مهام المحاسب - منتدى المحاسبين المصريين

04-16-2008, 09:36 AM

مشارك مبتدئ

تاريخ التسجيل: Apr 2008

المشاركات: 3

مهام المحاسب

بعد التحيه،
منقول عن احد المواقع للاستفادة وشكرا

مهام المحاسب

مهام عامة

1- التنسيق مع مدققي الحسابات الخارجيين وتسهيل مهمتهم من اجل تدقيق وإعداد الميزانية العامة للشركة الأم والميزانية الموحدة للمجموعة.
2- القيام بدراسة أوضاع الشركات التابعة حسب طلب المدير وضمن سلطة الشركة الأم وذلك بهدف تقييم وضعها المالي والبت بأية مقترحات بخصوص قروض طويلة الأجل لها ورفع توصياته للمدير العام.
3- القيام بكافة الاتصالات مع المؤسسات المالية والمصارف لتأمين التمويل اللازم للشركة أو الشركات التابعة لها لتدعيم عملياتها وأوضاعها المالية.
4- تقديم المقترحات بخصوص إدارة ونقل الأموال بين الشركات التابعة حسب الحاجة وذلك لتطوير التعاون فيما بينهم ورفع تلك المقترحات للمدير العام لمناقشتها مع مجلس الإدارة واتباع الإجراءات اللازمة لتنفيذها.
5- المشاركة فى المناقشات ضمن اللجان أو الجلسات التي تعقد فيما يتعلق بطرق تمويل المشاريع المقترحة والتنسيق مع الشركات أو المؤسسات الأخري المشتركة فى تلك المشاريع والاتفاق على تفاصيل المساهمة وأسلوب دفع قيمة الأسهم أو الحصص.
6- التنسيق الدائم مع المدققين الداخليين والخارجيين للشركة والمناقشة معهم جول الإجراءات المحاسبية المتبعة والإجابة عن اية استفسارات تطرأ بشأن الحسابات أو المستندات الثبوتية أو السياسات المتبعة فى تسجيل مختلف العمليات المحاسبية.
7- الاشتراك مع رئيس قسم المحاسبة المركزية فى تنفيذ عمليات تجميع وتوحيد حسابات الشركة الأم وحسابات الشركة التابعة لها وتحضير التقارير المجمعة ورفعها إلى مدير الشئون المالية لمراجعتها والموافقة عليها.
8- الاجتماع برؤساء الأقسام الأخرى فى دائرة الشئون المالية للتباحث بخصوص التنسيق والتعاون فى سبيل رفع كفاءة التخطيط والرقابة المالية على مستوي كل الشركة.
9- تسهيل عمل ومساعدة المدقق الخارجي لحسابات المجموعة وأخذ ملاحظات المدقق بعين الاعتبار بعد مناقشتها معه.
10- تقديم الاستشارة والمساعدة المهنية للشركات والمشاريع التابعة بناءاً على طلبها أو كممثل لمصلحة الشركة الأم في شئون المحاسبة بما فيه المساعدة في اختيار وتأهيل المحاسبين واختيار مدقق الحسابات الخارجي خصوصاً في مرحلة تأسيس شركة جديدة أو البدء بتنفيذ مشروع مستقل.
جمع وملاحقة وحفظ كشوف حسابات الذمم المدينة والدائنة وتدقيق جداول أعمار الذمم شهرياً.
11- توفير المساعدة المهنية والتنسيق لمدراء الدوائر فى الشركة بما فيه توفير المعلومات المحاسبية بشأن المعاملات ذات الأثر المالي وشرح وتسهيل استخدام التقارير المالية الصادرة عن الدائرة والخاصة بكل منهم.
12- الاتصال نيابة عن الشركة بالمؤسسات المالية كالمصارف وشركات التأمين وغيرها وحل القضايا الخاصة بمالية الشركة كمشاكل فتح الحسابات أو منح التسهيلات أو فتح الاعتمادات المستندة.
13- مراجعة كافة العقود والاتفاقيات المالية ورفع التوصيات بشأنها إلى مدير الشئون المالية.
14- مراجعة وتقييم كافة العقود المبرمة وأية التزامات أخري بين الشركة وأطراف أخري وتدقيقها من حيث الشكل والمحتوي ومن حيث التزامها بالقانون العام والنظام الداخلي وبالموازنة التقديرية المعتمدة.
15- مراجعة العقود وكافة الالتزامات قبل إبرامها مع الغير لتحديد أثرها المالي على الشركة وإبداء الملاحظات عليها.
16- الإشراف والرقابة على أعمال قسم المحاسبة والتأكد من تطبيق النظام المالي والمحاسبي وتجمع ومراجعة المعلومات المحاسبية وتحضير التقارير الدورية عن نتائج أعمال الشركة ووضعها المالي.
17- تنفيذ قرارات إدارة الشركة في كل ما يخص الناحية المالية
18- خلق علاقات طيبة مع البنوك ودائني الشركة وعملائها والاتصال بالجهات والهيئات الرسمية التي تتعامل معها الشركة وذلك من الناحية المالية.

الدليل المحاسبي

الدورة المستندية
التأكد من تطبيق الدورات المستندية الملائمة لكل نشاط من أنشطة الشركة

الدفاتر المحاسبية
1- الإشراف على دقة المعلومات في السجلات المحاسبية كسجل صرف المواد وسجل المشتريات وسجلات الموجودات الثابتة ودفاتر الأستاذ العام والمساعد والحسابات التفصيلية المختلفة.
2- تحضير السجلات وسندات القيد والنماذج والمطبوعات الأخرى اللازمة
3- تنظيم واستقبال وتدقيق البيانات الشهرية والسنوية الواردة من محاسبي الشركات أو المشاريع والاستثمارات ومن محاسبة الإدارة العليا وقيدها من وإلى الحسابات المعنية حسب التصنيف والترقيم الشامل فى جدول حسابات موحد ومتكامل أى الصالح لاستخدام كل شركة أو مشروع بغض النظر عن كون الشركة أو المشروع بسبب طبيعته لا يستخدم كل الحسابات الواردة فى الجدول.
4- مشاركة المحاسبين بالقسم في القيد بدفتر اليومية العامة.
5- التأكد من إمساك المجموعة الدفترية أو استخدام الحاسب الآلي بالإدارة المالية موزعة على محاسبي الإدارة بما يسمح بإمساك القوائم المالية الخاصة بالشركة وفقاً لمبادئ المحاسبة المتعارف عليها.

البرامج المحاسبية
1- التنسيق الدائم مع قسم الكمبيوتر في الشركة بخصوص عمليات إدخال المعلومات المحاسبية فيها واستخراج الكشوف والتقارير من واقعها وتقديم الاقتراحات إلى مدير الشئون المالية بخصوص إجراء تحسين إجراءات ترحيل ومعالجة المعلومات وبالتالي تطوير كفاءتها.
2- التنسيق مع قسم الكمبيوتر لإدخال البيانات حسب نظام ومواعيد محددة واستخراج الكشوف التي تبرز الحركة الشهرية أو السنوية ورصيد كل حساب بالنسبة لكل شركة أو مشروع على حده كما تبرز المجموع الذي يمثل حساب المجموعة.
4- الإشراف على تسجيل كافة مستندات القيد في حساباتها المعنية ووفقاً لأنظمة وبرامج الكمبيوتر المطبقة وعلى أساس الدورة المحاسبية المعتمدة.
5- الإشراف على أعمال قسم الكمبيوتر والتأكد من حسن استخدام الأنظمة والبرامج والمعدات ومتابعة التطورات الحديثة في التطبيقات والعمل على إدخال أية تسهيلات جديدة لمعالجة المعلومات.
6- الإشراف على مستندات إدخال القيود المحاسبية بالحاسب الآلي.

الإجراءات والرقابة
1- تقديم أية مقترحات بخصوص تطوير السياسات والأنظمة والإجراءات المالية بهدف رفع مستوي الأداء على مستوى الشركة الأم.
2- الاحتفاظ بنسخة عن الأنظمة والإجراءات واللوائح المالية بعد اعتمادها وتوزيعها على كافة الدوائر والشركات المعنية وشرح مضمونها والمساعدة في تطبيقها حيث يلزم.
3- تطوير الرقابة المالية ورفع فعاليتها عن طريق استخدام الوسائل الإلكترونية المتطورة وإداراتها الإدارة الصحيحة التي تشمل تحديد الأهداف الإدارية وترتيبها حسب الأولويات وتنظيم وبرمجة عملها في اتجاه تحيق هذه الأهداف.
4- السعي الحثيث لتطوير وتوحيد كافة أنظمة التخطيط والرقابة المالية في كافة الشركات التابعة وتنسيقها مع متطلبات الإدارة العليا وتنسيق الوسائل الإلكترونية المستخدمة لمعالجة وتحليل المعلومات وتحليل المعلومات المالية لتأمين الدقة والسرعة في كشف مواطن القوة والضعف في سائر عمليات الشركة الأم والشركات التابعة.
5- التأكد من إطلاع المسئولين على السياسات والقواعد والأنظمة والإجراءات المالية المعتمدة وتوجيههم وإرشادهم إلى تطبيقها والتقيد بها.
6- تقديم الاستشارات المالية لدوائر وأقسام الشركة الأم والشركات التابعة لها والإجابة عن أية استفسارات تطرأ بخصوص السياسات والقواعد والإجراءات المطلوب إتباعها لغرض التنسيق الشامل.
7- الموافقة على نظام الصرف من سلف مستديمة أو صناديق نثرية لأغراض الشراء المحلي والمستعجل.
8- دراسة الفروقات بين الخطة والواقع بالنسبة للحسابات الرئيسية وتحديد الأسباب من الملاحظات التي تقدمها محاسبة كل شركة وكل مشروع (أو مسئول استثمارات) وطلب تفسير هذه الفروقات إذا لم تكن الملاحظات كافية أو مقنعة ومناقشة وتوجيه المسئولين عن هذه الفروقات.
اقتراح سياسات عامة بشأن الاقتصاد فى استخدام الأموال وأساليب ومعايير اكتشاف ومعالجة الخطأ فى إدارة الأموال على أن يكون من الأهداف الاقتصادية من التكامل والتعاون بين الشركات والمشاريع التابعة بدل الإزدواجية فى استخدام الأموال مثل توحيد الاسثثمار فى المشتريات والمخازن والمكاتب والخدمات ومثل تبادل السلع والخدمات وفائض الأموال.
تنفيذ الإجراءات المالية والمحاسبية المعتمدة فى الشركة وتوزيع المهام بينه وبين مرؤوسيه.
اقتراح تطوير السياسات المالية العامة وعرضها على المدير العام للاعتماد.
شرح السياسات المالية لمديري وتوضيح الإجراءات والقواعد الواجب المحافظة عليها بهذا الشأن ومراقبة التنفيذ.
الاحتفاظ بنسخة كاملة عن النظام المالي والمحاسبي المطبق فى الشركة والعمل على تطويره وفقاً لظروف واحتياجات الشركة وعرضه على المدير العام للموافقة والاعتماد.
التأكد من التزام كافة الدوائر والأقسام بالتعليمات المالية للشركة.
التأكد من تشغيل نظم المحاسبة المالية ونظم الموازنات التخطيطية ونظم التكاليف التي يتم إعتمادها من رئيس مجلس الإدارة أو العضو المنتدب.
التخطيط والموازنات
الإشراف على وضع الخطط المالية والنقدية الطويلة الأجل لتحقيق الأهداف الموضوعة من قبل الإدارة العليا للشركة الأم.
الإشراف على وضع الموازنات التقديرية السنوية على مستوي الشركة الأم والاتصال بمدراء الدوائر لتوجيههم وإرشادهم إلى دور كل منهم فى إعداد ما يخصه من الموازنات وتزويدهم بالنماذج اللازمة واسلوب ملئها ومواعيد تقديمها
تجميع الموازنات التقديرية السنوية على مستوي الشركة الأم وتحضير خطة التدفق النقدي السنوية على أساسها ورفع تلك الموزانات إلى المدير المالي لمراجعتها ووضع ملاحظاته عليها.
تحويل نسخة من البيانات المستخلصة فى كل من مرحلة التخطيط والموازنات التقديرية ومرحلة الراقبة وصدور بيان الحركة والوضع المالي إلى قسم شئون التمويل لاستخلاص كشوف التدفق والوضع النقدي (فى مرحلتي التخطيط والرقابة)
تنسيق إعداد الموازنة التي تشترك فيها كافة دوائر وأقسام الشركة وفقاً لإرشادات المدير المالي وبناء الخطة العامة للشركة.
متابعة البرنامج الزمني لخطوات إعداد الموازنة وذلك عن طريق تقديم وشرح استخدام النماذج اللازمة لكل دائرة أو قسم مشترك فى إعداد الموازنة ومتابعة توجيه عمليات الاحتساب وتحضير الجدول.
الاحتفاظ بنماذج الموازنة والتأكد من توفر المطبوعات من هذه النماذج فى وقت الحاجة إليها.
توزيع نماذج الموازنة على الدوائر والأقسام وشرح طريقة استخدامها.
مساعدة الدوائر والأقسام فى تحضير الموازنات والتنسيق مع قسم الكمبيوتر فى إدخال البيانات على ملفات الأنظمة المعتمدة تمهيداً لاستخراج بيانات الموازنات.
تحضير الموزانة المجمعة للشرؤكة والجداول التحليلية كجداول التدفق النقدي وبيان الأرباح والخسائر التقديري والميزانية التقديرية.
تحليل الإنحرافات عن الخطة وتقديرات الموازنات التقديرية وإبلاغها إلي المدير المالي لإتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة بالتنسيق مع مدراء الدوائر ورؤساء الأقسام.
الاشراف على تنفيذ إجراءات إعداد الموزانات التقديرية والتأكد من استيعاب مديري الدوائر ورؤساء الأقسام لأسلوب إعدادها وتدقيق المعلومات والأرقام الواردة فيها.
الاطلاع على تقارير الموازنات التقديرية وعلى مقارنة النتائج الفعلية بتلك المقدرة وتحليل الانحرافات وبحثها مع المسئولين فى الدوائر والأقسام لتحديد أسبابها ومن ثم اتخاذ القرارات التصحيحية اللازمة لمعالجتها.
تحقيق رقابة على الانفاق من واقع الميزانية التقديرية.
تجمبيع الموازنات التقديرية المقدمة من الإدارات المحتلفة بالشركة وإمساك الموازنة التقديرية.
إمساك مراكز السيولة الدورية والتأكد من كفاية السيولة الدورية للوفاء بالتزامات. للشركة.

