مشاركة: إدارة الجودة الشاملة ( دورة كاملة )
المحاضرة التاسعة
وفيها دورة التحسين - أدوات تطبيق إدارة الجودة الشاملة
أدوات إدارة الجودة الشاملة
إن أي منشأة ترغب في تطبيق إدارة الجودة الشاملة يجب أن يكون لديها دورة محددة، بسيطة ودقيقة جداً لعملية التحسين، وهذا يتطلب ضرورة تحديد الخطوات الرئيسية لعملية تحسين الجودة بشكل ناجح وربط الأدوات بهذه الخطوات. وقد اشتمل هذا الفصل على (دورة التحسين - أدوات تطبيق إدارة الجودة الشاملة – التخطيط الإستراتيجي لإدارة الجودة الشاملة – كيفية استخدام مجموعة الأدوات – الأساليب الإحصائية المستخدمة في إدارة الجودة الشاملة).
3-1 دورة التحسين
عمل جون مارش(3) دورة للتحسين، وقام بالربط بينها وبين أدوات إدارة الجودة الشاملة، وذكر أن هذه الأدوات والأساليب ترتبط بدورة التحسين – شكل رقم (3-1) - التي تتكون من أربعة خطوات رئيسية هي:
شكل (3-1) دورة التحسين(3)
الخطوة الأولى حدد:
وتتكون من خمسة خطوات فرعية هي:
1- حدد الأهداف: وفيها تستخدم الأدوات لتمكين الفريق من تحديد النتائج المرغوبة لعملهم وكيفية قياس النجاح الذي حققوه. فبدون أهداف واضحة ودقيقة سيصبح الفريق بدون موجه.
2- حدد العملية: يؤكد جوزيف جوران أن 80 % من المشاكل تنشأ من عمليات الإدارة وليس من الأفراد، وعليه فيجب تحرى العملية.
3- حدد الموارد المطلوبة: بمجرد الانتهاء من تحديد العملية فإن المشاركين في الفريق (العملاء، والموردين، والعاملين، والملاك أو المراقبين، والمقاولين من الباطن) يمكن تحديدهم من عملية التحديد.
4- حدد الأدوار والمسئوليات.
5- حدد الخطة الموجزة: وذلك بإعطاء تقديرات مبدئية للأساسيات والمدد الزمنية اللازمة، مع إمكانية تعديلها فيما بعد.
الخطوة الثانية حلل :
تتكون خطوة التحليل من ثلاث خطوات فرعية هي:
1- القياس الكمي: باستخدام مقاييس رقمية لمراقبة المشاكل الحالية الخطيرة بالنسبة للعملية.
2- تحليل الأسباب الرئيسية: يقوم الفريق بتحديد الأسباب الرئيسية للمشاكل وليس تحديد أعراضها.
3- التحقق من الأسباب الرئيسية: ويكون التحقق عن طريق الاختبار والقياس من أن الأسباب الرئيسية للمشاكل قد تم تحديدها بشكل صحيح في الخطوة السابقة.
الخطوة الثالثة صحح:
التصحيح ما هو إلا أداء عمل ما بشكل صحيح بدلاً من أدائه بشكل خاطئ وبالتالي تحاشى تكلفة الفشل، وتتكون هذه الخطوة من ستة خطوات فرعية هي:
1- اقترح الخطوات التصحيحية: يحتاج الفريق إلى اقتراح أقصى ما يمكن من الخيارات، وفيه يتم تشجيع الابتكار والإبداع والمقارنة مع المنشآت الأخرى.
2- اختر التصحيح: يتم تحليل كل الاقتراحات في ضوء معايير محددة، وغالباً ما يكون الاختيار مزيجاً من الأفكار والمقترحات الأخرى.
3- خطط التصحيح: يحتاج التصحيح إلى إعداد جيد خاصة فيما يتعلق بكيفية اختيار وتنفيذ التصحيح.
4- طبق التصحيح: نفذ التصحيح بشكل منسجم مع الخطة.
5- تحقق من التصحيح: لا شك أن البرهان أو الدليل على أن التصحيح قد عالج المشكلة وأنها لن تعود يعتبر أمراً مطلوباً وضرورياً.
6- أبلغ التصحيح: من المهم توصيل التصحيح للآخرين وذلك لتجنب الازدواجية ولتزويد الآخرين بأفكار جديدة يمكن أن يستفيدوا منها.
الخطوة الرابعة امنع:
تكاد تتطابق الخطوات الفرعية للوقاية أو المنع مع مثيلاتها في خطوة التصحيح إلا أن التركيز الآن ينصب على تفادى التكرار بإعادة تصميم العملية، وخطوات المنع الفرعية هي:
1- اقترح الخطوات الوقائية الممكنة: يحتاج الفريق إلى اقتراح أقصى ما يمكن من الخيارات، وفيه يتم تشجيع الابتكار والإبداع والمقارنة مع المنشآت الأخرى.
2- اختر الوقاية: يتم تحليل كل الاقتراحات في ضوء معايير محددة، وغالباً ما يكون الاختيار مزيجاً من الأفكار والمقترحات الأخرى.
3- خطط الوقاية: تحتاج الوقاية إلى إعداد جيد خاصة فيما يتعلق بكيفية اختيار وتنفيذ الوقاية.
4- طبق الوقاية.
5- تحقق من الوقاية: تأكد من أن الوقاية التي قمت بها صالحة.
6- أبلغ الوقاية.
7- الوقاية بالإجراءات.
ومن الضروري أن تبدأ دورة التحسين شكل رقم (3-1) بخطوة التحديد، ويتمثل الجزء الأول لهذه الخطوة في تحديد الأهداف والتي يجب أن تتم قبل تنفيذ أي تحسين. وإذا تم تطبيق الدورة على إحدى العمليات الموجودة حالياً فعندئذ يجب أن يسير التحسين في اتجاه عقارب الساعة بحيث لا يتم البدء في الخطوة التالية إلا بعد الانتهاء بنجاح من الخطوة السابقة.(3)