض الوقت .. لتغيير الموقف التفاوض 4- الالتفاف .. المناورة 5- طلب المعاونة من احد أعضاء فريق الخصم 6- المراوغة .. الهروب من الالتزام واستخدام صيغ مطاطية مبادئ التفاوض 1- القوة هى جوهر التفاوض 2- التفاوض عملية تكتيكية 3- القوة التفاوضية هى القوة الشخصية
4- المداخل المختلفة للقوة التفاوضية.
عندما تفاوض ماذا تفعل؟ 1- كن على استعداد دائم للتفاوض فى اى وقت 2- ان لا تتفاوض آبدا دون ان تكون مستعد 3- التمسك بالثبات الدائم وهدوء الأعصاب 4- عدم الاستهانة بالخصم او بالطرف المتفاوض معه 5- لا تتسرع في اتخاذ قرار .. واكسب وقتا للتفكير 6- ان تستمع أكثر من تتكلم ، واذا تكلمت فلا تقل شيئا له قيمة خلال المفاوضات التمهيدية 7- ليست هناك صداقة دائمة او عداء دائم ولكن هناك مصالح دائمة 8- الإيمان بصدق وعدالة القضية التفاوضية 9- الحذر والحرص وعدم إفشاء ما لديك دفعة واحدة 10 – لا احد يحفظ أسرارك سوى شفتيك 11- تبنى تحليلاتك ومن ثم قراراتك على الوقائع والأحداث الحقيقية ، ولا يجب ان تبنى على التمنيات 12- ان تتفاوض مع مركز قوة 13- الاقتناع بالراى قبل إقناع الآخرين 14- استخدام الأساليب غير المباشرة في التفاوض ، وكسب النقاط التفاوضية كلما أمكن ذلك 15- ضرورة تهنئة الطرف الآخر وإعداده نفسيا لتقبل الاقتناع بالراى الذي تبناه 16- هدوء الأعصاب والابتسامة مفتاح النجاح فى عملية التفاوض 17- التفاؤل الدائم ومقابلة الثورات العارمة والانتقادات الظالمة برباط الجأش والهدوء المطلق والعقلانية الرشيدة 18- التجديد المستمر فى طرق وأساليب تناول الموضوعان المتفاوض بشأنها \وفى أسلوب عمل فريق التفاوض 19- لا بأس فى التفاوض ولا هزيمة مطلقة 20- لا تنخدع بظاهر الأمور واحطاط دائما من عكسه قواعد في إدارة الوقت 1- استخدام أسلوب التدريب على رأس العمل لمرؤوسيك _ استخدام الوقت في تدريب الآخرين استثمار وليس ضياع . 2- سكرتيرك شريكك فى العمل وليس خادمك 3- الهاتف لا تناقش أمور حساسة مثل الأداء والإنتاجية والربحية فى الهاتف 4- تعود على استخدام " دعنا نرى ماذا يمكننا ان نتعلم مما حدث "كبديل للوم والتوبيخ . 5- أوقف تيار الأوراق الوارد إلى مكتبك بالتفويض . قاعدة باريتو اذا رتبت الأشياء حسب قيمتها فان 80% من القيمة التى تأتى من 20% من الأشياءو20% من القيمة سوف تأتى من 80% من الأشياء لذلك تعلم كيف تركز على ال 20% التى تأتى ب 80% من القيمة. 7- التخطيط والاولويات ومنهاج العمل والجدولة. 8- تعلم كيف تقول لا ومتى 9- عند دراساتك لاى موضوع – اجب عن ماذا ؟ ولماذا ؟ وكيف؟. 10 ابتعد عن التأجيل ما دام الموضوع ضمن الخطة، والجدول- وتأكد ان اسباب التأجيل هى:-
|
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
تعريف التفاوض حوار- تبادل آراء ومقترحات بين الطرفين بهدف التوصل إلى اتفاق يؤدى الى حسم قضية ومشكلة لها صفة النزاع .. بشرط آن يتم في إطار الحفاظ على المصالح المشتركة بين الطرفين أركان التفاوض
|
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
كتابة التقارير
مفهوم التقارير وعلاقتها بالقرارات القرار هو العزم على فعل معين أو الأعراض عنه أو الأمر به أو النهي عنه وقد نصل إلى هذا العزم بعد استعراض مجموعة من البدائل ودراستها من كافة جوانبها واختيار البديل المناسب أو الأمثل وهو الذي يمثل العزم على الفعل أو القرار . أما التقرير فهو إما أن يكون تلك الدراسة التي أدت إلى اتخاذ القرار أو ما يصف تلك الأحداث والوقائع التي أدى إليها تنفيذ القرار وكذلك ما يحدد نتائج هذه الأحداث والوقائع . فإذا كانت القرارات ترتبط بالعزم على فعل حدث ما أو إنشاء واقعة معينة فإن التقارير قد تتناول دراسة وتحليل وتفسير عدد من الوقائع والأحداث التي نتجت عن تنفيذ قرارات معينة وقد تربط بينها في إطار معين يؤدي إلى هدف معين يسعى إليه معد التقرير . لذلك فإن موضوع التقارير يرتبط في أي منشأة أيا كان حجمها أو نشاطها بنظم المعلومات والسجلات، فنظام المعلومات ما هو إلا مجموعة من العناصر البشرية والآلية لجمع وتشغيل البيانات طبقا لقواعد وإجراءات محددة بغرض تحويلها إلى معلومات تساعد في إعداد التقارير اللازمة لتسير المنشأة . |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