دراسة الجدوي الإقتصادية
الاشتراك فى مناقشة دراسات الجدوي الإقتصادية ودراسات الأسواق وتقديم مقترحاته بشأنها
المراجعة المستندية
مراجعة المستندات الواردة إلى المحاسبة العامة للتأكد من تكاملها ومن صحتها ومن احتوائها التواقيع من قبل المسئولين وتوجيهها حسب اللازم وتتبع إجراءات قيدها وتوزيع نسخها وحفظها فى الملفات.
مراجعة كافة الفواتير والمطالبات الواردة وتدقيقها والتأكد من موافقة المسئول حسب الصلاحية ومن صحة مبالغها وإرسالها إلى المحاسب المسئول لتحضير سند القيد لها وترحيلها إلى الدفاتر المحاسبية.
الرقابة على كافة المستندات الصادرة والواردة إلى قسم المحاسبة والتأكد من صحتها على التواقيع اللازمة.
مراجعة سندات القيد واعتمادها قبل تسجيلها فى الحسابات المعنية.
مراقبة عمليات القبض والصرف والتأكد من انها تتم وفقاً للإجراءات المقررة ومن أنها ضمن حدود الصلاحيات الإدارية والمالية المعتمدة.
تحرير اذون توريد واذون صرف النقدية.
المراجعة الحسابية للمستندات المقدمة إليه قبل القيد أو الإدخال بالحاسب الآلي.
التأكد من التسلسل التاريخي لأذون والتوريد والتسوية.
مراجعة كشفي حركة (النقدية الشيكات) الواردة من أمين الخزينة.
مراجعة كشوف استعاضة السلفة المستديمة.
إمساك دفتر إحصائي للرقابة على العهد المؤقتة ومراجعة مستندات نسويتها.
مراجعة كشوف المرتبات الشهرية وضرائب كسب العمل وأقساط التأمينات الإجتماعية والاستقاطاعات الأخري عند تحرير اذن الصرف بالصافي المستحق.
تتبع حركة الدائنين والمدينين وتحديد مراكزهم المالية.
حفظ المستندات طبقاً لتسلسل القيود بالحاسب الآلي.
إدخال القيود المحاسبية بالحاسب الآلي بعد التأكد من إعتمادها.
استخراج صورة من القيود اليومية وإرسالها إلى إدارة المراجعة فى نهاية اليوم لمراجعتها.
مشاركة المحسبين بالقسم فى تحرير مستند توجيه القيد المحاسبي والتوقيع بما يفيد المراجعة.
توجيه القيود المحاسبية
الموافقة على القيود الخاصة بالتسويات الحسابية وذلك ضمن حدود الصلاحيات المعطاة له.
مراجعة القيود المحاسبية المحضرة من قبل المحاسبين والتأكد من وجود المستندات الثبوتية لها ومن صحة وقانونية القيد سواء القيود الموجهة إلى الحسابات المالية أو الموجهة إلى الحسابات الإدراية حسب نظم الموازنة التقديرية.
الأصول الثابتة
التأكد من اشتراك دائرة الشئون المالية فى الجرد الدوري بما فيه التحقق من سلامة الموجودات الثابتة.
مراجعة بطاقات الموجودات الثابتة والتأكد من احتساب الاستهلاك بشكل صحيح وأعطاء التعلميات لتعديل معدلات الاستهلاك حيث يطرأ ما يوجب التعديل.
التأكد من اشتراك الدائرة المالية فى الجردات الدورية للموجودات الثابتة والأصناف المخزونة ومن كفاية المخصصات والاستدراكات ومن سلامة الاحتياطات المتخذة لحماية أموال الشركة.
المحافظة على أصول وممتلكات الشركة من خلال مراقبة بياناتها بالدفاتر والسجلات وإجراء الجرد الدوري والمفاجئ عليها.
إتخاذ إجراءات التأمين علىاموال وممتلكات الشركة ضد المخاطر المختلفة وكذلك التامين على أمناء وأرباب العهد النقدية وما فى حكمها.
الأجور
مراجعة كشوف الرواتب والأجور ومستحقات الموظفين والاشراف على إجراءات صرفها نقداً بواسطة أمين الصندوق أو بواسطة التحويل إلى البنوك.
تدقيق جداول الرواتب والأجور شهرياً والتأكد من صحة احتساب الإضافات والحسومات على مستحقات الموظفين والعمال وإدخال أية تعديلات فى وضع الموظفين والعمال على ملفاتهم فى الكمبيوتر.
المشتريات
التأكد من تطبيق الشروط المالية للتعاقد أو الشراء الخارجي سواء فى العقود أو فى أوامر الشراء ولدي استلام الأصناف أو الخدمات.
التأكد من تطبيق الشروط المالية للتعاقد والشراء سواء فى العقود أو فى أوامر الشراء.
استلام وتحليل وتصنيف الاحتياجات المادية من كافة الدوائر والشركات التابعة والمشاريع المستقلة بموجب نظام تخطيط الاحتياجات يشمل نماذج موحدة تصله فى موعد محدد وتشمل توزيع الاحتياجات على الشهور أو الفترات المناسبة.
القيام بالاتصالات المبدئية واستدراج العروض وفق نماذج موحدة وشاملة كل النقاط والشروط المتعلقة بالسعر والشحن والتسليم.
الاشتراك فى عضوية أو رئاسة لجان البت فى عقود الشراء وتقديم التحاليل والتوصيات بخصوص تأمين أفضل الشروط وضمان التسليم فى الوقت المناسب للشركة الأم أو الشركات التابعة او المشتركة فى صفقات الشراء الموحد بما فيه مميزات التعاقد على التوريد المباشر لكل شركة على حده ومميزات التوريد على دفعات ضمن عقد واحد.
تدقيق صحة الاستلام حسب الشروط التعاقد وتدقيق وتوقيع طلبات الدفع أو التحويل فى حالة كون الاستلام فى المخازن المركزية التابعة للشركة الأم والاشراف والتأكد من الاستلام والتدقيق والتوقيع على الاستلام من قبل المخولين بالاستلام فى مخازن الشركات المتضامنة مع الشركة الأم فى عمليات الشراء الموحد.
تنظيم وتطوير نظام الشراء والتخزين بكافة مراحله وخطوات تنفيذه لتأمين الاحتياجا بشكل عملي واقتصادي بما فيه الاحتياجات الطارئة والمستعجلة مثل اشتراط المرونة فى التعاقد على التوريد ومثل توريد كميات محدودة فى الحالات الطارئة والمستعجلة عن طريق التلكس أو الفاكس وشحنها عن طريق الطيران ومثل دراسة وتحليل تكاليف التخزين وتجميد الأموال وبالتالي تقصير المسافة بين تاريخ الاستلام والدفع من جهة وبين تاريخ الاستخدام من جهة أخري.
دراسة تنظيم عمليات التبادل والتكامل بين الشركات التابعة مثل أن تتولي الشركات التجارية المحلية التابعة للشركة الأم الاستيراد بعد الحصول على توكيل حصري لتسويق المواد التي تحتاجها مجموعة الشركات التابعة ومثل تشجيع الشركات الصناعية التابعة على تصنيع هذه المواد بتكاليف أقل من سعر الاستيراد ومثل توحيد التخزين بالنسبة للشركات القائمة فى منطقة واحدة.
الاستعانة بدائرة الدراسات وتقديم المعلومات اللازمة لها لغرض دراسة وتحليل التكاليف المشار إليها ودراسة تحليل العرض والطلب على المدي القصير والطويل.
الاستفادة من مكاتب الشركة فى الخارج والتابعة لدائرة العمليات الخارجية فى كل ما يتعلق بالشراء والتوريد من نفس المنطقة واقتراح تعيين مندوب مشتريات من قبله فى ذلك المكتب إذا كان هذا الإجراء فائدة عملية

الضرائب
تسهيل مهمة المراجع الخاجري ومندوبي مصلحة الضرائب.
التأكد من تطبيق قوانين الضرائب والتأمينات فيما له علاقة باعمال الشركة.
الموردين

المبيعات

العملاء
بيان بالسقوف الإئتمانية المعتمدة من العضو المنتدب للموزعين والعملاء المتعاملين مع الشركة.
الاحتفاظ بقائمة الأسعار المعتمدة ومراعاة تحديثها مع كل تغير فيها يصدر من الإدارة العليا.
إصدار فواتير المبيعات من الحاسب الآلي بعد التأكد من استكمال المستندات طبقاً لدورة إصدار فاتورة (طلب إصدار فاتورة – أمر تسليم – إذن الصرف والخروج من المخازن).
استلام أوراق القبض المقدمة من العملاء وتحرير حافظة استلام أوراق قبض وتحرير إذن قيد لأوراق القبض وإدخالها بالحاسب الالي واستخراج حافظة أوراق القبض الإجمالية وتسليمها إلى امين الخزينة بعد المراجعة.
متابعة موقف العملاء من حيث السقوف الإئتمانية وآجال الديون والتحصيل وإرسال كشوف حساب دورية للعملاء للمطابقة.
متابعة الشيكات المرتدة من العملاء واتخاذ اللازم بشأنها.
تحرير اذون قيد اليومية الخاصة بالأعمال الموكلة إليه وإدخالها بالحاسب الآلي بعد المراجعة.
مراجعة تقرير المبيعات الدوري (اليومي – أسيوعي – شهري) الصادر من إدارة المبيعات.
إمساك التقارير الدورية عن: موقف العملاء وموقف التحصيل وأوراق القبض والشيكات المرتدة.
مراقبة تحصيل مديونيات العملاء والمدينون الآخرون.
الصندوق
صرف المدفوعات النقدية أو بواسطة الشيكات وفقاً لأوامر الدفع بما فيها سندات الصرف النقدي أو بواسطة شيك أو سندات الصرف النثرية بعد التأكد من صحتة المستندات المرفقة ومن وجود الموافقة اللازمة وفقاً للصلاحيات الإدارية والمالية المعمول بها.
صرف الرواتب والأجور للموظفين فى الأوقات المحددة وفقاً للمستندات الثبوتية الواردة من قسم المحاسبة.
استلام النقد والشيكات الواردة لدي كل عملية تحصيل وإصدار سندات قبض بها.
متابعة أعمال التحصيل يومياً واستلام النقد والشيكات المحصلة من المحصل.
سحب وإيداع النقد فى البنوك حسب الإجراءات المتبعة بهذا الخصوص.
مطابقة أرصدة الصندوق فى نهاية كل يوم.
الاحتفاظ بسجلات وملفات منتظمة وكاملة للمستندات الثبوتية المتعلقة بحركة الصندوق.
تحضير تقرير يومي بحركة الصندوق والبنوك وتقديمه إلى المدير المالي.
استلام بيانات الصندوق من أمين الصندوق يومياً والتأكد من دقة قيود حركة الصندوق ومن صحة المستندات المعنية بحركة القبض والصرف.
استلام النقدية والشيكات الواردة إلى الشركة.
استلام أوراق القبض الواردة من الحسابات وحافظة الإيداع بالبنك للتحصيل.
إمساك كشف حركة النقدية اليومي وكشف حركة الشيكات اليومي من واقع أذون الصرف وأذون التوريد وحوافظ الإيداع.
الاحتفاظ بخطابات الضمان الصادرة من الغير لصالح الشركة.

البنوك
الموافقة على فتح الاعتمادات المستندية أو دفع أية مبالغ عدا المشتريات من صناديق نثرية وذلك فى حدود الصلاحيات المعطاة له حسب لائحة الصلاحيات.
مراجعة كشوفات التسوية الخاصة بالبنوك شهرياً والأرصدة المتوفرة فى نهاية الشهر ووضع ملاحظاته ومن ثم رفعها إلى المدير المالي لاتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها.
إعداد كشوف التسوية الخاصة بالبنوك شهرياً وإظهار الفروقات (إن وجدت) وإعلام المدير المالي للمراجعة بشأنها وتحضير قيود التسوية اللازمة.
الإشراف على عمليات إصدار سندات الصرف وتحضير الشيكات المتعلقة بها بعد التأكد من صحة المستندات المرفقة ومتابعة الحصول على التواقيع اللازمة علي الشيكات وفقاً للصلاحيات المعمول بها.
متابعة حسابات البنوك من خلال الحاسب الآلي وتقديم بيان الأرصدة اليومية إلى رئيس الحسابات.
تحرير أذون توريد شيكات وأذون صرف الشيكات بعد مراجعة المستندات الدالة على التوريد أو الصرف.
تحرير الشيكات الصادرة بعد الحصول على الموافقة على الصرف من السلطة المختصة.
العلاقات الطيبة مع البنوك لتسهيل العمل.
أجزاء كشف التسوية لكشوف الحسابات الشهرية الواردة من البنوك ومتابعة الفروق بين كشف الحساب والدفاتر أو مخرجات الحاسب الآلي.
إمساك سجل خطابات الضمان الصادرة من الغير لصالح الشركة والتأكد من حفظها بخزينة الشركة ومتابعة مواعيد سريانها.
الاحتفاظ بصورة من خطابات الضمان الصادرة لصالح الغير وقيدها بسجل خاص بها ومتابعة تجديدها وإلغائها.
إمساك طلب فتح الاعتمادات المستندية ومراجعة المستندات اللازمة لفتح الاعتماد حتي وصول مستندات الشحن وإقفال الاعتماد.
إمساك التكلفة الاستيرادية للمشتريات من خلال الاعتمادات المستندية وفواتير المستخلص.
تحرير اذون قيد اليومية اللازمة لكافة الأعمال المكلف بها وبعد اعتماده يتولي إدخاله ببرنامج الحاسب الآلي.
إمساك التقرير الدوري عن خطابات الضمان والاعتمادات المستندية وتسليمه إلى رئيس الحسابات أو المدير المالي حسب الأحوال.

