مشاركة: سؤال حول موقف الدفعات الوارده من الجهات المانحه لمؤسسات تابعه لوزاره التضامن
الجزء السادس
الرواتب والأجور
1. أي تعيين يجب ان يكون حسب مشاريع البرامج في الهيئة. ويجب ان يتم إعلام قسم المحاسبة حتى يفتح ملف جديد للموظف الجديد.
2. يجب دراسة لتعيين ومقارنته مع الميزانية المخصصة لكل برنامج في الهيئة والتي سبق وان حددت بالتنسيق مع الإدارة، وإذا لم يكن هناك وظيفة مدرجة ضمن الميزانية التقديرية فيجب الحصول على موافقة مسبقة وخطية من مدير الهيئة على التعيين.
3. تقوم المساعد بفتح ملف بإشراف قسم المحاسبة:
§ اسم الموظف / ة
§ وظيفته / ها
§ راتبه
§ تاريخ التعيين
§ قرار اداري بالتعيين
§ رقم الموظف / ة
§ الاجازات
§ البرنامج الذي يعمل / ن فيه وذلك من أجل تسهيل تحميل الراتب وأية مصاريف أخرى على نفس البرنامج مستقبلا.
4. يجب عمل كشف شهري بالرواتب وتعديله حسب البيانات المرفقة لذلك الشهر من علاوات أو إضافات أو خصومات ويجب الحصول على موافقة المدير على الرواتب بعد ذلك.
5. تدفع الرواتب إلى الموظف شهريا بواسطة شيكات بأسماء الموظفين ولا يدفع الراتب نقدا من الصندوق.
6. أي عمل إضافي أو خصومات يجب ان تكون معتمدة من مدير الهيئة بعد مراجعة قسم المحاسبة لها.
7. أي إيقاف للراتب أو اقتطاعات من الراتب يجب ان تكون معتمدة من المدير ويحق للموظف / ة الحصول على نسخة من تلك القرارات.
8. أي يوم يحسب للموظف يكون كالتالي راتب الموظف الإجمالي ÷ عدد أيام الشهر
9. على المحاسب ان يبقي الرواتب سرية ولا يسمح بالإطلاع عليها إلا فقط لمدير الهيئة ومجلس أمناء الهيئة الإدارية وان لا تعطى أية معلومات عنها أو عن قسم المحاسبة إلا بعد أخذ موافقة مدير الهيئة على ذلك.
الجزء السابع
نظام النفقات لمهمات السفر
نفقات السفر هي مصروفات تعتمد فقط من مدير الهيئة بعد أخذ رأي البرنامج الذي له صلة بتلك المهمات وهي مهمات من أجل العمل وتطويره أو المشاركة في دورات أو ندوات أو ورشات العمل.
1. مهمة السفر تكون بناء على كتاب رسمي من مدير الهيئة للموظف / آت أو في بعض الأحيان من الهيئة الإدارية ويجب توضيح الأسماء إذا كانوا أكثر من شخص.
2. يجب تحديد مدة المهمة تقريبا تاريخ السفر والرجوع.
3. المصاريف التي تدفع أثناء المهمة:
أ. تذاكر السفر تدفع مباشرة من قبل الهيئة إلا إذا تم تغطية ذلك من جهة أخرى.
ب. المياومات تدفع 30$ تقريبا داخل البلاد و 50$ خارج البلاد من كل يوم تتضمنه أيام السفر إلا إذا تم تغطية ذلك من جهة أخرى.
ج. تدفع المياومات لمدة المؤتمر فقط وأي أيام زيادة تكون على حساب الموظف إلا إذا تم تغطية ذلك من جهة أخرى.
د. تدفع مصاريف من والى المطارات إلا إذا تم تغطية ذلك من جهة أخرى.
الجزء الثامن
إدارة الموجودات الثابتة
الهدف :
يهدف هذا الجزء إلى شرح السياسات و الأسس و القواعد الخاصة بالتعامل مع الموجودات الثابتة لضمان أن
أ. عملية مشتريات الموجودات الثابتة أو التخلص منها تتم وفقاً للتشريعات المرعية .
ب. عملية تصنيف و تسجيل و تبويب الموجودات الثابتة تتم بالشكل الصحيح .
ت. الموجودات الثابتة محفوظة بشكل آمن .