العلاقة بين التقارير والسجلات
السجلات ما هي إلا مخازن للمعلومات والبيانات التي تتعلق بالأحداث والوقائع التي تمر بها الوحدة الإدارية أو المنشأة نتيجة تفاعل مكوناتها داخليا أو تلك التي تتعرض لها نتيجة تعاملها مع البيئة الخارجية ( خارج الوحدة الإدارية أو المنشأة ) فموقفها تماما كمخازن الأدوات والمهمات والمواد . فالمنشأة تقوم بتخزين المواد والمعدات اللازمة للإنتاج . فالمخزون في المنشأة ينقسم إلى قسمين رئيسيين هما المواد والمعدات من ناحية والمعلومات والبيانات من ناحية أخرى . والمعلومات والبيانات هما من أهم مدخلات أو مصادر إعداد التقارير . وتوجد مخازن المعلومات والبيانات في المنشأة في مكانين أساسيين : الأول : وهو المكتبة وهي تمثل مخزن المعلومات والبيانات التي تتعلق غالبا بالبيئة الخارجية بالمنشأة ( فيما يتعلق بالأنشطة التي تدخل في نطاق أعمالها ) . والثاني : وهو الإدارة المكتبية أو المحفوظات أو الأرشيف الذي يحتوي على السجلات والملفات التي تتمثل غالبا مخزن المعلومات والبيانات التي تقوم بتسجيل الوقائع والأحداث التي تمر بها المنشأة . |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
موقع التقارير من النظام الكلي للمنشأة
ولكن ما هو موقع التقارير من الإطار العام والنظام الكلي للمنشأة أو الوحدة الإدارية ؟ فإذا كان النظام الكلي للمنشأة يمثل مزيجا مقننا من عوامل الإنتاج التي تتمثل في المواد، أو الآلات، والأموال، والأفراد، والأساليب . ووظائف المنشأة التي تتمثل في وظيفة التمويل، ووظيفة الأفراد، ووظيفة الإنتاج، ووظيفة التسويق . ووظائف الإدارة التي تتمثل في وظيفة التخطيط، ووظيفة التنظيم، ووظيفة التوجيه، ووظيفة الرقابة . من أجل تحقيق أهداف هذه المنشأة نحو إنتاج سلعة أو تقديم خدمة . فهذه العناصر في مجموعها لا تحقق هدف المنشأة إلا إذا تم تفاعلها مع بعضها، حيث لا يتحقق هذا التفاعل إلا من خلال مجموعة من القرارات التي تتخذها المستويات الإدارية، وهذه القرارات لا يمكن أن تتخذ إلا من خلال مجموعة من الإجراءات والنماذج والسجلات التي تشكل في مجموعات نظام المعلومات التي يكون أهم مخرجاته التقارير بأنواعها المختلفة . فهذا التفاعل أحد شروطه الهامة توافر النظام المتكامل للمعلومات القادر على توفير التقارير التي تساعد على اتخاذ القرارات التي تحكم سير العمل في المنشأة وحركة الحياة بها . حيث تعني هذه الحركة علاقة مستمرة دائمة ديمومه حياة المنشأة بين الزمان والمكان . والزمان يعني الماضي، والحاضر والمستقبل . والمكان يعني المنشأة ذاتها والهيئة المحيطة بها والتفاعل بينهما . وهذه العلاقة والحركة تولد مجموعة من المواقف والمشاكل المتجددة التي تتطلب اتخاذ قرارات للعمل على حلها تحقيقا للأهداف وتجنبا مما يتطلب تسجيل للوقائع في الماضي والحاضر وتحليلها وتفسيرها من خلال نظام محدد للتقارير ترشيدا للمستقبل وتسهيلا لاتخاذ القرار الرشيد . |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
أهداف التقارير
فالتقارير الإدارية بأنواعها المختلفة يجب أن تحقق ما يلي :