المخازن
الرقابة على حسابات المواد والأصناف ومتابعتها أولاً بأول والتأكد من صلاحية الصرف والاستلام من قبل الأشخاص المعنيين.
التأكد من رصيد أول العام المالي وتعديل الرصيد طبقاً للجرد الفعلي فى نهاية العام السابق.
مراجعة الأصناف الواردة للمخازن وإدخال بياناتها على الحاسب الآلي من خلال طلب الشراء ومحاضر الفحص والاستلام وأذون الصرف والخروج من المخازن بعد مطابقة المستندات ومراجعتها.
مراجعة الأصناف المنصرفة من المخازن على المستندات الدالة على الصرف طبقاً للدورة المستندية للمبيعات والمخازن وإدخال بياناتها على الحاسب الآلي.
إتباع سياسة التسعير بالشركة لكل نوع من الأصناف بالمخزن (خامات – قطع غيار – منتج تام ...) تاريخياً بعد كل خصم أو إضافة.
مراجعة البيانات الخاصة بتكلفة المنتج التام والواردة من قسم التكاليف وإثباتها ببرنامج الحاسب الآلي.
الاشتراك فى الجرد الدوري للمخازن والجرد السنوي والمطابقة الشهرية بين مخرجات الكمبيوتر وكارت المخازن المحفوظ بالمخازن.
تقييم المخزون فى نهاية العام طبقاً للجرد الفعلي وتقديم تقرير عن الفروق إلى مدير الشئون المالية.
مسئول عن بيان بالكميات المتواجدة من المنتج التام عند طلبه من إدارة المبيعات أو الإدارة المالية.
مراجعة البيانات الواردة من فروع الشركة وتوزيعها على الإدارة المالية حسب الاختصاص.
إمساك التقارير الدورية المطلوبة للإدارة العليا لتقديمها إلى مدير الشئون المالية
التكاليف
الإشراف على إعداد بيانات محاسبة تكاليف المنتجات والتأكد من صحة الأرقام والتحاليل الواردة فيها ومن أنها أعدت وفقاً للدورة التكاليفية المعتمدة.
التقارير الدورية
الإشراف على تحضير التقارير المالية من قبل الأقسام التابعة له ووضع ملاحظاته عليها والتأكد من ان التقارير المالية يتم توزيعها بالأوقات المحددة والإجابة عن أية استفسارات عن محتوياتها.
الإشراف على تحضير تقارير الرقابة على مصروفات وإيرادات الدوائر حسب نظام الموزانات التقديرية ومناقستها مع مديري الدوائر قبل رفعها إلى المدير العام.
الإشراف على عمليات جمع وتوحيد الحسابات والتقارير المالية الدورية بين الشركة الأم والشركات التابعة لها.
الإشراف على تحضير تقارير الرقابة الدوية حسب نظام الموزانات التقديرية وتوزيعها على مدراء الدوائر ورؤساء الأقسام بعد وضع ملاحظات مدير الشئون المالية عليها والإجابة عن أية استفسارات أو اعتراضات تطرأ من قبل مدراء الدوائر كل بالنسبة لدائرته.
تحضير التقارير المالية والحسابية المطلوبة فى نهاية كل شهر ورفعها إلى مدير الشئون المالية لمراجعتها ومن ثم توزيعها على مدراء الدوائر ورؤساء الأقسام حسب ما يخص كل منهم.
تقديم التقارير والبيانات المقارنة فى المواعيد المحددة.
تصميم البيانات والتقارير الدورية والشهرية والسنوية اللازمة لغرض الإشراف الفعال من قبل الإدارة المالية والإدارة العليا للمجموعة على كافة الشركات التابعة والمشاريع والاستثمارات على أن تتم مناقشة واعتماد نظام التقارير من قبل مدير الشئون المالية وعلى أن يتم تحديد خط سير هذه البيانات والمسئولية عن كل خطوة من المنبع (محاسب كل شركة) إلى المصب (الإدارة العامة للشركة الأم) وعلى أن يشمل البيانات اللازمة فى مرحلتي التخطيط والرقابة.
استلام التقارير الشهرية من قسم المحاسبة والتي تضم النتائج الفعلية.
إعداد بيانات شهرية مقارنة إعطاء صورة تفصيلية وإجمالية عن سير العمل بموجب الخطة والتي على أساسها يتم مقارنة النتائج الفعلية مع تلك المقدرة.
تحضير التحاليل المالية والدراسات المالية الخاصة التي يطلبها منه المدير المالي.
الإشراف على إعداد موازين المراجعة والتقارير المالية الدورية ودراستها وتحليلها ورفعها للمدير المالي للموافقة ولعرضها على المدير العام.
المطابقات الحسابية

الحسابات الختامية
الإشراف على إعداد الحسابات الختامية للشركة الأم والتأكد من إنجازها فى الأوقات المحددة والمناسبة لإطلاع المدير العام.
إعداد الحسابات الختامية للشركة فى الأوقات المحددة لها ومتابعة تدقيقها وتصديقها من قبل المدققين الخارجيين.
إعداد الحسابات الختامية فى آخر السنة المالية.
الاشتراك فى عمليات الجرد الدوري والسنوي للموجودات الثابتة والمواد والمنتجات فى المخازن ومطابقتا مع أرصدة الحسابات.
الإشراف على إعداد الحسابات الختامية للشركة والتأكد من إنجازها فى الوقت المحدد لها وإطلاع المدير العام عليها ومتابعة تدقيقها وتصديقها من قبل المدققين الخارجيين.
استخراج موازين المراجعة الشهرية ومشاركة المدير الماليى فى إمساك المراكز المالية الدورية والقوائم المالية والختامية.
إمساك قيود التسويات الجردية فى نهاية العام المالي.
إمساك وإعتماد القوائم المالية الدورية (شهري – ربع سنوي – نصف سنوي) والختامية (فى نهاية العام) وعرضها على الإدارة العليا.
التحليل المالي
القيام بدراسة تحليلية للتراكم فى الحسابات المدينة والدائنة وللاستدراكات والاستهلاكات وغيرها مما تبرزه حركة الحسابات والتنسسق مع دائرة التدقيق الداخلي لوضع الملاحظات والمقترحات المناسبة مع التمييز بين ما يخص أجهزة المحاسبة وبين ما يخص أجهزة الإدارة والعمليات.
فريق العمل
تعيين "محاسب مشروع" لكل مشروع قيد التنفيذ وتنظيم عمله والإشراف عليه حتي نهاية المشروع.
وزيع المهام على موظفي القسم وتوجيه نشاطاتهم بشكل فعال لتحقيق أهداف المحاسبة المالية والمحاسبة الإدراية.
الإشراف على المحاسبين العاملين بقسم الحسابات.
إبداء الرأي فيما يتعرض له المحاسبون العاملون بالقسم من مشاكل محاسبية.
متابعة الأعمال التي يكلف بها المحاسبون بالقسم.
القيام بأعمال مدير الإدارة المالية أثناء غيابه.
عمل التقرير السنوي لتقييم العاملين بالإدارة واقتراح منح علاوات أو الترقية للعاملين بها.
تحديد احتياجات الإدارة من العمالة والمساهمة فى اختيار العاملين الجدد.
تدريب العاملين بالإدارة على أعمال الحسابات والميزانية.
الإشراف الكامل على أعمال الحسابات والعاملين بالإدارة.
مهارات
الشخصية
الحاسب الآلي
اللغات

الاصـــول الثـــابتة
عــــام
1- تحقق من قيام الإدارة بالجرد الفعلي للأصول الثابتة مرة سنويا على الأقل .
2- إطلع على أخر محاضر معدة لجرد الأصول وتحقق من كيفية معالجة الفروق الجردية .
3- تحقق من وجود نماذج سندات استلام أصول ثابتة مرفقة بقيود إضافات الأصول الثابتة مسجل بها بيانات الأصل وموقعاً عليها من الشخص الذي بعهدته الأصل والغرض الذي سيستخدم فيه الأصل
4- يجب ان يتم شراء الأصول الثابتة بناء على مرحلتين :-
أ‌- يجب ان تعد الشركة موازنة رأسمالية تظهر تفصيلاً كل المدفوعات المتوقعة لشراء اصول طويلة الاجل في المستقبل طبقا لنوع الاصل والتكلفة المقدرة والتاريخ المتوقع للشراء ويجب ان تكون معتمدة من مجلس الإدارة .
ب - تتعلق هذه المرحلة بالاعتماد عندما يتم طلب شراء الاصل بالفعل ، وتقوم الإدارة بتحديد مستويات المديرين المصرح لهم اعتماد شراء الاصول طويلة الاجل ، كما يفضل ان يتم اعتماد شراء البنود الرئيسية من قبل المكرم رئيس مجلس الإدارة ، أو المكرم المدير العام .
5- ضرورة وجود نظام للتفرقة بين المصاريف الايرادية والمصاريف الرأسمالية خاصةً مصروفات الصيانة وذلك بوضع مبلغ معين ما زاد عنه يعتبر مصروف رأسمالي .
مع مقارنة مصروفات الصيانة والاصلاح العام الحالي مع العام السابق .
الإجراءات المرحلية
1- مطابقة أرصدة حسابات الأصول الثابتة أول العام مع رصيد أخر العام السابق والظاهر بأخر ميزانية معدة للشركة للتحقق من دقة رصيد اول المدة .
2- إطبع حساب الأصول الثابتة على حسب تصنيفها للفترة السابقة ثم اختر عينة من الإضافات على الأصول الثابتة خلال الفترة السابقة وثبتها على ورقة العمل ثم قم بما يلي :
•افحص مرفقات سندات القيود المحاسبية وتأكد من أسم الأصل – التاريخ – المبلغ .
•راجع احتساب التكلفة وصحة القيد المحاسبي ( التوجيه المحاسبي )
•افحص شهادات الملكية من إستمارات وصكوك ملكية وتأكد من أنها بأسم الشركة
•تأكد من تسجيل الإضافات المشتراه في حساب الأصول بالتصنيف الصحيح .
3- بالنسبة للأعمال تحت التنفيذ
أ- راجع أوامر العمل والموافقات عليها والمستندات المؤيدة لها وتسجيلها في الحسابات المعنية وتتبع تسجيلها بحساب الأصول الثابتة بعد انجازها .
ب-تأكد من صحة توزيع التكاليف على الأصول المنشأة داخلياً ، مثل المواد الخام والبضاعة المسحوبة من المخازن وتكلفة العمالة ، وتحقق من سلامة رسملة تكلفة الإقتراض أثناء الإنشاء.
ج-تأكد من ان التكاليف المحملة تخص الأصل عن طريق تتبع عينة من التكاليف إلى المستندات الأصلية .
4- أختر عينة من الأصول الثابتة المقيدة بالسجلات وتحقق من وجودها فعلياً ، وبالعكس أختر عينة من الأصول الثابتة فعلياً وتحقق من صحة تسجيلها بالحسابات .
5- راجع حساب مصروفات الصيانة والإصلاح وأختر عينة منه وراجعها كما يلي :
•تأكد أن مصاريف الصيانة تمت بموافقة الإدارة .
•راجع عينة وافية من المبالغ المسجلة بالحساب مع المستندات المؤيدة ( المبلغ والتاريخ ) وتأكد أن الفواتير موجهة بأسم الشركة .
•تأكد من أن مصاريف الصيانة تتمشى مع سياسة الإدارة في الفصل بين المصاريف الرأسمالية والمصاريف الإيرادية .
6- من حساب الأصول الثابتة حسب تصنيفها أختر عينة من الحذوفات وقم بتثبيتها على ورقة العمل على ان تظهر المعلومات التالية :
- أسم الأصل . – القيمة الدفترية . -التكلفة . – سعر البيع .
- الإستهلاك المتراكم . – تاريخ البيع . – إستهلاك الفترة . – الربح/الخسارة.
ثم راجع العينة كالتالي :
•تأكد من أن الحذوفات تمت بعد موافقة الإدارة .
•راجع عقد البيع للأصل المحذوف .
•راجع صحة أحتساب الإستهلاكات والربح أو الخسارة الناتجة عن الحذف .
•لاحق التكلفة ومجمع الإستهلاك إلى حساب الأصول وتأكد من أنها استبعدت منه.
•لاحق قيمة البيع إلى سند القبض أو حساب العملاء .
•في حالة إتلاف الأصل- الإهلاك الطاريء - تأكد من ذلك بالرجوع إلى محضر الإتلاف المعتمد من المفوضين بإعتماد الإتلاف ضمن حدود المبالغ المسموح لهم بها .
الإجراءات النهائية
1- أحصل على كشوف تفصيلية للأصول الثابتة وإستهلاكاتها على أن يوضح فيها ما يلي :
- أسم الأصل - تاريخ الشراء - التكلفة في أول العام - الإضافات - الحذوفات - التكلفة نهاية العام - الإستهلاك المتراكم في أول العام - استهلاك العام - الحذوفات -الإستهلاك المتراكم نهاية العام - صافي القيمة الدفترية أول العام - صافي القيمة الدفترية نهاية العام 000 على ان يتم تجهيز كشوف مستقلة لكل نوع من الأصول .
2- طابق المبالغ الإجمالية بالكشوف مع حسابات الأستاذ .
3- راجع صحة إحتساب أقساط الإهلاك من خلال إعادة عمليات الضرب والجمع .
4- التحقق من كفاية معدلات الإهلاك المطبقة ، ومن الثبات في تطبيقها من عام لآخر .
5- اربط الإضافات الظاهرة بالكشوف أعلاه مع دراستك للإضافات خلال العام .
6- اربط الحذوفات الظاهرة بالكشوف أعلاه مع دراستك للحذوفات خلال العام .
7- أكمل فحص الإضافات المرحلي ليشمل الفترة المتبقية من تاريخ الفحص حتى نهاية العام .
8- أكمل فحص الحذوفات المرحلي ليشمل الفترة المتبقية من تاريخ الفحص حتى نهاية العام .
9- إفحص وثائق التأمين على الأصول وتأكد من مدى كفايتها وصلاحيتها .
10- لأغراض إعداد القوائم المالية والمراجع الخارجي تأكد مما يلي :
•أن ملكية الأصول الثابتة لا تزال بأسم الشركة حتى تاريخ إعداد القوائم المالية .
•لا يوجد أي تغير في السياسات المحاسبية المتعلقة بالأصول الثابتة .
•أن رسملة مصاريف الصيانة تتم وفقاً لسياسة محددة .
12- تأكد من سلامة أرقام المقارنة لمفردات الأصول الثابتة ومجمع الإهلاك والتي تمثل أرصدة العام الماضي وذلك لأغراض التحليل المالي .
13- تحقق من موقـف الأصـول المتوقفة عن العمل وهـل هناك كشـوف بها ، وما هي الإجراءات التي أتخذت حيالها .
14 – أدرس أية مشاريع تحت التنفيذ كالتالي :
1- افحص الإتفاقيات الموقعة مع المقاول ولخص البنود الهامة بها .
2- راجع شهادات التنفيذ ( المستخلصات ) المقدمة من المقاول وقارنها مع الإتفاقية المبرمة معه ومع الدفعات لتاريخه .
3- لاحق المواد المنصرفة من المخازن مع سندات صرفها وتحقق من صحة ذلك .
4- لاحق الأجور المحملة إلى كشوف تحميل الرواتب .
5- تحقق من أن جميع المشاريع تحت التنفيذ المنتهية قد تم إقفالها بحسابات الأصول الثابتة بالتكلفة الصحيحة .
6- تحقق من المشاريع تحت التنفيذ المتوقفة منذ فترة ولم تتم في موعدها وتحرى بدقة أسباب ذلك .
التحـــليل الـمــــالي
1- نسبة التداول = الأصول المتداولة / الخصوم المتداولة = ... مرة
(النسبة المقبولة 2 مرة أو 1.5مرة )
2-نسبة السيولة السريعة =( الأصول المتداولة – المخزون ) / الخصوم المتاولة = .. .مرة
(النسبة المقبولة 1 : 1 )
3- معدل دوران الأصول الثابتة = صافي المبيعات / صافي الأصول الثابتة = 0000 مرة
صافي المبيعات = المبيعات – ( المردودات + الخصم المسموح به ) .
صافي الاصول الثابتة = الأصول الثابتة – مجمع الإهلاك .
ويقيس هذا المعدل كفاءة الشركة في إدارة الأصول الثابتة ، وكذلك في التعرف على مدى كفاية إستثماراتها في الأصول الثابتة ، وكلما زاد هذا المعدل دل على كفاءة الشركة في ذلك .
4- معدل دوران إجمالي الأصول = صافي المبيعات / إجمالي الأصول = 0000 مرة
يستخدم هذا المعدل لقياس مدى نجاح الشركة في إستخدام كل الموارد المتاحة لها & وإذا كان المعدل في زيادة عن الأعوام الماضية ( أو عن الشركات المماثلة لو أمكن ذلك ) دل ذلك على أن حجم المبيعات يتناسب مع إجمالي حجم الإستثمار في الشركة وان حجم الأصول بالشركة مناسب ، وإذا كان المعدل منخفض دل ذلك على عدم تناسب حجم المبيعات مع إجمالي الأستثمار بالشركة مما يجب معه إتخاذ قرارات هامة إما لزيادة المبيعات أو لخفض والتخلص من بعض الأصول بالبيع والعمل على الإنتفاع بالطاقة الإنتاجية بالكامل .
5- إنتاجية الأصول الثابتة= صافي الأصول الثابتة / صافي المبيعات
تكشف هذه النسبة إنتاجية الريال المستثمر في الأصول الثابتة من المبيعات .
6- العائد على الأصول = ( الأرباح الصافية + الإهلاك ) / إجمالي الأصول
كلما أرتفعت تلك النسبة دل ذلك على كفاءة سياسات الشركة الأستثمارية والتشغيلية .
ويتم مقارنة تلك المعدلات بالمعدل في السنوات الماضية & وبالشركات المماثلة إن امكن ذلك .