ث. استعمال الموجودات الثابتة يتم بصورة فعالة .
وصف السياسات :
رسملة الموجودات الثابتة :
يتم رسملة تكلفة الموجودات الثابتة التي يتم استخدامها من قبل الهيئة و تزيد قيمتها عن 100 دولار أمريكي،و فترة خدمتها تزيد عن 12 شهراً .
تصنيف الموجودات الثابتة :
أ. يتم تصنيف الموجودات الثابتة الخاصة بالهيئة وفقاً للبنود التالية : -
· سيارات .
· أجهزة كمبيوتر .
· آلات و أجهزة مكتبية خفيفة .
· أجهزة و أدوات مكتبية .
· المفروشات و الأثاث المكتبي .
· أخرى .
ب. عملية إقرار أي تصنيف جديد للموجودات الثابتة، يكون من صلاحيات مسؤول الحسابات .
إجراءات الرقابة على الموجودات الثابتة :
أ. يتم إعطاء رقم متسلسل لكل بند من الموجودات الثابتة .
ب. يتم استخدام سجل لتسجيل جميع الموجودات الثابتة المملوكة أو المستعملة من قبل الهيئة، يشمل هذا على جميع التفاصيل المتعلقة بكل بند من الموجودات الثابتة كما يلي : -
· رقم البند .
· وصف البند .
· الموقع الموجود فيه .
· تاريخ الشراء و الاستلام .
· التكلفة .
· نسبة الاستهلاك السنوي .
· قيمة الاستهلاك المتراكم .
· صافي القيمة الدفترية .
ج. يتم القيام بعملية جرد سنوية للموجودات الثابتة، على أن يتم مطابقة نتاج الجرد مع سجل الموجودات الثابتة. يتم توثيق عملية التسوية مع سجل الموجودات الثابتة، و التحقق من أسباب الفرو قات أن وجدت. عملية الإشراف على الجرد هي من مسؤولية مسؤول الحسابات .
ح. يتم الحصول على بوليصة تأمين أو كفالة من اجل تغطية تكلفة شراء الموجودات الثابتة المملوكة من قبل الهيئة أن أمكن .
إضافة و مشتريات الموجودات الثابتة :
أ. عملية شراء أي بند من الموجودات الثابتة تتم وفقاًً لتعليمات و إجراءات المشتريات الخاصة في الهيئة .
ب.إذا كان مصدر الموجودات الثابتة هو تبرع من أي جهة مانحة، يتم رسملة هذه الموجودات وفقا للقيمة السوقية بتاريخ الاستلام إذا كانت قيمتها تزيد عن 100 دولار أمريكي .
ت. يتم تسجيل أي موجودات ثابتة لا تزيد قيمتها عن 100 دولار أمريكي في سجل الموجودات الثابتة بقيمة دفترية دولار واحد .
عملية التخلص من الموجودات الثابتة :
أ. تكون عملية التخلص من الموجودات الثابتة من صلاحيات المجلس في الهيئة بناءً على تنسيب من المدير العام .
ب. في حالة اتخاذ قرار من قبل الهيئة ببيع الموجودات الثابتة الخاصة بالهيئة، يتم تقييم تلك الموجودات وفقا لقيمة السوقية لها بتاريخ البيع، و تتم عملية البيع بناءً على تلك القيمة .
استهلاك الموجودات الثابتة :
أ. مع مراعاة ما جاء في البنود أعلاه، يتم احتساب استهلاكات الموجودات الثابتة وفقا لنبدأ القسط الثابت، و على فترة زمنية قصوى من تاريخ الشراء و حتى التاريخ المتوقع لانتهاء العمر الافتراضي
ب. بنود الموجودات التي تم استهلاكها كليا يتم الاحتفاظ بها ضمن سجل الموجودات الثابتة مع الاحتفاظ بقيمة التكلفة و الاستهلاك المتراكم، و ذلك من اجل ضمان وجود سجل كامل لجميع الموجودات الثابتة بغض النظر عن قيمتها الدفترية .
الجزء التاسع
إدارة المشتريات
الهدف :
يهدف هذا الجزء إلى شرح الأسس و القواعد الخاصة بالتعامل مع جميع مشتريات البضائع و الخدمات في الهيئة .