فالعمليات اليومية للمنشأة تنتج قدرا كبيرا من المعلومات والبيانات الحيوية التي يجب الإلمام بها ككل والرجوع إليها بشكل دوري . وقد يصعب أو يستحيل عرض وصف كامل لهذه العمليات مما يستلزم تقديمها في إطار معين يعتمد على إبراز النقاط الهامة بها، وبشكل ملخص وبصفة دورية . وقد يكون من المفيد أن يتم الربط بين مجموعة من العمليات ليقدم ملخص عنها خلال فترة زمنية معينة إلا الإدارة . وبالتالي يكون التقرير هو الإدارة الأساسية لخدمة الإدارة في تقديم ملخص واف لهذه الأحداث والوقائع والعمليات بما ينقل إليها صورة دقيقة عن حقيقة ما يجرى في المنشأة . |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
العلاقة بين التقارير والاتصالات
يمكن أن ننظر إلى التقارير في ضوء ما سبق على أنها وسيلة لنقل المعلومات والبيانات والقرارات بين الجهات المختلفة أما شفهيا وأما تحريريا، وبالتالي فهي وسيلة إدارية للاتصال، ولدتها الحاجة لدى أول مدير وجد إن العمل قد لا يكون ممكنا باستمرارية أن يعمل مرؤوسيه تحت بصره مباشرة لذلك كان لابد من وسائل اتصال بديلة لنقل البيانات من المستويات الأدنى إلى المستويات الأعلى للتنظيم القائم . هذا إلى جانب ضرورة رجوع الوحدات الواقعة على المستويات الأدنى إلى تلك التي تعلوها . ولما كانت عملية الرجوع هذه قد اعتمدت على التبليغ الشفهي في البداية فقد استحالت تبعا لتطور المنشآت وزيادة حجمها، وبالتالي ظهرت الحاجة إلى التقارير المكتوبة . فالتقارير هي البيانات والمعلومات التي يجمعها المدير عن عملية المرور والملاحظة والمحاسبة وتبادل الآراء عن طريق الاتصال الشخصي بالقائمين بالتنفيذ ومن خلال الوجود الفعلي في مواقع التنفيذ وعن طريق المواجهة المباشرة للمواقف والمشاكل . لذلك فأصل التقارير أنها تبليغات شفوية أو رسائل من المرؤوسين عن سير التنفيذ وموقفه . فكلما اتسعت قاعدة التنظيم نتيجة اتساع نطاق العمل ظهرت الضرورة إلى توزيع العمل بين عدد أكبر من الإدارات والوحدات على نفس المستوى وكلما زاد المستوى الواحد عن حد يعجز نطاق الإشراف عن تغطيته تعددت المستويات الإدارية وكلما تعددت المستويات الإدارية تعقدت عملية الاتصال نتيجة طول المسافة التي تقطعها البيانات من المستويات الأدنى إلى المستويات الأعلى، وبالتالي قد يصعب أو يستحيل أن تتم عملية الاتصال بالكامل عن طريق الاتصال الشخصي المباشر . ومن هنا كانت أهمية التقارير كوسيلة للاتصال بين المستويات الإدارية الأعلى والأدنى لخدمة وظائف التخطيط والرقابة وأصبحت التقارير تستخدم فعلا في قياس نتائج التشغيل ومستوى الإنجاز وفي الرقابة وفي توفير البيانات اللازمة للتخطيط الطويل الأجل وفي جدولة العمليات الجارية وللمراجعة الداخلية اللازمة للتحقق من سير العمل للسياسة المرسومة ونظم التنفيذ المقررة ولتسهيل التنسيق بين العمليات المنفصلة من حيث المواقع الإدارية للتنفيذ كما تستخدم التقارير لتسجيل التطورات والأحداث والبيانات التي قد يلزم الرجوع إليها في المستقبل . هذا وقد تزايدت أهمية التقارير كأحد أدوات الاتصال الإدارية بعد تزايد نسبة الاستشارين في هياكل القوى العاملة في المنشآت الحديثة . مما تتطلب وجود نظام رسمي متكامل للاتصالات الرسمية قائم على التقارير بأنواعها المختلفة كوسيلة فعالة لنقل المعلومات من مرسل إلى مستقبل لأحداث أثر معين هو المساعدة على إنشاء واقعة معينة تتعلق بوظائف المنشأة أو وظائف الإدارة . بل ويمتد أثر التقارير إلى قياس الأثر نتيجة الرسالة التي حملتها التقارير، عن طريق إعداد تقارير خاصة بردود الأفعال التي أحدثتها المعلومات والبيانات التي انتقلت أو تلك النتائج التي أحدثتها القرارات التي اتخذت ونفذت بناء على التقارير التي قدمت . كما تتزايد الحاجة أيضا إلى التقارير كوسيلة للاتصالات العرضية بين الإدارات الواقعة على نفس المستوى الإداري تسهيلا لعملية التنسيق بينها بدلا من أن ترفع كل هذه البيانات من مختلف الإدارات إلى إدارة واحدة تكون مركز توزيع واستلام لهذه البيانات مما يزيد عبء التفاصيل على الرئاسات ويعقد ويعوق سير العمل . |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