هذا وأرجو من الأخوة الكرام إبداء الرأي في هذا البرنامج

الموضوع النظام المحاسبي للمؤسسات الغير حكومية

محتويات النظام

• الجزء الأول: العمليات المحاسبية.

• الجزء الثاني : إدارة النقد لدى البنوك.

• الجزء الثالث : إدارة ومحاسبة المنح

• الجزء الرابع : نظام الدفعات

• الجزء الخامس : نظام صندوق النثرية

• الجزء السادس : نظام الرواتب

• الجزء السابع : نظام النفقات مهمات السفر

• الجزء الثامن : إدارة الموجودات الثابتة

• الجزء التاسع : ادارة المشتريات

• الجزء العاشر : إدارة المخزون

• الجزء الحادي العشر: الجرد

• الجزء الثاني عشر: التقارير المالية

• الجزء الثالث عشر: ملحق بالرقابة المالية

الجزء الأول

العمليات المحاسبية

يشمل النظام المحاسبي عمليات تسجيل وتبويب العمليات وتصميم المستندات والدفاتر وتحديد الإجراءات التي تتب في جمع المعلومات المختلفة والمتعلقة بالمعاملات المالية للهيئة وطرق تسجيلها ووسائل الرقابة عليها وأساليب عرض نتائجها.

وبالتالي فأن النظام المحاسبي يشمل ما يلي:

أ‌. تسجيل العمليات من خلال:

1. تحليل الوثائق المستندية استنادا إلى مراكز التكلفة والذي يعتبر فيه المشروع وحدة التكلفة الرئيسية ومن ثم الرجوع إلى دليل الحسابات التي تأثرت.

2. استخدام برنامج محاسبي.

3. ترحيل العمليات من اليومية إلى الاستناد وهذه الخطوة تحصل آليا من خلال برنامج محاسبي.

تلخيص العمليات:

4. القيام بالتسويات وقيود الإقفال اللازمة.

5. تحضير القوائم المالية والتي تشمل

‌أ. قائمة النشاطات "قائمة الإيرادات والمصروفات".

‌ب. قائمة الميزانية العمومية

‌ج. قائمة التدفق المالي.

عناصر النظام المحاسبي

يتكون النظام المحاسبي من العناصر التالية:

1. دليل الحسابات.

2. المستندات

3. نظام القيد المحاسبي

4. برنامج محاسبي

5. القوائم المالية

6. الآلات والمعدات

7 . التعليمات

8. الموظفين

دليل الحسابات

إن أهم خطوة في تصميم النظام المحاسبي هي إعداد دليل للحسابات. وهي عبارة عن قائمة بالحسابات التي من المتوقع أن يستخدمها المشروع. هذه القائمة تحتوي على أسماء الحسابات وأرقامها. فعند تصميم دليل الحسابات يراعى عادة ترتيبها بالطريقة التي ستظهر فيها الحسابات في القوائم المالية التي تعتبر مخرجات، مع التركيز في تصميم دليل الحسابات على اعتماد المشروع أو البرنامج المعين كوحدة تكلفة أساسية مما سهل إخراج التقارير الخاصة بكل مشروع، ولتسهل استخدام الحسابات والمعلومات يفضل ترقيم هذه الحسابات بطريقة يسهل مع الوقت تذكرها. ومن أسهل الطرق استخداما هي ترقيم الحسابات حسب ظهورها في القوائم المالية مما يعني انه يتم ترقيم الأصول أولا ثم الالتزامات وهكذا.

المستندات

1. مستند القبض

ويعد لإثبات المبالغ المقبوضة نقدا أو بشيكات ويجب أن يكون مرقما بشكل متسلسل وظاهرا على السند.

2. مستند الصرف

يعد هذا المستند لإثبات المبالغ المدفوعة من نظام الطاقم للأطراف الأخرى ويجب أن يكون مرقما بشكل متسلسل وظاهرا على القيد.

المقبوضات

‌أ. كل دخل أو إيراد للهيئة يجب أن يكتب به سند قبض.

‌ب. كل شخص يستلم دفتر سندات قبض يجب أن يمضي على استلامه على أن يشمل أرقام المستندات الموجودة بداخله.

‌ج. أي خطأ في سند القبض يجب إلغائه وحفظه في ملف وعدم تمزيقه.

الجزء الثاني
إدارة النقد لدى البنوك
الهدف :

يهدف هذا الجزء إلى شرح سياسات و إجراءات التعامل مع صندوق المصاريف النثرية و حسابات البنوك في الهيئة. إتباع هذه السياسات و الإجراءات هي لضمان أن أرصدة النقد في الصندوق و حسابات البنوك و جميع المعاملات الحسابية معها تتم وفق الأسس و المعايير الهادفة لوجود صلاحيات إدارية و مالية، و ضمان سلامة الموجودات و البيانات، بالإضافة إلى التأكيد أن التبويب و التصنيف و استخراج البيانات المالية يتم بالشكل الصحيح . إن تطبيق هذه السياسات و الإجراءات سوف تضمن وجود إجراءات ضبط داخلي بهدف ضمان استخدام النقد في الهيئة بشكل متوافق مع أهدافها و نشاطاتها .

سياسات و إجراءات النقد لدى البنوك :

الأشخاص المخولون بالتوقيع :

• يتوجب توقيع مفوضين اثنين أو ثلاثة على أي شيك أو حوالة مالية من الهيئة وفقاً لحدود الصلاحيات المعتمدة في الهيئة على أن يتم تحديد المفوضين بالتوقيع من قبل أعلى هيئة بالمؤسسة.
• صلاحية التحويل من حساب بنكي إلى آخر خاص بالهيئة يتم تفويضها إلى مدير الهيئة مع مسؤولي الحسابات.
• يتم إعلام البنوك في نفس اليوم على أي تعديل يحصل على الأشخاص المخولين بالتوقيع و حدود صلاحيات التوقيع لكل فئة من التواقيع، و نماذج على التواقيع الجديدة .
• يتم الاحتفاظ لدى مسؤول الحسابات بقائمة مصدقة تحتوي على أسماء الأشخاص المخولين بالتوقيع و نموذج توقيع كل منهم .
• يتم ربط المبالغ الزائدة عن احتياج الهيئة الشهري في حسابات ودائع مربوطة لأجل و لدى البنك .
فتح حساب بنكي جديد :

أ‌. كافة حسابات الهيئة يجب أن تكون تحت اسمها الرسمي، تورد جميع أموال الهيئة إلى هذه الحسابات الخاصة .
ب‌. يتم فتح حسابات بنكية خاصة جديدة بناءً على احتياجات الهيئة و ضمان الحصول على أفضل الشروط و ذلك بتوصية مسؤول الحسابات و موافقة المدير العام، عادة تفتح الحسابات الجديدة لأغراض إيداع منح خاصة بمشاريع معينة فيها، و لضمان عدم اختلاطها بأموال المشاريع الأخرى.
ت‌. يحبذ عدم كشف الحسابات البنكية للهيئة إلا في حالات الضرورة القصوى، و بموافقة مسبقة من المدير العام .
ث‌. على مسؤول الحسابات متابعة ترتيب الحسابات البنكية. بما في ذلك العمل على تغطية أي حسابات مكشوفة من حساب بنكي آخر غير مقيد لمشروع محدد .
إغلاق حساب بنكي :
أ‌. يتم إغلاق أي حساب بنكي إذا كان رصيده صفر أو لا يوجد عليه حركة لمدة تزيد على ثلاثة أشهر أو بعد انتهاء عقد المنحة إذا كان الحساب خاصاً بمنحة محددة، إلا إذا كانت هنالك مبررات كافية لإبقاء هذا الحسـاب مفتوحـاً .
ب‌. عملية إغلاق حساب بنكي تكون مبنية على توصية مسؤول الحسابات و بموافقة المدير العام . يتم توثيق موافقة المدير العام على إغلاق حساب بنكي من خلال التوقيع على رسالة تطلب من البنك إغلاق الحساب .
ت‌. على مسؤول الحسابات تسليم جميع الشيكات غير المستعملة الخاصة بالحساب المراد إغلاقه إلى البنك في تاريخ إغلاق الحساب مع توثيق ذلك .
تعليمات المقبوضات النقدية :

• يتم قبض أي أموال ( نقدا، شيكات أو حوالات ) بموجب سندات قبض أصولية متسلسلة الأرقام.
• يتم إيداع جميع المقبوضات المستلمة في حساب الهيئة في البنوك في نفس اليوم .
• يتم الاحتفاظ بدفاتر سندات القبض المتسلسلة غير المستعملة لدى مسؤول الحسابات، و يتم إعطاء دفتر سندات قبض واحد للشخص الذي يفوضه المدير العام في عملية القبض النقدي من نشاطات الهيئة، إذا وجدت ضرورة لذلك .
الدفع النقدي بالشيكات و إجراءات توقيع الشيكات :

أ‌. يتم دفع أي مبلغ يزيد عن 20 دولار أمريكياً بشيك أو حوالة بنكية إلى حساب المستفيد، مع مراعاة ما جاء في البنود أعلاه .
ب‌. يتم تحضير الشيك من قبل مسؤول الحسابات، بعد استكمال كافة الإجراءات و توفير جميع الوثائق المطلوبة وفقاً للتشريعات المرعية و يكون الشيك محدداً لحساب المستفيد الأول .
ت‌. يتم استخدام دفاتر شيكات تتكون من نسختين و تحتوي على سند صرف لذلك للاحتفاظ بنسخة عن الشيك لدى مسؤول الحسابات .
ث‌. يتم توقيع الشيك أو/ و سند الصرف أولاً من قبل مسؤول الحسابات بعد تحقيق كافة الوثائق المعززة و توقيعها، و التأكد أنه تم إتباع تعليمات المؤسسة في عملية الشراء أو تقديم الخدمة التي سيتم دفعها بهذا الشيك .
ج‌. بعد توقيع الشيك و الوثائق المتعلقة به من قبل مسؤول الحسابات، يرسل الشيك و تلك الوثائق إلى الشخص و الأشخاص الآخرين المخولين بالتوقيع وفقاً للتعليمات .
ح‌. قبل التوقيع على الشيك يتم مراجعة الوثائق المعززة للشيك و التأكد أنها تمت وفقاً لتعليمات المؤسسة و أنها موقعة من قبل الأشخاص المخولين لذلك .
وقف صرف الشيك :

من الممكن إصدار قرار بتوقيف صرف شيك، في حالة وجود طلب إيقاف خطي من المستفيد من الشيك في حالة فقدانه أو تلفه. يتم إصدار شيك جديد بعد فترة شهر من الحصول على تعزيز من البنك خاص بعملية الإيقاف .

تعليمات السلف :

أ‌. يتم إعطاء سلفة لأي موظف من موظفي الهيئة و ذلك لتغطية مصاريف محددة سوف يدفعها الموظف خلال السفر أو التنقل لأغراض عمل يخص الهيئة .
ب‌. تكون حدود صلاحيات الموافقة على إعطاء السلف للموظفين وفقاً لحدود صلاحيات المشتريات المبينة في هذه التعليمات .
ت‌. يوقع الموظف الذي يستلم هذه السلفة في حساب خاص و تعتبر كذمة لحدود صلاحيات المشتريات المبينة هذه التعليمات .
ث‌. على الموظف الذي يحصل على سلفة أن يقدم كشف بالمصاريف الفعلية التي أنفقها من السلفة معززاً بالمستندات الرسمية .
ج‌. يتم اعتماد هذه المصاريف من المستوى الإداري المناسب في الهيئة وفقاً لحدود صلاحيات المشتريات و يتم تسوية حساب السلفة مع الموظف بعد اعتماد تلك المصاريف .
سلف أخرى :

أ‌. لا يجوز إعطاء أي موظف سلفة شخصية من صندوق الهيئة .

ب‌. يجوز إعطاء الموظف المسئول عن المشتريات النثرية مبلغ تحت الحساب للقيام بمشتريات تخص الهيئة من صندوق المصاريف النثرية بعد توقيع المستلم على مستند خاص بذلك، يتم تسويته بعد إتمام عملية الشراء و تسليم الفواتير و الوثائق المعززة لعملية الشراء .

ت‌. يتم إتباع نفس تعليمات صندوق المصاريف النثرية في عملية الدفع النقدي الخاص بالسلفة المبينة أعلاه .

الأمانات و التأمينات :

1. تمثـل الأمانات مبالغ مقبوضة أو متقطعة كوديعة تحفظ لحساب مستحقيها لصرفها على نشاط معين أو غاية محددة .