وصف السياسات العامة
صلاحيات الشراء :
يتم الموافقة على أي عملية شراء مسبقاً ضمن حدود الصرحيات التي تحدد الهيئة.
سياسة الحصول على عروض أسعار المشتريات :
يتم الحصول على عروض أسعار لجميع المشتريات التي تزيد تكلفتها عن 300 دولار أمريكي. يتم الحصول على عروض الأسعار وفقاً للقيمة المتوقعة للمشتريات كما يلي : -
قيمة المشتريات بالدولار الأمريكي
عروض الأسعار المطلوبة
من 1 – 60
بدون عروض أسعار وفقاً لإجراءات صندوق المصاريف النثرية .
من 61 – 300
يتم الشراء من الموردين المعتمدين بمصادقة مسؤول الحسابات ما عدما ذلك يتم الحصول على 3 عروض أسعار .
من 301 – 500
3 عروض أسعار عن طريق الفاكس أو البريد عن طريق مسؤول الحسابات و مسؤول الدائرة المعنية .
أعلى من 500
طرح عطاء رسمي عن طريق وسائل الإعلام. مراجعة مستندات العطاء و اختيار المورد يتم من قبل لجنة المشتريات تحدد الهيئة .
سجل الموردين :
لدى مسؤول الحسابات يتم الاحتفاظ بسجل يتضمن أسماء موردين معتمدين من قبل إدارة الهيئة يتم الاتصال بهم في حالة إجراء عمليات الشراء. يتم اعتماد هذا السجل من قبل المدير العام و لمسئول الحسابات، و يتم تحديث السجل باستمرار لإضافة أو حذف أسماء الموردين .
لجنة المشتريات :
يتم تشكيل لجنة مشتريات بقرار من المدير العام. تتكون هذه اللجنة من ثلاثة أعضاء يكون المدير العام أو من يمثله أحد أعضائها. يتم تغيير أعضاء هذه اللجنة كل فترة ستة أشهر .
إجراءات المشتريات :
عملية الشراء :
أ. المشتريات الروتينية المتكررة التي لا تزيد قيمتها عن 20 دولار أمريكي، يتم شراؤها وفقاً لتعليمات صندوق مصاريف النثرية .
ب. يتم تحضير طلب شراء داخل (Purchase Request) لجميع المشتريات غير الروتينية و جميع المشتريات التي تزيد تكلفتها عن 20 دولار أمريكي.
ت. يتم تحضير طلب الشراء من قبل الشخص الذي يحتاج المشتريات و يتم اعتماد طلب الشراء من قبل المسؤول المباشر لهذا الشخص .
ث. يرسل طلب المشتريات إلى مسؤول الحسابات للتأكد من ودود موازنة في الهيئة للمشتريات المطلوبة
ج. يتم اعتماد طلب الشراء وفقاً لجدول صلاحيات المشتريات .
ح. يتم تحديد مواصفات المواد أو الخدمة المنوي شرائها من قبل رئيس الدائرة الذي يحتاج للمشتريات، أو من قبل لجنة مختصة للأمور التي تحتاج إلى خبرات خاصة .
خ. بعد اكتمال الإجراءات اللازمة الاعتماد طلب الشراء يتم تحضير طلب عروض أسعار .
د. تتم عملية طلب أسعار، استلام العروض، فتحها، دراستها اختيار المورد و توثيق ذلك، وفقاً لسياسة الحصول على عروض أسعار و اعتماد ذلك وفقاً لدول صلاحيات الشراء .
ذ. يتم تحضير أمر شراء (Purchase Order)، و إرسال أمر الشراء إلى المورد الذي تم اعتماده. يجب أن يحتوي أمر الشراء على كمية و نوع و مواصفات المشتريات، مع جدول زمني لتوريد المواد أو تقديم الخدمات إلى الهيئة .
ر. يتكون طلب الشراء من ثلاثة نسخ، نسخة إلى المورد و نسخة إلى الجهة أو الشخص المسؤول عن استلام المشتريات و نسخة إلى مسؤول الحسابات .
ز. يتم اعتماد اتفاقية مع المورد لجميع المشتريات التي تكون عالية. تشمل هذه الاتفاقية كافة المواصفات و الشروط التي تضمن حق الهيئة في الحصول على المواد أو الخدمات بأفضل جودة و وفقاً لجدول زمني محدد .