أنواع التقارير
o لو نظرنا إلى التقارير من زاوية الهدف التي تسعى إلى تحقيقه ( وهو المساعدة علىاتخاذ القرار الرشيد ) سنجد أنه يمكن تصنيفها إلى : 1 ـ تقارير تؤدي أو تساعد على إنشاء وقائع وأحداث جديدة في المنشأة، وهي تلكالتي يترتب عليها اتخاذ قرارات جديدة . 2 ـ تقارير تصف أو تحلل نتائج أحداث ووقائع معينة في المنشأة أثناء حدوثها أوبعد حدوثها لتسجيل نتائجها . 3 ـ تقارير تربط العلاقات بين مجموعة من الأحداث والوقائع في المنشأة من أجلتفسير موقف معين أو ظاهرة معينة . o ولو نظرنا إلى التقارير من زاوية وظائف المنشأة وأنشطتها سنجد أنه يمكن تصنيفها : 1 ـ تقارير الإنتاج، وهي تلك التي تتعلق بنشاط الإنتاج ومراحله المختلفة،كتقارير متابعة الإنتاج، أو تقارير مراقبة الجودة، أو تقارير مراقبة الموادوالمخزون، أو تقارير توزيعات العمالة على مواقع الإنتاج . . . الخ . 2 ـ تقارير التمويل، وهي تلك التي تتعلق بنشاط التمويل ( أو النشاط الماليوالمحاسبي ) في المنشأة وتتضمن تقارير الحسابات المالية العامة وتقارير التحليلالمالي وتقارير حركة الأجور وتقارير التكاليف وتقارير حسابات المبيعات والمشتريات . . .الخ 3 ـ تقارير التسويق، وهي تلك التي تتعلق بنشاط التسويق في المنشأة، وتتضمنتقارير أوامر العملاء وتقارير خدمة العملاء وتقارير اقتصاديات السوق وتقاريراتجاهات المستهلكين، وتقارير الأوامر الخاصة . . . الخ . 4 ـ تقارير الأفراد، وهي تلك التي تتعلق بنشاط الأفراد في المنشأة، وتتضمنتقارير الكفاية، وتقارير تحليل الوظائف والأعمال، وتقارير التدريب . . . الخ . o ولو نظرنا إلى التقارير من زاوية العملية الإدارية سنجد أنه يمكن تصنيفها إلى : 1 ـ تقارير التخطيط وهي تلك التي تتعلق بوثائق ومستندات التخطيط في المنشأة مثلتقارير الأهداف، وتقارير السياسات، وتقارير برامج الأعمال والموازنات . 2 ـ تقارير التنظيم، وهي تلك التي تتعلق بتنظيم العمل، وتحديد المسئولياتوالسلطات مثل تقارير المسوح التنظيمية، وتقارير مشاكل تداخل الاختصاصات وتقاريرإعادة التنظيم . 3 ـ تقارير التوجيه وهي تلك التقارير المتعلقة بالحوافز، والتقارير المتعلقةبالحالة المعنوية للأفراد . 4 ـ تقارير الرقابة وهي تلك التقارير المتعلقة بتقديم العمل والإنجازوالانحرافات . o ولو نظرنا إلى التقارير من زاوية الزمن سنجد أنه يمكن تصنيفها إلى : 1 ـ تقارير دورية وهي تلك التقارير التي تعد بانتظام كل فترة زمنية محددة لتناولتحديد الموقف الحالي لنشاط أو عملية معينة . 2 ـ تقارير غير دورية أو غير منتظمة، وهي تلك التي تعد كلما دعت الحاجة إلىإعدادها نتيجة ظهور مشاكل معينة . o ولو نظرنا إلى التقارير من زاوية المنهج الذب اتبع في إعدادها سنجد أنه يمكنتصنيفها إلى : 1 ـ تقارير تاريخية، وهي تلك التي تتناول بالتحليل تطور ظاهرة معينة خلال فترةزمنية معينة . 2 ـ تقارير وصفية وهي تلك التي تصف موقف أو ظاهرة معينة من كافة جوانبها . 3 ـ تقارير إحصائية وهي تلك التي تتناول تحليل موقف معين من خلال التحليلالإحصائي للبيانات والمعلومات المتعلقة بهذا الموقف . 4 ـ تقارير المقارنات وهي تلك التي تتناول المقارنة التاريخية أو الحالية بينالمتغيرات المختلفة كمقارنات الأداء والإنتاجية . o ولو نظرنا إلى التقارير من زاوية أسس الإعداد سنجد أنه يمكن تصنيفها إلى: 1 ـ تقارير نمطية يلتزم معد التقرير فيها بإتباع قواعد محددة لا يخرج عنها . 