2. تمثل التأمينات مبالغ يدفعها أشخاص أو مؤسسات للهيئة لضمان حقوق الهيئة بذمة الغير و هي تخضع في قبضتها و صرفها للأحكام المحددة في هذه التعليمات .

نظام إعداد التسويات البنكية :

أ‌. يتـم استخدام نموذج محــدد لإعـداد التسـويات البنكية بحيث يحتوي على اسم و عنوان البنك و رقم الحساب .
ب‌. يتم تحضير تسويات بنكية لكل حساب من حسابات البنوك الخاصة بالهيئة من قبل مسؤول الحسابات .
ت‌. يتم تحضير التسويات البنكية على الأقل مرة بالشهر خلال عشرة أيام من انتهاء الشهر .
ث‌. في حالة الحسابات البنكية التي تزيد عدد الحركات الأسبوعية عليها عن 40 حركة أسبوعياً يتم إعداد تسويات بنكية أسبوعياً لتلك الحسابات .
ج‌. يتم مراجعة و توقيع جميع التسويات البنكية من قبل المدير العام .
ح‌. في حالة وجود مبالغ عالقة في التسويات البنكية لفترة تزيد عن شهر، يتم متابعة هذه المبالغ من قبل مسؤول الحسابات لاتخاذ الإجراءات اللازمة لتحديد سبب ذلك. في حالة بقاء المبالغ عالقة لفترة تزيد عن ثلاثة أشهر، يتم إبلاغ المدير العام لاتخاذ الإجراءات الضرورية .
الجزء الثالث
إدارة و محاسبة المنح
الهدف :

يهدف هذا الجزء إلى وضع السياسات و الإجراءات الخاصة بمحاسبة و الرقابة على إيرادات و إدارة المنح الخاصة بالهيئة، الهدف من هذه الإجراءات التأكد أن جميع إيرادات الهيئة و الذمم المدنية المترتبة عليها، يتم الاعتراف بها و تسجيلها في السجلات المحاسبية وفقاً للأصول و التشريعات المرعية و يتم إنفاق هذه الإيرادات لتحقيق أهداف الهيئة و وفقاً للاتفاقيات مع الجهات المانحة .

مصادر الدخل :

المنح و التبرعات :

أ‌. منح غير مقيدة، تستطيع إدارة الهيئة استخدامها لأي مصروف خاص بالهيئة .
ب‌. منح مقيدة من قبل الجهة المانحة ليتم إنفاقها على نشاط محدد في الاتفاقية بين الهيئة و الجهة المانحة .
مصادر الدخل المتوقعة من نشاطات الهيئة :

أ‌. أنواع الإيرادات المتوقعة من نشاطات الهيئة .

• تبرعات محلية .
• رسوم عضوية .
• أخرى .
ب‌. يتم اعتماد طريقة الحصول على الإيرادات المتوقعة من نشاطات الهيئة، من قبل أعلى هيئة في المؤسسة بتنسيب من المدير العام. و بإشراف كامل من مسؤول الحسابات .

سياسات و إجراءات إدارة المنح :

نظام إدارة المنح :

أ‌. يتم فتح حساب بنكي خاص لكل منحة مقيدة لغاية محددة وفقاً للاتفاقية مع الجهة المانحة.
ب‌. يتم إعداد موازنة نقدية لكل منحة مقيدة من قبل مسؤول الحسابات، تشمل على جدول زمني للتواريخ المتوقعة لنفقات المنحة .
ت‌. يتم إيداع النقد الذي يزيد عن احتياجات شهر واحد في حساب ودائع لأجل لدى البنك و ذلك وفقاً للموازنة النقدية .
ث‌. الفوائد المحصلة نتيجة استثمار أموال المنح لدى البنوك، يتم التصرف بها وفق الاتفاقية مع الجهة المانحة. في حالة عدم وجود قيود على تلك الفوائد، تعتبر إيرادللهيئة .
ج‌. يقتصر الصرف من الحساب البنكي الخاص بكل منحة على المصاريف الخاصة بمشروع المنحة وفقاً لموازنة المنحة الموافق عليها من قبل الممول .
الإدارة المالية للمنح :

أ‌. يقوم مسؤول الحسابات بإعداد ملخص لشروط الاتفاقية الخاصة بكل منحة، من أجل تلخيص و إظهار أية متطلبات أو شروط خاصة ليتم مراعاتها خلال تنفيذ مشروع المنحة .
ب‌. قبل القيام بأي عملية صرف من حساب المنحة، يعمل مسؤول الحسابات على التأكد بأن عملية الصرف متوافقة مع موازنة المنحة، و وفقاً لشروط الاتفاقية مع الجهة المانحة .
ت‌. يجري مقارنة المصاريف الفعلية التي يتم صرفها من كل منحة مع الموازنة الخاصة بتلك المنحة، على أن يتم إعداد تقارير مالية شهرية لتعكس نتائج علمية المقارنة .
ث‌. في برنامج المحاسبة الآلي، يتم فتح حساب مستقل لكل منحة على حدى و في حالة وجود نظام يدوي يتم اعتماد دفتر خاص بكل منحة على حدى بحيث يتم قيد جميع العلميات المالية الخاصة بالمنحة. يتم تصنيف حسابات المنحة وفقاً لتصنيف الحسابات في موازنة المنحة .
ج‌. يتم إعداد التقارير المالية الخاصة بكل منحة مباشرة من برنامج الكمبيوتر الخاص بالمحاسبة. في حالة إجراء أي تعديل على هذه التقارير، يجب أن يكون هذا التعديل موثق لتوضيح سببه .
ح‌. إذا تبين أن مبلغ المنحة سيكون غير كافي لتغطية الغاية التي وجدت من أجلها، يتم إبلاغ الجهة المانحة أن المصاريف الفعلية سوف تتجاوز الموازنة للحصول على موافقة مكتوبة لتغطية المبلغ المطلوب، إذا أمكن .
خ‌. في حالة عدم موافقة الجهة المانحة على تمويل المصاريف الإضافية يتم البحث عن مصادر تمويل أخرى بأسرع وقت ممكن. و في حالة تعذر ذلك، يتم إعادة النظر بالتكاليف لتكون في حدود مبلغ المنحة .
د‌. على مسؤول الحسابات التأكد من التزام الهيئة بكافة بنود الاتفاقية مع الجهة المانحة، في حالة ضرورة أي تعديل على الاتفاقية يتم بموجب اتفاقية مكتوبة أو مراسلات موثقة مع الجهة المانحة، قبل أن يتم هذا التعديل .
ذ‌. يتم إبلاغ المدير العام بأي مخالفات تمت على الاتفاقية مع الجهة المانحة ليتم اتخاذ الإجراءات الضرورية .
ر‌. في حالة وجود متطلبات خاصة للجهة المانحة في القيام بعملة شراء يختلف عن نظام المشتريات الخاص بالهيئة، يتم مراعاة تلك الإجراءات المحددة بالاتفاقية مع الجهة المانحة مع مراعاة عدم مخالفة التشريعات المرعية في المؤسسة .
ز‌. يتم إعداد تسويات بنكية بشكل دوري على الأقل شهرياً لكل من الحسابات البنكية الخاصة بالمنح من قبل مسؤول الحسابات، و يتم مطابقة كل تسوية مع كشف بيان المقبوضات و المدفوعات الخاص بالمنحة. على أن يتم مراجعة و توقيع جميع التسويات البنكية و التأكد من صحة إعدادها من قبل المدير العام .
س‌. يتم توثيق اسم المشروع أو / و الجهة المانحة على جميع المستندات المحاسبية أوامر الشراء، طلبات الشراء الداخلية و فواتير المشتريات، و ذلك بهدف تسهيل عملية تبويب تلك السندات في برنامج الكمبيوتر الخاص بالمحاسبة أو النظام اليدوي .
ش‌. في حالة الحصول على منح بعمله أجنبية غير العملة الرئيسية للمؤسسة ، يتم في برنامج المحاسبة الاحتفاظ بحسابات المنحة بالعملة الأجنبية بالإضافة. إلى العملة الرئيسية للهيئة .
الجزء الرابع

نظام الدفعات

إن عملية دفع مقابل خدمات أو مشتريات أو راتب لموظفي الهيئة أو أية دفعات تقوم الهيئة بدفعها من حساباتها في البنوك بواسطة شيكات وسواء كانت كبيرة أو صغيرة يجب إتباع التالي:

1. عدم استلام المحاسب المستندات المراد دفعها يقوم المحاسب بالتأكيد من صحتها من جميع النواحي.

‌أ. التأكد من وجود حساب خاص بها في الموازنة

‌ب. يجب أن تكون المستندات تحمل توقيع مدير عام الهيئة.

‌ج. يجب أن تكون المستندات قانونية أو أصلية.

2. بعد عملية التأكد من إن المستندات قانونية أو أصلية.

3. يقوم المحاسب بتسجيل كافة المعلومات على سند الصرف بخصوص نوع الحساب والبنود ورقم الشيك والمبالغ ونوع العملة.

4. بعد ذلك يوقع المحاسب على المستند ثم يرسله إلى المدير العام للهيئة لتوقيعه مع الشيك.

5. يصل المستند إلى المدير كاملا أي سند الصرف والشيك وكافة الأوراق الرسمية والمستندات التي تؤيد الدفع.

6. يقوم المدير بتوقيع الشيك وسند الصرف، وفي حالة وجود أية نقطة مهما كانت صغيرة أو اعتراض من المدير يجب ان يعاد الشيك وسند الصرف مباشرة إلى المحاسب.

7. جهاز الحاسب وبرنامج محاسبة يقوم بترقيم سندات لصرف تسلسل ولا يحفظ إلا بأرقام سندات الصرف والشيكات التي تم اعتمادها فقط.

8. عند تسليم الشيك يجب الاهتمام بالتالي جيدا:

‌أ. إذا كان الشيك لموظف / ة في الهيئة يجب ان يوقع على سند الصرف في المكان المخصص لذلك ويدون اسمه.

‌ب. إذا كان المستند من مقدمي الخدمات إلى الهيئة يجب ان يوقع المستفيد على السند ويعطي المركز سند قبض.

‌ج. في أي حالة وتحت أي ظرف ان الشخص المستفيد من دفعات الهيئة والذي يوجد له دفعة أو شيك ويريد ان يستلمه يجب عليه ان يسلم أو ينفذ كافة العقود أو الاتفاقيات أو المستندات التي ينص سند الصرف أو تعليمات المدير أو منسق المشروع أو المحاسب على القيام بها قبل تسليم الشيك.

الجزء الخامس

نظام صندوق النثرية

الأهداف: الهدف من المصاريف النثرية هو لتغطية المدفوعات التالية:

1. مدفوعات صغيرة وروتينية لا تحتاج إلى إصدار شيكات.

2. مدفوعات مقابل فواتير مشتريات صغيرة لا تحتاج لشرائها عروض كثيرة.

3. مدفوعات مقابل مصاريف الهيئة الصغيرة مثل: المشروبات، السكر، القهوة، التنظيف...)

4. مدفوعات مقابل المهمات الصغيرة (200 شيكل كأقصى حد لدفعه من الصندوق).

نظامها:

1. تحديد السلفة بمبلغ (500) شيكل شهريا على أن يعاد تغذيتها عند الضرورة شرط توقيع المدير على الشيك وسند الصرف بالإضافة إلى المحاسب.

2. تدار السلفة للمصاريف النثرية من قبل المساعدة الإدارية وتحت إشراف قسم المحاسبة.

3. في حالة وجود فواتير كبيرة بنفس الفترة أو مجموعة من الفواتير الصغيرة ومجموعها كبير، يجب تحويلها إلى قسم المحاسبة من اجل إعداد شيك بها بدلا من دفعها من الصندوق.

4. يجب الاحتفاظ بالنقدية بهذه السلفة في صندوق أمين تحت إشراف المساعدة الإدارية والمحاسب يحق له دائما تفقد الصندوق وعمل جرد له في أي وقت ومقارنة الفواتير والدفعات مع المتوفر في الصندوق.

5. يمنع منعا باتا أن يتم تسليم الموظف سواء مقابل رواتبهم أو تحت أي اعتبار آخر من الصندوق وان وجد فإن لذلك يعتبر مخالفة.

6. مهما كان حجم المصروف أو الدفع يجب ان يعزز بمستندات رسمية والا فإنه يجب الحصول على موافقة المديرة كتابيا، ويحق للمدير الموافقة على صرف بدون سند رسمي مبلغ أقصاه 50 (خمسون) شيكل.

الاعتمادات:

1. سند صرف المصاريف النثرية يتكون من نسخة واحدة فقط.

2. لا تكون سندات الصرف للمصاريف النثرية مرقمة بل يوضع رقمها بعد دفعها.

3. المستندات والفواتير المرفقة مع السند يجب ان تكون أصلية.

4. عند تحضير سند صرف من المصاريف النثرية ويكون يخص برنامج من برامج الجمعية فإنه يجب الحصول على توقيع المدير العام على عملية الصرف من قبل الدفع (مثال دفع فواتير ورشة عمل تخص ورشة خاصة، يجب اعتماد تلك المصاريف من منسقيين البرامج).

إجراءات المحاسبة:

1. مراجعة سندات الصرف عند اقتراب نفاذ الصندوق من حيث صحة المستند من حيث التاريخ، نوعية الفواتير، والمستندات وتوقيع المستلم.

2. التأكد من صحة الاعتماد وتوقيع البرامج المستفيدة على سندات الصرف التي تخصها، وفي حالة عدم توافر صحة الاعتماد يعاد السند إلى البرنامج الذي يخصه، وفي حالة تكرار هذه الملاحظة لأكثر من ثلاث مرات يجب على المحاسب ان يوجد رسالة إلى من اجل معالجة المواقف.

3. قسم المحاسبة يقوم بتأكيد من وجود رصيد في الموازنة التقديرية لهذا المصروف وفي حالة عدم وجود رصيد يعاد المستند إلى البرنامج الذي طلبه أصدره مع إخبار المدير.

4. يقوم قسم المحاسبة بعد ذلك بتوجيه سندات الصرف محاسبيا بتدوين اسم ورمز الحساب المدين وتسجيلها على برامج المحاسبة وربطها بالتقارير المختلفة من حيث الصندوق والحسابات.

5. يفضل عمل ختم (Paid) من اجل ختم السند بعد دفعها وختم الفواتير والسندات المرفقة.

إعادة دفع المدفوعات من الصندوق:

1. عند وصول رصيد الصندوق إلى مبلغ لا يكفي أية مصروفات طارئة ويرجع تقدير ذلك المساعد الإداري على الصندوق من واقع خبرتها، يقوم قسم المحاسبة بمراجعة السندات التي تم دفعها ودفع المبلغ المطلوب إلى الصندوق بشيك ويجب ان يوقع الشيك وسند الصرف الخاص به من المدير.