س. المعلومات الأساسية التي يتضمنها أمر الشراء : -
· رقم أمر الشراء و تاريخه .
· اسم المشروع الذي تخصه المشتريات .
· نوع السلعة / الخدمة .
· السعر و الجدول الزمني للدفع .
· الكمية المطلوبة.
· اسم القسم / الدائرة .
· تاريخ الطلب و التاريخ المطلوب لوصول المشتريات.
· توقيع المفوضين بالتوقيع وفق لجدول صلاحيات الشراء.
ش. يتم توقيع اتفاقيات لفترة زمنية محددة مع الجهات التي تقدم خدمات مستمرة للهيئة، و ذلك لتحديد أسعار و مواصفات الخدمات و التأكد من الحصول على أفضل الأسعار.
استلام المشتريات :
أ. يتم إستلام المشتريات من قبل لجنة تتكون على الأقل من شخصين .
ب. يتم تزويد اللجنة المسؤولة عن استلام المشتريات بنسخة من أمر الشراء و قرار الإحالة .
ت. عند استلام المشتريات يتم مقارنتها مع قرار الإحالة، و مع أمر الشراء أو طلب الشراء الرسمي و فاتورة المورد، من حيث الكمية، النوعية، السعر و تاريخ التسليم. و يتم توثيق هذه العملية بموجب ضبط استلام يوقع من لجنة الاستلام .
ث. عند استلام المشتريات يجب أن تكون مرفقة بالفاتورة الضريبية للمورد ( أو شهادة إرسال تتبع فيما بعد بفاتورة ضريبية ) يتم توثيق رقم أمر الشراء على الفاتورة الضريبية.
ج. يتم توقيع أو ختم فاتورة المرود من قبل اللجنة التي استلمت المشتريات أو تلقت الخدمة، و ذلك للتأكد أن عملية الاستلام تمت وفقاً للأصول و التشريعات المرعية .
ح. إدا كانت المشتريات عبارة عن تقديم خدمات لفترة زمنية تزيد عن شهر، يتم تقييم الخدمات المقدمة بشكل دوري و عند انتهاء فترة العقد، من حيث النوعية وفقاً للاتفاق الموقع، و كذلك يتم تحضير تقرير من قبل مقدم الخدمة لإعطاء ملخص عن الخدمات المقدمة للهيئة و تفاصيل تكاليف الخدمات .
خ. في نهاية مدة عقد هذه الخدمات، تقوم لجنة مختصة مكونة من ثلاثة أشخاص على الأقل تحددها لجنة المشتريات، من بينه رئيس الدائرة المعنية بمعاينة الوضع و تقديم الخدمات المقدمة و مقارنتها لشروط ومواصفات العقد مع مقدم الخدمات، و بناء على ذلك يتم تحضير سند استلام / تقييم، و توقيعه من أعضاء تلك اللجنة .
د. عند استلام فواتير الخدمات العادية مثل فواتير الهاتف، يتم مقارنة تلك الفواتير مع فواتير الشهر السابقة من قبل مسؤول الحسابات و توثيق أي لاختلافات جوهرية إن وجدت .
ذ. بعد استلام المشتريات من قبل اللجنة المسؤولة عن الاستلام، يتم تنظيم مستند إدخال لها أو تسليمها إلى الدائرة المعنية بعد توقيع مسؤول الدائرة على الاستلام و سند الإدخال .
ر. في حالة أن المشتريات المستلمة سيتم استهلاكها أو توزيعها خلال فترة زمنية تزيد عن أسبوعين و تزيد تكلفتها عن 50 دولار أمريكي، يتم الاحتفاظ بهذه المشتريات و تسجيلها وفقاً لتعليمات المخزون المبينة في أعلاه. و ينطبق على ذلك أيضاً، أية مشتريات أو مطبوعات يتم القيام بها بهدف البيع .
إرجاع المشتريات :
أ. عند معاينة المشتريات المستلمة، و إذا تبين بأن تلك المشتريات أو جزء منها غير مطابقة لشروط الاتفاقية مع المورد ( العقد، عرض الأسعار، أمر الشراء أو قرار الإحالة ) يتم رفض استلام تلك المشتريات و إرجاعها إلى المورد مع بيان أسباب الرفض .