2 ـ تقارير فردية لا يلتزم فيها معد التقرير بإتباع قواعد محددة مسبقا وإنماتترك لمعد التقرير وغالبا ما ترتبط التقارير الفردية بنقل انطباعات معد التقريرالشخصية عن موقف معين . o ولو نظرنا إلى التقارير من زاوية الموضوع أو المضمون التي تعبر عنه سنجد أنهيمكن تصنيفها إلى : 1 ـ تقارير فنية وهي تلك التي تتعلق بمعالجة بعض المواقف التي تتضمن جوانبهندسية أو معملية . 2 ـ تقارير مالية وهي تلك التي تتعلق بالأحداث والوقائع التي يترتب عليها دفع أوقبض مبالغ مالية معينة ( خسارة أو مكسب ) . 3 ـ تقارير الفحص أو الاختيار، وهي تلك التي ترتبط بنتيجة فحص أو تحليل أواختبار موقف معين كما في حالة الاختبار بين مجموعة من البدائل المتاحة، أو كما فيحالة استلام أشياء معينة |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
محددات التقرير الناجح
كما سبق أن ذكرنا إن كتابة التقرير تعتبر صورة خاصة من الاتصالات الكتابية فهيالنافذة التي يطل فيها القارئ على محتويات الدراسة، فإذا ما أحسن معد التقريركتابته وتبويبه كان ذلك عاملا مساعدا على التشويق بما جاء فيه وتفهمه والعمل به . وكما هو الحال في كل الكتابات العلمية من الواجب الاهتمام بعدة قواعد أساسية عندإعداد التقرير : 1 ـ وضوح العناوين فالعناوين المعبرة تعكس فهما حقيقيا من معد التقرير للموضوعالذي يتناوله . 2 ـ أن تكون النتائج محددة ولا يترك للقارئ استخلاصها . 3 ـ أن ترتبط المقدمات بالنتائج والفقرات التي يتكون منها التقرير ببعضها فيبناء متكامل . 4 ـ الوضوح . 5 ـ سهولة القراءة والفهم . 6 ـ الدقة . 7 ـ الإيجاز . وكل هذه المحددات قد يكون من الصعب الوصول إليها، ولكن ببذل قدر من المجهود فيإعداد وكتابة التقرير وتأكد أن الجهد المبذول في كتابة التقرير يوفر من الجهداللازم لقراءته. |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
إخراج التقارير
لما كان التقرير في ضوء ما سبق يمثل مستند أو وثيقة تتناول بالفحص مشكلة ما بغرضنقل المعلومات أو إظهار حقائق وبيانات ثم يقدم أفكار وآراء ووجهات نظر جديدةومقترحات وتوصيات بنيت على الحقائق والبيانات كحلول لهذه المشكلة . فإن البداية فيإعداد التقرير الفعال أن يعرف معد التقرير القواعد التالية : 1 ـ لم يكون هناك حلا لمشكلة ما إلا إذا كانت هناك مشكلة فعلا وبالتالي لن يكونهناك تقرير فعال إلا إذا كانت هناك حاجة لهذا التقرير . 2 ـ أن المشكلة تعني انحراف ما هو كائن عما يجب أن يكون أو سؤال مطروح لا يجدإجابة في الوقت الحالي، وأن التقرير سيحاول تحديد هذا الانحراف وسيقترح كيفية ردهذا الانحراف إلى ما يجب أن يكون أو سيحاول إيجاد إجابة للسؤال المطروح والمطلوبالإجابة عليه . 3 ـ يجب على معد التقرير أن يبحث عن المؤشرات الدالة على وجود المشكلة أو تلكالتي دعت إلى ضرورة إعداد التقرير . 4 ـ يجب على معد التقرير أن يعرف أن أساس التقرير هو الحقائق وليس الآراء ووجهاتالنظر وأن الآراء لابد أن تستند على حقائق فالحقائق تعبر عن ظواهر العالم الملموسولا تتغير بتغير نظرة الأشخاص إليها وهي تصف واقع الأمر كما هو . أما القيم فهيالآراء الشخصية ووجهات النظر . لذلك يجب أن تعتمد الأحكام على الحقائق وليس القيمحتى يكون التقرير فعال. |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
مراحل كتابة التقرير