2. في حالة وجود أية مشكلة يتم حلها بين المحاسب والمساعد الإداري بعد مراجعة المشكلة من كافة الجوانب، وإذا احتاج الموضوع ولم يتمكن المحاسب والمساعد الإداري من الوصول إلى حل وسط يتم التوجه إلى المدير وأخذ رأيه.

3. يقوم المساعد الإداري بسحب المبلغ من البنك وتغذية الصندوق ثانية.

4. في حالة حصول حالة طارئة وقام أحد الموظفين / ات بدفع أي مبلغ من حسابه الخاص وحصل على فاتورة رسمية أو مستندات رسمية فإنه يجب الحصول على موافقة المدير.

5. أي موجودات في صندوق الهيئة يعتبر ملك للهيئة ولو كان من ممتلكات أي شخص آخر.

6. أية خروقات تظهر في حساب الصندوق يجب ان تعالج فورا بعد عملية الجرد وسواء كانت زيادة أو نقص يعتبر ظاهرة غير صحيحة.

7. يحق للمحاسب عمل جرد فعلي ومفاجئ للصندوق من فترة إلى أخرى.

الجزء السادس
الرواتب والأجور
1. أي تعيين يجب ان يكون حسب مشاريع البرامج في الهيئة. ويجب ان يتم إعلام قسم المحاسبة حتى يفتح ملف جديد للموظف الجديد.

2. يجب دراسة لتعيين ومقارنته مع الميزانية المخصصة لكل برنامج في الهيئة والتي سبق وان حددت بالتنسيق مع الإدارة، وإذا لم يكن هناك وظيفة مدرجة ضمن الميزانية التقديرية فيجب الحصول على موافقة مسبقة وخطية من مدير الهيئة على التعيين.

3. تقوم المساعد بفتح ملف بإشراف قسم المحاسبة:

§ اسم الموظف / ة
§ وظيفته / ها
§ راتبه
§ تاريخ التعيين
§ قرار اداري بالتعيين
§ رقم الموظف / ة
§ الاجازات
§ البرنامج الذي يعمل / ن فيه وذلك من أجل تسهيل تحميل الراتب وأية مصاريف أخرى على نفس البرنامج مستقبلا.

4. يجب عمل كشف شهري بالرواتب وتعديله حسب البيانات المرفقة لذلك الشهر من علاوات أو إضافات أو خصومات ويجب الحصول على موافقة المدير على الرواتب بعد ذلك.

5. تدفع الرواتب إلى الموظف شهريا بواسطة شيكات بأسماء الموظفين ولا يدفع الراتب نقدا من الصندوق.

6. أي عمل إضافي أو خصومات يجب ان تكون معتمدة من مدير الهيئة بعد مراجعة قسم المحاسبة لها.

7. أي إيقاف للراتب أو اقتطاعات من الراتب يجب ان تكون معتمدة من المدير ويحق للموظف / ة الحصول على نسخة من تلك القرارات.

8. أي يوم يحسب للموظف يكون كالتالي راتب الموظف الإجمالي ÷ عدد أيام الشهر

9. على المحاسب ان يبقي الرواتب سرية ولا يسمح بالإطلاع عليها إلا فقط لمدير الهيئة ومجلس أمناء الهيئة الإدارية وان لا تعطى أية معلومات عنها أو عن قسم المحاسبة إلا بعد أخذ موافقة مدير الهيئة على ذلك.

الجزء السابع
نظام النفقات لمهمات السفر

نفقات السفر هي مصروفات تعتمد فقط من مدير الهيئة بعد أخذ رأي البرنامج الذي له صلة بتلك المهمات وهي مهمات من أجل العمل وتطويره أو المشاركة في دورات أو ندوات أو ورشات العمل.

1. مهمة السفر تكون بناء على كتاب رسمي من مدير الهيئة للموظف / آت أو في بعض الأحيان من الهيئة الإدارية ويجب توضيح الأسماء إذا كانوا أكثر من شخص.

2. يجب تحديد مدة المهمة تقريبا تاريخ السفر والرجوع.

3. المصاريف التي تدفع أثناء المهمة:

‌أ. تذاكر السفر تدفع مباشرة من قبل الهيئة إلا إذا تم تغطية ذلك من جهة أخرى.

‌ب. المياومات تدفع 30$ تقريبا داخل البلاد و 50$ خارج البلاد من كل يوم تتضمنه أيام السفر إلا إذا تم تغطية ذلك من جهة أخرى.

‌ج. تدفع المياومات لمدة المؤتمر فقط وأي أيام زيادة تكون على حساب الموظف إلا إذا تم تغطية ذلك من جهة أخرى.

‌د. تدفع مصاريف من والى المطارات إلا إذا تم تغطية ذلك من جهة أخرى.

الجزء الثامن

إدارة الموجودات الثابتة

الهدف :

يهدف هذا الجزء إلى شرح السياسات و الأسس و القواعد الخاصة بالتعامل مع الموجودات الثابتة لضمان أن

أ‌. عملية مشتريات الموجودات الثابتة أو التخلص منها تتم وفقاً للتشريعات المرعية .

ب‌. عملية تصنيف و تسجيل و تبويب الموجودات الثابتة تتم بالشكل الصحيح .

ت‌. الموجودات الثابتة محفوظة بشكل آمن .

ث‌. استعمال الموجودات الثابتة يتم بصورة فعالة .

وصف السياسات :

رسملة الموجودات الثابتة :

يتم رسملة تكلفة الموجودات الثابتة التي يتم استخدامها من قبل الهيئة و تزيد قيمتها عن 100 دولار أمريكي،و فترة خدمتها تزيد عن 12 شهراً .

تصنيف الموجودات الثابتة :

أ‌. يتم تصنيف الموجودات الثابتة الخاصة بالهيئة وفقاً للبنود التالية : -
• سيارات .
• أجهزة كمبيوتر .
• آلات و أجهزة مكتبية خفيفة .
• أجهزة و أدوات مكتبية .
• المفروشات و الأثاث المكتبي .
• أخرى .
ب‌. عملية إقرار أي تصنيف جديد للموجودات الثابتة، يكون من صلاحيات مسؤول الحسابات .

إجراءات الرقابة على الموجودات الثابتة :

أ‌. يتم إعطاء رقم متسلسل لكل بند من الموجودات الثابتة .

ب‌. يتم استخدام سجل لتسجيل جميع الموجودات الثابتة المملوكة أو المستعملة من قبل الهيئة، يشمل هذا على جميع التفاصيل المتعلقة بكل بند من الموجودات الثابتة كما يلي : -

• رقم البند .
• وصف البند .
• الموقع الموجود فيه .
• تاريخ الشراء و الاستلام .
• التكلفة .
• نسبة الاستهلاك السنوي .
• قيمة الاستهلاك المتراكم .
• صافي القيمة الدفترية .
ج. يتم القيام بعملية جرد سنوية للموجودات الثابتة، على أن يتم مطابقة نتاج الجرد مع سجل الموجودات الثابتة. يتم توثيق عملية التسوية مع سجل الموجودات الثابتة، و التحقق من أسباب الفرو قات أن وجدت. عملية الإشراف على الجرد هي من مسؤولية مسؤول الحسابات .

ح. يتم الحصول على بوليصة تأمين أو كفالة من اجل تغطية تكلفة شراء الموجودات الثابتة المملوكة من قبل الهيئة أن أمكن .

إضافة و مشتريات الموجودات الثابتة :

أ. عملية شراء أي بند من الموجودات الثابتة تتم وفقاًً لتعليمات و إجراءات المشتريات الخاصة في الهيئة .

ب.إذا كان مصدر الموجودات الثابتة هو تبرع من أي جهة مانحة، يتم رسملة هذه الموجودات وفقا للقيمة السوقية بتاريخ الاستلام إذا كانت قيمتها تزيد عن 100 دولار أمريكي .

ت. يتم تسجيل أي موجودات ثابتة لا تزيد قيمتها عن 100 دولار أمريكي في سجل الموجودات الثابتة بقيمة دفترية دولار واحد .

عملية التخلص من الموجودات الثابتة :

أ‌. تكون عملية التخلص من الموجودات الثابتة من صلاحيات المجلس في الهيئة بناءً على تنسيب من المدير العام .

ب‌. في حالة اتخاذ قرار من قبل الهيئة ببيع الموجودات الثابتة الخاصة بالهيئة، يتم تقييم تلك الموجودات وفقا لقيمة السوقية لها بتاريخ البيع، و تتم عملية البيع بناءً على تلك القيمة .

استهلاك الموجودات الثابتة :

أ‌. مع مراعاة ما جاء في البنود أعلاه، يتم احتساب استهلاكات الموجودات الثابتة وفقا لنبدأ القسط الثابت، و على فترة زمنية قصوى من تاريخ الشراء و حتى التاريخ المتوقع لانتهاء العمر الافتراضي

ب‌. بنود الموجودات التي تم استهلاكها كليا يتم الاحتفاظ بها ضمن سجل الموجودات الثابتة مع الاحتفاظ بقيمة التكلفة و الاستهلاك المتراكم، و ذلك من اجل ضمان وجود سجل كامل لجميع الموجودات الثابتة بغض النظر عن قيمتها الدفترية .

الجزء التاسع

إدارة المشتريات

الهدف :

يهدف هذا الجزء إلى شرح الأسس و القواعد الخاصة بالتعامل مع جميع مشتريات البضائع و الخدمات في الهيئة .

وصف السياسات العامة

صلاحيات الشراء :

يتم الموافقة على أي عملية شراء مسبقاً ضمن حدود الصرحيات التي تحدد الهيئة.

سياسة الحصول على عروض أسعار المشتريات :

يتم الحصول على عروض أسعار لجميع المشتريات التي تزيد تكلفتها عن 300 دولار أمريكي. يتم الحصول على عروض الأسعار وفقاً للقيمة المتوقعة للمشتريات كما يلي : -

قيمة المشتريات بالدولار الأمريكي
عروض الأسعار المطلوبة

من 1 – 60
بدون عروض أسعار وفقاً لإجراءات صندوق المصاريف النثرية .

من 61 – 300
يتم الشراء من الموردين المعتمدين بمصادقة مسؤول الحسابات ما عدما ذلك يتم الحصول على 3 عروض أسعار .

من 301 – 500
3 عروض أسعار عن طريق الفاكس أو البريد عن طريق مسؤول الحسابات و مسؤول الدائرة المعنية .

أعلى من 500
طرح عطاء رسمي عن طريق وسائل الإعلام. مراجعة مستندات العطاء و اختيار المورد يتم من قبل لجنة المشتريات تحدد الهيئة .

سجل الموردين :

لدى مسؤول الحسابات يتم الاحتفاظ بسجل يتضمن أسماء موردين معتمدين من قبل إدارة الهيئة يتم الاتصال بهم في حالة إجراء عمليات الشراء. يتم اعتماد هذا السجل من قبل المدير العام و لمسئول الحسابات، و يتم تحديث السجل باستمرار لإضافة أو حذف أسماء الموردين .

لجنة المشتريات :

يتم تشكيل لجنة مشتريات بقرار من المدير العام. تتكون هذه اللجنة من ثلاثة أعضاء يكون المدير العام أو من يمثله أحد أعضائها. يتم تغيير أعضاء هذه اللجنة كل فترة ستة أشهر .

إجراءات المشتريات :

عملية الشراء :

أ‌. المشتريات الروتينية المتكررة التي لا تزيد قيمتها عن 20 دولار أمريكي، يتم شراؤها وفقاً لتعليمات صندوق مصاريف النثرية .

ب‌. يتم تحضير طلب شراء داخل (Purchase Request) لجميع المشتريات غير الروتينية و جميع المشتريات التي تزيد تكلفتها عن 20 دولار أمريكي.

ت‌. يتم تحضير طلب الشراء من قبل الشخص الذي يحتاج المشتريات و يتم اعتماد طلب الشراء من قبل المسؤول المباشر لهذا الشخص .

ث‌. يرسل طلب المشتريات إلى مسؤول الحسابات للتأكد من ودود موازنة في الهيئة للمشتريات المطلوبة

ج‌. يتم اعتماد طلب الشراء وفقاً لجدول صلاحيات المشتريات .

ح‌. يتم تحديد مواصفات المواد أو الخدمة المنوي شرائها من قبل رئيس الدائرة الذي يحتاج للمشتريات، أو من قبل لجنة مختصة للأمور التي تحتاج إلى خبرات خاصة .

خ‌. بعد اكتمال الإجراءات اللازمة الاعتماد طلب الشراء يتم تحضير طلب عروض أسعار .

د‌. تتم عملية طلب أسعار، استلام العروض، فتحها، دراستها اختيار المورد و توثيق ذلك، وفقاً لسياسة الحصول على عروض أسعار و اعتماد ذلك وفقاً لدول صلاحيات الشراء .

ذ‌. يتم تحضير أمر شراء (Purchase Order)، و إرسال أمر الشراء إلى المورد الذي تم اعتماده. يجب أن يحتوي أمر الشراء على كمية و نوع و مواصفات المشتريات، مع جدول زمني لتوريد المواد أو تقديم الخدمات إلى الهيئة .

ر‌. يتكون طلب الشراء من ثلاثة نسخ، نسخة إلى المورد و نسخة إلى الجهة أو الشخص المسؤول عن استلام المشتريات و نسخة إلى مسؤول الحسابات .

ز‌. يتم اعتماد اتفاقية مع المورد لجميع المشتريات التي تكون عالية. تشمل هذه الاتفاقية كافة المواصفات و الشروط التي تضمن حق الهيئة في الحصول على المواد أو الخدمات بأفضل جودة و وفقاً لجدول زمني محدد .

س‌. المعلومات الأساسية التي يتضمنها أمر الشراء : -

• رقم أمر الشراء و تاريخه .
• اسم المشروع الذي تخصه المشتريات .
• نوع السلعة / الخدمة .
• السعر و الجدول الزمني للدفع .
• الكمية المطلوبة.
• اسم القسم / الدائرة .
• تاريخ الطلب و التاريخ المطلوب لوصول المشتريات.
• توقيع المفوضين بالتوقيع وفق لجدول صلاحيات الشراء.
ش‌. يتم توقيع اتفاقيات لفترة زمنية محددة مع الجهات التي تقدم خدمات مستمرة للهيئة، و ذلك لتحديد أسعار و مواصفات الخدمات و التأكد من الحصول على أفضل الأسعار.