هناك أربعة مراحل سياسية لكتابة التقرير هي : المرحلة الأولى ــــــــــــــــ الإعداد والتجهيز المرحلة الثانية ــــــــــــــــ الترتيب والتنسيق المرحلة الثالثة ــــــــــــــــ الكتابة المرحلة الرابعة ــــــــــــــــ المراجعة وفيما يلي تقديم لكل مرحلة من هذهالمراحل : المرحلة الأولى : الإعداد والتجهيز : § تحديد الهدف من التقرير : أ ـ حدد مسبقا بدقة ماذا ستقدمه من خلال التقرير بمعنى أعرف بالضبط ما أنت مطالببعمله . ب ـ تعايش مع الهدف من التقرير وموضوعه في ذهنك لفترة كافية، بمعنى فكر فيهكثيرا واعرف كيف تفكر وتحدد هدفك بدقة . وغالبا ما يكون الغرض من التقرير بعض أو كلما يلي : o إعطاء معلومات o تفسير موقف معين أو ظاهرة معينة o عرض أفكار جديدة o تقديم اقتراحات جديدة o دراسة مشكلة معينة o المساعدة في اتخاذ قرار معين § القارئ : أ ـ ماذا يريد قارئ التقرير أن يعرف ؟ ب ـ ماذا يعرف قارئ التقرير مسبقا ؟ جـ ـ كيف يمكن توصيل المعلومات الجديدة إليه كي تضاف إلى ما لديه من معلومات . د ـ أي المصطلحات الفنية يستطيع أن يفهم ؟ هـ ـ كيف يمكنه استخدام التقرير . وتذكر دائما الحدود الوظيفية لقارئ التقريربمعنى السلطات المتاحة لديه لتنفيذ مقترحاتك التي سترد في التقرير . واعرف مقدما ماإذا كانت سلطات قارئك تنفيذية أو إدارية أو فنية . § مصادر المعلومات ( المادة العلمية للتقرير ) : أ ـ اعرف مسبقا أن مصادر معلوماتك إما مكتبية من خلال السجلات أو المراجع أوميدانية من خلال الملاحظة العلمية أو الاستبيانات أو الحوار . ثم ابدأ في جمعالحقائق والأفكار عن الموضوع بالتسجيل أو بالمشاهدة المباشرة أو الحوار أو الإطلاع . ب ـ راجع بدقة كل ما حصلت عليه من حقائق وآراء ووجهات نظر واعرف كيف تفرق بينالحقائق والقيم . المرحلة الثانية : الترتيب والتنسيق : هناك عدة نقاط أساسية يجبمراعاتها ليكون في النهاية دقيقا o ومنظما ومنطقيا وموجزا هي : أ ـ اكتب الغرض من التقرير في عبارة واحدة موجزة ـ وهذا بمثابة اختبار لمدى فهمكلعملك . كما أنه سيفيدك في استبعاد ما هو غير هام بالنسبة للتقرير ـ بعد ذلك اخترعنوانا للتقرير يجعل الغرض منه واضحا . ب ـ تأمل ما جمعته من حقائق وبيانات ومعلومات وأفكار وآراء ووجهات نظر . ثمرتبها في تتابع زمني ومنطقي وسيتضح لك ما هو مكرر أو غير ضروري ثم احذف بعد ذلك ماتجده غير مفيد لخدمة غرض التقرير . ثم دون ملاحظاتك على ما هو ضروري ومفيد . جـ ـ ضع التقسيمات المبدئية للتقرير وخذ في اعتبارك جمع المعلومات المتجانسةوالتي يربط بينها خط مشترك في جزئية واحدة ثم راجع هذه التقسيمات المبدئية في ضوءالرؤية المتكاملة لها ككل . د ـ حدد التسلسل الذي سيتم تقديم التقسيمات على أساسه ثم رقم رؤوس هذه التقسيماتحتى يمكن الإشارة إليها بسهولة عند مناقشة التقرير . هـ رتب المادة التي جمعتها وراجعها بدقة داخل كل قسم بانتظام بحيث تسمح للقارئبسهولة أن ينتقل من خطوة إلى خطوة في تتابع زمني ومنطقي وبحيث ينتقل مما يعرف إلىما لا يعرف . ز ـ تأكد أن استنتاجاتك ومقترحاتك في مستوى ما تحت يديك من حقائق وعليك أن تحددما إذا كنت ستجمعها في قسم منفصل يمثل الخلاصة النهائية للتقرير أو ستوزعها علىالأقسام المختلفة التي يتضمنها التقرير . مع ملاحظة أن تذكر مقترحاتك وتوصياتك لكلقسم على حدة، ثم تعيد تجميعها بتركيز وإيجاز في قسم مستقل وخاص بها في نهايةالتقرير . ح ـ راجع بدقة العنوان الرئيسي للتقرير وكذلك رؤوس التقسيمات الأساسية بحيث لاتتشابه، وبحيث ترتبط فيما بينها في تتابع زمني أو منطقي . كما عليك أن تراجع اللغةوالمصطلحات التي كتبت بها التقرير وإن تتأكد من أنها لغة مبهمة وإنك استخدمتالمصطلحات المتعارف على استخدامها في مثل هذه الموضوعات . ط ـ استخدم كلما أمكن وسائل الإيضاح المختلفة فقد يكون رسم بياني واضح أفضلكثيرا من كتابة صفحة كاملة . وفي هذا الصدد نورد لك بعض الرسائل الإيضاحية التي قديكون من المفيد الاستعانة بها في تقريرك حسب الموقف الذي يعالجه التقرير . o الصور الفوتوغرافية o الرسوم التخطيطية، حيث يمكن عن طريقها إظهار الأفكار المعقدة بسرعة وسهولةووضوح . o الجداول وهي تستخدم عادة لإظهار البيانات الإحصائية وتسهل عمليات المقارنة،وتساعد على سهولة العرض بشكل منظم . o الخرائط o الرسوم البيانية وقد يتحتم استخدامها في الكثير من الأحيان . ي ـ يجب أن تلاحظ إذا ما كنت ستضع ملاحظات في نهاية صفحات التقرير أم لا حيثيتحدد ذلك في ضوء ما إذا كنت سترجع إلى مراجع أعدها غيرك أو إحصاءات وبيانات قامتبإعدادها جهات أخرى .ويجب أن تلاحظ : o عرض مصادر مراجع الاقتباس . o تحديد جهة أو مصدر المعلومات التي استعنت بها . o ذكر تاريخ المعلومات أو المراجع التي استعنت بها . ك ـادرس مدى إمكانية نقل بعض التفصيلات من أقسام التقرير ( صلب التقرير ) إلىالملاحق . § المرحلة الثالثة : كتابة التقرير: أ ـ أجزاء التقرير 1 ـ صفحة عنوان التقرير : ويوضح بها رقم التقرير وعنوانه وخطاب الإحالة الذي أعدعلى أساسه التقرير وأسماء مقدمي التقرير وعدد صفحاته والتاريخ، ثم الجهة أو الشخصالتي سيوجه إليها التقرير . 2 ـ محتويات التقرير : وتوضح الأقسام والموضوعات المختلفة وقائمة الجداولوالرسوم البيانية والتوجيهية وأماكنها . وقد يلي هذه الصفحة مقدمة تشمل ملخص عاملموضوع التقرير . 3 ـ ملخص التقرير : وهو مختصر لما يحتويه التقرير والغرض منه والإجراءات التي تماتخاذها والنتائج التي تم التوصل إليها والتوصيات التي أعدت على ضوء هذه النتائجهذا ويجب أن نلاحظ أن الغرض من ملخص التقرير هو تقديم خلاصة التقرير بشيء منالتركيز وليس وصفا للتقرير حيث أن هناك بعض الأشخاص يقرأون فقط الملخص . 4 ـ النتائج : ويتم فيها مناقشة وعرض النتائج التي أمكن الوصول إليها من واقعالبيانات والحقائق والآراء التي تم جمعها وتحليلها مع عرض تفصيلي لها وللأسس التيوضعت عليها التوصيات . 5 ـ التوصيات : وتشمل كل التوصيات التي أمكن الوصول إليها ومبررات وضعها وماتغطيه من احتياجات . 6 ـ التقرير التفصيلي : وهو يمثل جسم التقرير ويشمل الخطوات التي أدت إلىالنتائج والتوصيات . 7 ـ الملاحق : وتضم جميع الملاحق التي ورد ذكرها في التقرير . هذا ويجب ملاحظةأن الهيكل السابق ليس هو الهيكل المفروض إتباعه في إعداد كل التقارير فقد يختلفالهيكل تبعا لطبيعة التقرير واختلاف الموقف الذي يعالجه فعلى سبيل المثال قد يسبقالتقرير التفصيلي ( جسم التقرير ) النتائج والتوصيات كما في حالة صعوبة استيعاب أوفهم النتائج دون الإطلاع ودراسة التقرير التفصيلي . ب ـ الأسلوب : قرر أي نمط سوف يكون عليه أسلوب كتابتك، السرد المنطقي، الفقراتالمتصلة، الفقرات المنفصلة، التسلسل من خلال نقاط مرقمة . مع ملاحظة أن أي منالأنماط السابقة لابد أن يعتمد على التتابع المنطقي للأحداث أو الأفكار أو الحقائقوالمعلومات . كما يجب أن تلاحظ أسلوب كتابتك للتقارير العلمية والفنية وتقاريرالأعمال لابد وأن يكون بلغة متزنة تبتعد عن المبالغة أو الإفراط في التشبيهاتالأدبية . جـ ـ الترتيب والتنسيق : يجب أن تراعي مساعدة قارئ التقرير بتمييز وترقيمالمقاطع والأجزاء المختلفة داخل كل قسم، مع الأخذ في الاعتبار أن هذا الترقيم سيكونمنفصلا في حد ذاته عن أي تقسيم آخر للتقرير من حيث تقسيمه إلى أقسام أو أجزاء أوفصول فالترقيم الذي نقصده هنا هو تقسيم داخلي في أقسام التقرير . د ـ وسائل الإيضاح : فكر في أنسب وسائل الإيضاحالتي يمكن أن تستخدمها أثناءالكتابة، بحيث يكون الارتباط بين وسيلة الإيضاح المستخدمة والمادة المكتوبة قوياولا يتأتى ذلك إلا من خلال دراسة الوسيلة المناسبة للتعبير عن الفكرة المكتوبة . هـ ـ مقدمة التقرير : كما سبق وإن ذكرنا أن التقرير سوف يحتاج إلى مقدمة وهيتكتب عادة بعد الانتهاء من كتابة التقرير وإعداده وتذكر أن هذه المقدمة يجب ألاتتضمن أية تفاصيل واردة في أقسام التقرير أو ملحقاته . هذا ويجب أن تشمل مقدمةالتقرير ما يلي : o