استلام المشتريات :

أ‌. يتم إستلام المشتريات من قبل لجنة تتكون على الأقل من شخصين .
ب‌. يتم تزويد اللجنة المسؤولة عن استلام المشتريات بنسخة من أمر الشراء و قرار الإحالة .
ت‌. عند استلام المشتريات يتم مقارنتها مع قرار الإحالة، و مع أمر الشراء أو طلب الشراء الرسمي و فاتورة المورد، من حيث الكمية، النوعية، السعر و تاريخ التسليم. و يتم توثيق هذه العملية بموجب ضبط استلام يوقع من لجنة الاستلام .
ث‌. عند استلام المشتريات يجب أن تكون مرفقة بالفاتورة الضريبية للمورد ( أو شهادة إرسال تتبع فيما بعد بفاتورة ضريبية ) يتم توثيق رقم أمر الشراء على الفاتورة الضريبية.
ج‌. يتم توقيع أو ختم فاتورة المرود من قبل اللجنة التي استلمت المشتريات أو تلقت الخدمة، و ذلك للتأكد أن عملية الاستلام تمت وفقاً للأصول و التشريعات المرعية .
ح‌. إدا كانت المشتريات عبارة عن تقديم خدمات لفترة زمنية تزيد عن شهر، يتم تقييم الخدمات المقدمة بشكل دوري و عند انتهاء فترة العقد، من حيث النوعية وفقاً للاتفاق الموقع، و كذلك يتم تحضير تقرير من قبل مقدم الخدمة لإعطاء ملخص عن الخدمات المقدمة للهيئة و تفاصيل تكاليف الخدمات .
خ‌. في نهاية مدة عقد هذه الخدمات، تقوم لجنة مختصة مكونة من ثلاثة أشخاص على الأقل تحددها لجنة المشتريات، من بينه رئيس الدائرة المعنية بمعاينة الوضع و تقديم الخدمات المقدمة و مقارنتها لشروط ومواصفات العقد مع مقدم الخدمات، و بناء على ذلك يتم تحضير سند استلام / تقييم، و توقيعه من أعضاء تلك اللجنة .
د‌. عند استلام فواتير الخدمات العادية مثل فواتير الهاتف، يتم مقارنة تلك الفواتير مع فواتير الشهر السابقة من قبل مسؤول الحسابات و توثيق أي لاختلافات جوهرية إن وجدت .
ذ‌. بعد استلام المشتريات من قبل اللجنة المسؤولة عن الاستلام، يتم تنظيم مستند إدخال لها أو تسليمها إلى الدائرة المعنية بعد توقيع مسؤول الدائرة على الاستلام و سند الإدخال .
ر‌. في حالة أن المشتريات المستلمة سيتم استهلاكها أو توزيعها خلال فترة زمنية تزيد عن أسبوعين و تزيد تكلفتها عن 50 دولار أمريكي، يتم الاحتفاظ بهذه المشتريات و تسجيلها وفقاً لتعليمات المخزون المبينة في أعلاه. و ينطبق على ذلك أيضاً، أية مشتريات أو مطبوعات يتم القيام بها بهدف البيع .
إرجاع المشتريات :

أ‌. عند معاينة المشتريات المستلمة، و إذا تبين بأن تلك المشتريات أو جزء منها غير مطابقة لشروط الاتفاقية مع المورد ( العقد، عرض الأسعار، أمر الشراء أو قرار الإحالة ) يتم رفض استلام تلك المشتريات و إرجاعها إلى المورد مع بيان أسباب الرفض .

الجزء العاشر

إدارة المخزون

تعليمات ادارة المخزون :
أ‌. في حالة أن المشتريات المستلمة سيتم استهلاكها أو توزيعها خلال فترة زمنية تزيد عن أسبوعين و تزيد تكلفة تلك المشتريات عن 50 دولار أمريكي، يتم تسجيل هذه المشتريات و الاحتفاظ بها وفقاً لتعليمات المخزون المبينة أدناه. و ينطبق على ذلك أيضاً مشتريات أو مطبوعات يتم القيام بها بهدف البيع .
ب‌. يتولى عملية حفظ سجل المخزون و المواد شخص يعينه المدير العام .
ت‌. يتم الاحتفاظ بسجل يحتوي على جميع المعلومات الخاصة بالمخزون من حيث الكمية، النوع و السعر، و يتم الاحتفاظ بالسجل لدى كل من مسؤول الحسابات و الشخص المسؤول عن المخزون. يتم تسجيل جميع حركات الإدخال و الإخراج على المخزون في هذا السجل .
ث‌. يتم الاحتفاظ ببطاقة مخزون لكل صنف على أن تحتوي هذه البطاقة على رقم الصنف، الاسم و جميع حركات الإخراج حركات الإخراج و الإدخال و الرصيد .
ج‌. يتم الاحتفاظ بالمخزون في منطقة مخصصة لذلك الهدف، على أن يتم مراعاة وسائل الأمان و الحفظ.
ح‌. يتم استخدام سند إخراج مواد في عمليات الإخراج لأية مواد من المخزون. تكون الموافقة على عملية إخراج المواد من المستودع من قبل مسؤول الحسابات حتى مبلغ 50 دولار أمريكي و ما يزيد عن ذلك يتم بموافقة مسبقة من المدير العام .
الجزء الحادي عشر
الجرد
‌أ. يتم إجراء جرد سنوي لكل الموجودات للمركز من أثاث وآلات ومعدات.. الخ.. ويقوم بهذا الجرد لجنة تختارها الإدارة.

‌ب. يتم إعطاء كل قطعة أو جهاز رقم يستخدم في عملية الجرد.

‌ج. يتم فتح سجل لكل قطعة يتم إدخال المعلومات فيه من تاريخ شراء قطعة التكلفة، مكان وجود القطعة، العمر الاستهلاكي، والسجل لسنوي وأي معلومات أخرى ضرورية.

الجزء الثاني عشر
التقارير المالية
الهدف :

الهدف من هذا الجزء هو ضمان أن :

أ‌. تحضير جميع التقارير المالية يتم وفقا للمعايير المحاسبية الدولية و مبادئ المحاسبة المتعارف عليها الخاصة بالمؤسسات غير الهادفة للربح .

ب‌. تحضير التقارير الدورية بشكل موثق و وفقا لاحتياجات الإدارة، هيئات المؤسسة و متطلبات الجهات المانحة .

ت‌. مراجعة التقارير المالية من قبل إدارة الهيئة بالوقت المناسب .

ث‌. حفظ جميع البيانات و المستندات المساندة لعملية إعداد التقارير بشكل آمن .

الموازنة التقديرية العامة للمؤسسة :

أ‌. يعمل مسؤول الحسابات على إعداد موازنة تقديرية سنوية خلال شهر تشرين الأول من كل سنة. تشمل الموازنة على جميع التكاليف و المصاريف المتوقعة خلال سنة موزعة حسب طبيعة نشاطات و مشاريع الهيئة. كذلك تحتوي الموازنة على الإيرادات المتوقعة لتغطية تلك التكاليف و المصاريف مع بيان تفصيل تلك الإيرادات .

ب‌. يتم بحث و دراسة و مناقشة الموازنة في اجتماع خاص يشارك به المدير، مسؤول الحسابات و مدراء الدوائر في الهيئة .

ت‌. يتم اعتماد الموازنة من المدير العام و أعلى هيئة إدارية في الهيئة حيث تتم المصادقة عليها .

التقارير الدورية المطلوب إعدادها :

التقرير المالي الشهري :

أ‌. يتم إعداد تقرير مالي شهري، خلال أسبوعين من انتهاء كل شهر، من قبل مسؤول الحسابات بالتنسيق مع المدير العام، و يتم اعتمادها نهائياً م قبل مسؤول الحسابات و المالية .

ب‌. يشمل التقرير المالي و الشهري على التقارير التالية :

• بيانات المركز المالي و النشاطات و التدفقات النقدية .

• بيان مصاريف النشاطات (Statement of Functional Expenses) .

• بيان إيرادات الهيئة و أوجه صرف تلك الإيرادات و المبلغ المتبقي .

• بيان أرصدة البنوك و التسويات البنكية لجميع أرصدة البنوك .

• تفاصيل أرصدة الذمم الدائنة و المصاريف المستحقة .

• تقرير الرواتب الشهرية .

ت‌. تشمل بيانات إيرادات و مصاريف البرامج و المشاريع على مقارنة بين المصاريف الفعلية و المخصصات المعتمدة في الموازنة .

تقارير الإيرادات و المصاريف الخاصة بالمنح :

أ‌. يتم إعداد تقرير شهري عن إيرادات و مصاريف المنح لكل منحة على حدى. يتم اعتماد هذه التقارير من مسؤول الحسابات و مدير الدائرة المسؤولة عن المشروع الذي تخصه المنحة. ثم يعرض التقرير على المدير العام. يحتوي هذا التقرير على ما يلي : -

• تقارير مقارنة لكل منحة تبن موازنة المنحة المعتمدة من قبل الممول و المصاريف الفعلية لكل بند من بنود الموزانة، و الفرق بين الموازنة و المصاريف الفعلية لكل بند و ذلك للشهر الحالي و تراكمي من تاريخ بدء مصاريف المنحة حتى نهاية الشهر .

• في حالة وجود حساب بنكي خاص للمنحة، يتم إعداد تسوية بنكية لهذا الحساب و يتم مطابقة هذه التسوية مع بيان المقبوضات و المدفوعات للمنحة .

تقارير نهاية السنة :

أ‌. يتم إعداد تقارير للجهات المانحة وفقا للشكل و المضمون الذي تحدده هذه الجهات، أن وجد، و يتم إرسال هذه التقارير للجهات المانحة في التاريخ المحدد من طرفهم .

ب‌. قبل تقديم التقرير للجهات المانحة، يتم مراجعة و اعتماد هذه التقارير من قبل مسؤول الحسابات و اعتمادها من قبل المدير العام .

تقارير نهاية السنة :

أ‌. مسؤولية إصدار تقارير نهاية السنة تقع ضمن مسؤولية مسؤول الحسابات .

ب‌. يتم إصدار التقارير و البيانات المالية الخاصة بنهاية السنة المالية، خلال شهر من تاريخ انتهاء السنة المالية .

ت‌. تشمل تقارير نهاية السنة ما يلي : -

• التقارير الشهرية التي تم إعدادها خلال السنة .

• تقرير مقارنة سنوية و ذلك لمصاريف الهيئة الفعلية خلال السنة و الموازنة. بالإضافة لعملية المقارنة لكل برنامج على حده .

• بيانات المركز المالي و النشاطات و التدفقات النقدية .

• بيان مصاريف النشاطات (Statement of Functional Expenses).

• بيان إيرادات الهيئة و بيان أوجه صرف تلك الإيرادات و المبلغ المتبقي .

• بيان أرصدة البنوك و التسويات البنكية لجميع أرصدة البنوك .

• ميزان المراجعة .

• تقرير مقارنة أرصدة المصاريف الشهرية .

• المصاريف المستحقة و المصاريف المدفوعة مقدماً .

• تفاصيل الذمم المدينة والدائنة .

• الجرد السنوي للمخزون، أن وجد .

• تحليل الرواتب الشهرية المجمع للسنة .

ث‌. يتم مراجعة و إقرار التقارير الخاصة بنهاية السنة من قبل المدير العام، و عرضها على أعلى هيئة إدارية في الهيئة لأغراض المراجعة و النقاش .

البيانات المالية السنوية :

أ‌. يتم تحضير البيانات السنوية للهيئة وفقا لمبادئ المحاسبة الدولية و مبادئ محاسبة المؤسسات غير الهادفة للربح خلال فترة شهر من نهاية السنة المالية.

ب‌. تتضمن البيانات المالية السنوية ما يلي : -

• بيان المركز المالي (الميزانية العمومية) .

• بيان النشاطات (الإيرادات و المصاريف) .

• بيان التدفقات النقدية .

• الايضاحات .

حفظ البيانات و التقارير المالية و المستندات

أ‌. يتم حفظ جميع المعلومات الخاصة بالنظام المحاسبي من الكمبيوتر بشكل يومي على أقراص كمبيوتر خاصة (Backup) و في حالة وجود نظام يدوي حفظ يتم حفظ الأصل في مكان آمن و النسخة من الأصل في مكان آمن آخر .

ب‌. بعد إصدار البيانات المالية السنوية المدققة، يتم حفظ مجموعة كاملة من التقارير المالية و السندات المحاسبية في ملف خاص يشمل ما يلي : -

• بيان المركز المالي و النشاطات و التدفقات النقدية .

• بيان مصاريف النشاطات .

• بيان إيرادات المؤسسة و توزيع هذه الإيرادات على مصاريف المؤسسة.

• بيان أرصدة البنوك و التسويات البنكية لجميع أرصدة البنوك .

• ميزان مراجعة .

• تقارير المنح .

• أستاذ جميع الحسابات .

ت‌. يتم الاحتفاظ بجميع المستندات المحاسبية و التقارير المالية الخاصة بالهيئة لمدة سبع سنوات على الأقل .

الجزء الثالث عشر

نظام الرقابة والضبط الداخلي

تعريف:

هو المجموع الإجراءات الداخلية المتبعة والتي تهدف إلى التأكد من صحة مختلف العمليات المالية والإدارية التي تنفذ في الهيئة، وقد تم تقسيم مجموعة هذه الإجراءات إلى العناصر التالية:

1. تحديد المسؤوليات وفصل المهمات:

تحدي وصف وظيفي مدد لكل موظف / ة يمكن من تقييم الأداء من الناحية الكمية والنوعية، ويؤدي إلى توفر آليات رقابة داخلية متكاملة من قبل مهمة إدارية ومالية محددة على مهمة إدارية ومالية مكملة لها، ويتمثل فصل المهام في فصل عمليات إعداد وتسجيل أو إدخال العمليات المحاسبية عن النقد في الهيئة، وقيام المحاسب بإجراء جرد للنقد المتوفر وتطابقه مع الأرصدة الدفترية بتاريخ محدد وكذلك فصل مهمة تسجيل حركة دوام الموظفين عن مهمة إعداد كشف الرواتب الذي يقوم به القسم المالي.

2. إجراءات المراجعة الداخلية:

بعد إعداد مختلف المستندات والقيود المحاسبية يتم المصادقة عليها من قبل مسؤول المالية في الهيئة بعد التأكد من ان هذه المستندات معززة بفواتير أو قرارات إدارية ومستندية لشروط الضبط الداخلي المتبعة.

3. نظام الرقابة على النقد في الصندوق ولدى البنك:

أ. يتم تخصيص سلفة نقدية للمصاريف النثرية بمبلغ لا يتعدى 200 شيكل الا بشيك مسحوب على حساب الهيئة في البنك، وبعد انتهاء مبالغ السلفة النثرية يتم إعداد كشف خاص بالمصاريف النثرية ورصيد السلفة في نهاية الفترة بحيث يدقق من قبل المحاسب ويقدم للمنسقة العامة للمصادقة عليه. أما بالنسبة للإيرادات النقدية لمختلف فروع الجمعية فيجب توريدها إلى المركز الرئيس ولا يجوز الصرف النقدي من هذه الإيرادات مباشرة لأن تغذية الصناديق تتم من خلا شيكات مسحوبة على بنك الجمعية.