اسم الشخص الذي يرسل إليه التقرير، أو أسماء من سيرسل إليهم التقرير إذا كانسيتم إرساله إلى أكثر من شخص، حيث توضع أسمائهم بالترتيب وفقا لمستواهم الوظيفي . o تاريخ التقرير . o موضوع التقرير . وإبعاده، ومكوناته، وهدفه . o بعض المعلومات المختصرة عن تطور الأحداث التي أدت إلى وجود المشكلة الحاضرةالتي يعالجها التقرير . o أهم النتائج والتوصيات التي يعرضها التقرير . o أقسام التقرير ومنطقية وكيفية ترتيبها . o التعبيرات التي استخدمها للدلالة على معاني خاصة وردت في التقرير ومن المهم أنتجعل مقدمة التقرير مشوقة بقدر الإمكان . وذلك بإظهار بعض النقاط ذات المدلولالمالي والمعملي . و ـ كتابة أقسام التقرير والمرفقات : من الأفضل أن تكتب كل جزء من التقرير علىحدة بمعنى أن تركز على كتابة قسم واحد أو مرفق واحد من التقرير في وقت واحد إذا كانذلك ممكنا وذلك حتى تنساب الأفكار في تتابع خلال الوقت دون انقطاع . هذا ومن الأفضلأيضا أن تراعي النقاط التالية عند كتابة كل جزء . o اذكر الحقائق والآراء التي تم الحصول عليها وتحديد مصدرها . o حلل هذه الحقائق والآراء . o حدد نتائج هذا التحليل . o حدد التوصيات المترتبة على هذه النتائج . o أشر إلى المادة التي شملتها المرفقات وصفها باختصار . ز ـ الخلاصة أو الخاتمة : يجب أن تتناول الخاتمة كل أو بعض النقاط التالية : o ملخص موجز لما ورد في أقسام التقرير . o ملخص موجز للنتائج والتوصيات . o ذكر القرارات الواجبة الاتخاذ بوضوح كنتيجة للتوصيات وكذلك الأشخاص الذين عليهمإصدار هذه القرارات . o ذكر الدراسات اللازمة الأشكال إذا كان الموقف يتطلب ذلك . ح ـ قائمة المراجع : يجب أن يتضمن تقريرك قائمة المراجع التي أمدتك بالحقائقوالمعلومات . § المرحلة الرابعة : المراجعة : بعد انتهاؤك من كتابة مسودات التقرير اتركها جانبا لمدة يوم أو يومين إذا كانالوقت يسمح بذلك . ثم ارجع إليها وتناولها بنظرة إنتقادية موضوعية كما لو كان شخصآخر هو الذي قام بإعدادها . ثم قم بعد ذلك بتحديد كيفية كتابة التقرير على الآلةالكاتبة وذاك بالتحديد المسبق لما يلي : o نوع وحجم الورق المستخدم . o المسافات التي ستترك بين السطور وبعضها . o حجم المساحة المكتوبة داخل الورقة ( الهوامش المتروكة على جوانب الصفحة ) . o العناوين الرئيسية التي ستكتب في وسط الصفحات، والعناوين الجانبية . o الخطوط والأقواس التي ستوضع للعناوين الرئيسية والجانبية . o كيفية تنفيذ الرسوم والإيضاحات . o عدد الصور المطلوبة . o الشكل النهائي ( التجليد ) . وفيما يلي بعض الإرشادات التي يمكن إعطاؤها لكاتب الآلة الكاتبة : 1 ـ استخدم ورق حجم ( 22 × 28 سم ) . 2 ـ اترك 4 سم على الجانب الأيمن، و3 سم على الجانب الأيسر ( والعكس إذا كانتالكتابة باللغة الإنجليزية ) . 3 ـ اترك 8 مسافات آلة كاتبة في بدء كل فقرة . 4 ـ اكتب رقم الصفحات على بعد 205 من أعلى الصفحة . 5 ـ في كل عنوان وسط أو جانبي اترك سطر فراغ قبله وبعده . 6 ـ اترك سطر فراغ بين كل فقرة وأخرى . 7 ـ أن تكون الكتابة على مسافتي آلة كاتبة. |
مشاركة: كيف ابنى مشروعى الصغير؟ادخل لتعرف ( دليل المشروعات الصغيره)
التسويق الإلكتروني
أصبح التسويق الالكتروني أحد ضروريات الحياة في مجتمعنا اليوم، فمئات الملايين من المستخدمين يتصلون بشبكة الإنترنت يومياً من جميع أنحاء العالم، ومن هذا المنطلق يمكننا استغلال تلك الفرصة وتحويل الانترنت إلى سوق مفتوح متنوع الجمهور لترويج السلع والخدمات المختلفة، وتحقيق ربحية عالية من وراء ذلك. ولكن كيف يمكن البدء في إنشاء موقع لتسويق السلع الكترونياً؟ الصفحات التالية تجيب عن هذا التساؤل.... |
| الساعة الآن 09:11 PM |
Powered by Nile-Tech® Copyright ©2000 - 2026