ب. الرقابة على البنوك:

§ عملية الصرف تتم من خلال شيكات يوقع عليها مجتمعين كل من رئيس الهيئة وأثنين من مجلس الادارة الهيئة.

§ يتم عمل مطابقات بنكية شهرية مع البنوك وتقديمها مع تقرير شهري للبنك للمنسقة العامة للجمعية.

4. نظام الرقابة على المشتريات:

الإجراءات التي يجب استخدامها في عملية الشراء:

§ تقديم طلب شراء إلى المساعدة الإدارية في المركز للحصول على موافقة المستوى الإداري الأول في الهيئة بعد التأكد من ضرورته وتوفر رصيد له في الموازنة.

§ استدراج عروض للمشتريات التي تزيد عن 300$ ثلاثمائة دولار أمريكي.

§ تشكيل لجنة مشتريات لمناقشة العروض المقدمة واتخاذ قرار بالإحالة.

§ إعداد أمر شراء.

§ إعداد مذكرة استلام مواد توقع عليه الجهات المستلمة بعد التأكد من الكمية ومطابقتها للمواصفات المحددة.

§ تدقيق فاتورة المورد للتأكد من صحة الأسعار ومطابقتها للعرض.

5. نظام الموظفين والرواتب:

§ إعداد اتفاقيات عمل ومسمى وظيفي لكلل موظفة، نسخة للموظف ونسخة للحفظ في ملف الموظف ويحدد بالاتفاقية الوظيفية وشروط العمل والراتب المخصص للوظيفة.

§ إعداد كشف دوام يومي بإشراف ومراقبة المساعدة الإدارية يحدد فيه رقم الموظف / ة ووظيفتها وساعات بدء الدوام والمغادرة والغياب.

§ عمل نموذج خاص بالاجازات لمتابعة أرصدة أجازات الموظف / ة

§ إعداد كشف راتب شهري يحدد به إجمالي المستحق وإجمالي الاقتطاعات والراتب الصافي الذي يتم تحويله عبر رسالة خاصة إلى حسابات الموظفات / بن الشخصية في البنك بحيث يكون صرف الراتب بطريقة التحويل عبر البنك.

04-17-2008, 11:43 AM

احمد احمد علي عطاطره

مشارك مبتدئ

تاريخ التسجيل: Apr 2008

المشاركات: 3

مشاركة: مهام المحاسب

بعد التحيه والتقدير لجميع الاعضاء

منقول من مكان ما للاستفاده،

إجراءات الضبط الداخلى والمراجعة
أولا - الجهاز التنظيمى والمحاسبة العامة
الإجراءات
1- هل يوجد رسما حديثا للهيكل التنظيمى؟
2- هل يوجد وصف للوظائف ولوائح القائمين بها تبين ما يلى:-
• المسئوليات والصلاحيات المعطاة لكبار المسئولين فى الشركة.
• الأشخاص المفوضين بالدخول فى معاملات وتنفيذها.
• الأشخاص المسئولون عن الموجودات الثابتة.
• الأفراد المسئولون عن وظائف الضبط المالى.
3- هل تجهز تقارير مالية للادارة دوريا (مثلا كل شهر) تسمح بمقارنة أرصدة الحسابات مع التقديرات أو الميزانيات التقديرية؟
4- هل يتم تجهيز ميزانيات تقديرية؟
5- هل الميزانيات التقديرية معدة بشكل يمكن من المقارنة الفعالة مع النتائج الفعلية؟
وهل تراجع الانحرافات المهمة وتشرح أسبابها؟
6- هل هناك اجتماعات نظامية لمجلس الإدارة لوضع السياسات والأهداف, ومراجعة انجازات الشركة, لاتخاذ القرار المناسب؟ وهل تجهز محاضرة لهذه الاجتماعات؟
7- بالنسبة للمسئولين عن حيازة النقد: -
• هل يجرى التحرى عنهم قبل ترشحيهم؟
• هل يلزم التأمين عليهم ضد سوء الأمانة؟
• هل يوجد تأمين على النقد فى الطريق؟

8- هل لدى الشركة سياسات وإجراءات محاسبية مكتوبة؟
وهل يتم تبليغ تلك السياسات للموظفين؟
9- هل للمسئول الرئيسى عن المحاسبة فى الشركة صلاحية كافية فوق موظفى قسم المحاسبة وسجلات المحاسبة؟

10- هل يقوم بمسك الأستاذ العام أشخاص لا تشمل واجباتهم ما يلى:
• معالجة المقبوضات النقدية, واستلام البضاعة المشتراة, وشحن البضاعة الجاهزة.
• توقيع الشيكات, والموافقة على الفواتير, والموافقة على أوامر الشراء.
• مسك دفاتر الاستاذ والسجلات المساعد.
11- هل القدرة على الوصول إلى الأستاذ العام والسجلات المتعلقة به مقصورة على المسئولين عن الأستاذ العام.

12- هل يتم حفظ الاستاذ العام والسجلات المتعلقة به فى مكان أمين (مثلا خزانة محكمة الاغلاق وتكون ضد الحريق).
13- هل هناك تغطية تامين على موجودات الشركة كافية وفقا لتعليمات الإدارة؟
14- هل تراجع قيود اليومية ويوافق عليها أفراد معينون وفى المستوى المناسب من جهاز الشركة؟
15- هل تشرح جميع قيود اليومية وتؤيد مستنديا بشكل واف؟
16- هل الأشخاص المعينون لمراجعة قيود اليومية والموافقة عليها مستقلون عن تجهيزها؟
17- هل جميع قيود اليومية مقترنة بموافقة الإدارة.
18- هل تخضع جميع القيود المحاسبية لضوابط معينة للتأكيد من اكتمال دورتها المحاسبية.
19- هل تشمل جميع القيود المحاسبية على تعريف كاف بالحسابات التى يجب أن تسجل بها؟
20- هل حسابات الاستاذ العام مرتبة ومبوبة لما ييسر تجهيز البيانات المالية بشكل فعال؟
21- هل هناك تعليمات مكتوب وافية لتجهيز البيانات؟
22- هل تخضع البيانات لمراجعة, شاملة بما فى ذلك مقارنات مع الفترة السابقة ومع مبالغ الميزانية التقديرية من قبل المستويات المسئولة فى الشركة قبل اصدار هذه البيانات؟

ثانياً - المبيعات والذمم المدينة
الإجراءات
1- هل يوجد فصل بين وظائف المبيعات والموافقة على البيع الآجل والشحن وتجهيز الفواتير ووظائف النقد والمحاسبة؟
2- هل سياسات قبول طلبات البيع الموافق عليها محددة بشكل واضح؟
3- هل المسئوليات محددة فى طلبات البيع, والعملاء, والبيع الآجل, وشروط البيع؟
4- هل تجرى الموافقة على طلبات البيع بتفويض من الإدارة قبل الشحن؟
5- هل تسجل أرقامٍ جميع طلبات البيع الموافق عليها إلى أوامر الشحن, أوامر العمل, الفاتورة, سند التسليم, لائحة التعبئة؟
هل تتم الموافقة على هذه النماذج وهل تخضع لما يلى:
• الترقيم المسبق.
• تسجيلها فى دفتر تسلسلى أو الاحتفاظ بصورة عن جميع أوامر البيع الصادرة فى ملف واحد.
6- هل يتم تأدية خدمات للعملاء دون مقابل, وهل يتم الموافقة على ذلك من قبل الأشخاص المخولين؟
7- هل تراجع دوريا طلبات البيع التى لم يوفى بها بعد؟
8- هل يتم تبليغ موظفى المبيعات وقسم الفواتير بمعلومات الأسعار السياسات المتعلقة بأجور الشحن والبضاعة المستردة؟
9- هل يبلغ موظفى المبيعات والمحاسبة عن معدلات العمولات؟
10- هل هناك تعريف واضح لسياسة قبول مخاطر تسليف العملاء, ويتم تبليغ المعنيين بها؟
11- هل يجرى التحقق من الملاءة المالية للزبائن قبل ان يجرى التسليف لهم؟
12- هل هناك مراجعة دورية لحدود التسليف؟
13- هل يستلم الأشخاص الذين ٍيقومون بوظيفة التسليف معلومات فى حينها عن الحسابات المتأخر تسديدها؟
14- هل يتم تبليغ الأشخاص المسئولين عن الموافقة على طلبات البيع عن حدود التسليف, وعن أى تغير فى حدود التسليف أولا بأول؟
15- هل تشحن البضاعة استنادا إلى أوامر بيع موثقة وموافق عليها من الإدارة؟
16- هل تجهيز وثائق شحن لجميع الشحنات؟
17- هل تخضع وثائق الشحن لما يلى:-
• الترقيم المسبق.
• تسجيلها فى دفتر تسلسلى أو الاحتفاظٍ بصورة عن جميع وثائق الشحن الصادرة فى ملف واحد.
• تبليغ قسم الشحن فورا بها.
• تبليغ المستودعات فورا بها.
• ابلاغ قسم الفواتير فورا بها.
18- هل يشترط فى وثائق الشحن ان تحتوى على:-
• رقم أمر البيع.
• اسم العميل.
• المكان الذى ستشحن له.
• وصف كامل للبضاعة وكميتها.
• تاريخ الشحن.
• وسيلة الشحن.
• الإقرار بالاستلام
19- هل لا يتم السحب من المستودعات إلا بموجب أمر تحميل؟
20- هل يجرى التحقق من الكميات التى تشحن, مثلا بالتعداد مرة ثانية؟
21- هل تقارن وثائق الشحن بالفواتير, للتأكيد من أن البضاعة التى شحنت صدرت بها فواتير؟
22-هل تجهز فواتير بيع لجميع شحنات البضاعة؟
23- هل تخضع جميع فواتير البيع لما يلى: -
• الترقيم المسبق.
• محاسبة رقمية للتأكد من أن جميع الفواتير قد قيدت فى وقتها.
• تدقيق الصحة الحسابية بإعادة التجميع.
24- هل تقيد جميع فواتير البيع بالتفصيل فى يومية المبيعات وهل يتم الاحتفاظ بنسخة بملف مسلسل؟
25- هل يتم تجهيز تقرير ملخص عن المبيعات والتحصيلات والبنود المتعلقة بها؟
26-ٍ هل يجرى تحليل المبيعات بشكل منتظم؟
27- هل تحتسب العمولات على أساس معدلات موافق عليها من قبل الإدارة؟
28-ٍ هل تجرى مطابقة شهرية بين أستاذ ذمم العملاء وحساب ذمم العملاء بالأستاذ العام؟ٍٍ
29- هل كشوفات الحساب الشهرية والفواتير المرسلة للعملاء: -
• تراجع من قبل موظف مسئول مستقل عن وظائف النقد والذمم المدينة.
• ترسل لهم بالفاكس من قبل موظف مستقل عن وظائف النقد والذمم المدينة.
30- هل يجهز شهريا جدول معمر للذمم أو جداول الحسابات المتأخرة التسديد من قبل شخص مستقل عن وظائف اصدار الفواتير والمقبوضات النقدية؟
31- هل يراجع جدول معمر للذمم أو جداول الحسابات المتأخرة التسديد من قبل الشخص المسئول عن التسليف, وهل يتم التحقق بالحسابات المتأخرة والبنود غير العادية؟

ثالثاً - المشتريات والذمم الدائنة
الإجراءات
1- هل يوجد فصل بين وظائف الشراء, الاستلام, الشحن, معالجة فواتير الموردين, وظائف النقد والمحاسبة؟
2- هل تتم كافة المشتريات باستعمال طلب شراء موافق عليه حسب الصلاحيات؟
3- هل تستعمل أوامرٍ شراء مكتوبة وهل تشتمل على وصف المورد للكميات النوعية والثمن والشروط؟
4- هل يوافق على جميع أوامر الشراء قبل اصدارها؟
5- هل تخضع جميع أواٍمر الشراء لما يلى:-
• الترقيم المسبق.
• محاسبة رقمية لا ينطق من أن جميعها قد قيد فى وقته.
• تدرج بالتفصيل فى سجل تسلسلى أو ملف تسلسلى لصور عن الصادرة منها.
6- هل يوجد سجل لالتزامات الشراء المفتوحة(التى لم تورد بضاعتها), وهل تراجع هذه الالتزامات دوريا ويحقق فيها؟
7- هل أوامر الشراء التى لم تستخدم بعد موجودة طرف شخص يمنع إساءة استعمالها؟
8- هل تجرى معاينة جميع البضائع المستلمة وهل يجرى مقارنتها مع أوامر الشراء الخاصة بها؟
9- هل يوجد دليل على أن جميع الخدمات التى تؤدى يجرى تقييمها من حيث النوعية والإنجاز؟
10- هل يتم الإبلاغ عن أى بضاعة معطوبة أو تالفة؟
11- هل تجهز تقارير استلام فورا لجميع البضائع المستلمة؟
12- هل تشتمل تقارير الاستلام على المعلومات التالية:-
• وصف وكمية البضاعة وما اذا كانت مقبولة.
• تاريخ الاستلام.
• توقيع الشخص الموافق على الاستلام.
13- هل تخضع تقارير الاستلام لما يلى: -
• الترقيم المسبق.
• محاسبة رقمية لا ينطق من ان جميعها قد قيد فى وقته.
• تدرج بالتفصيل فى سجل تسلسلى أو ملف تسلسلى لصور عن الصادرة منها.
• توزيع صور منها لإرفاقها مع أوامر الشراء وفواتير الموردين ولقيدها فى سجلات البضاعة, اذا كانت مستعملة.
14- هل يوجد وظيفة منفصلة للتفتيش؟
15- هل يستلم جميع فواتير الموردين مباشرة الموظفين المعينون(قسم الذمم الدائنة) الذين يقومون بوظيفة مراجعة ومعالجة الفواتير؟
16- هل هناك ضبط محكم على جميع الفواتير الواردة, عند ورودها؟
17- هل تقارن فواتير الموردين قبل الدفع مع أوامر الشراء وتقارير الاستلام؟
18- هلٍ تراجع فواتير الموردين قبل الدفع من حيث صحة الدقة المحاسبية, وأجور الشحن والتوزيع المحاسبى؟
19- هل يوجد دليلٍ على أن الفواتير قد أخضعت للروتين الموضوع وأن التوزيع المحاسبى والموافق عليها قد حصلا قبل الدفع؟
20- هل تحصل موافقة الفواتير والمستندات المؤيدة التى تمت معالجتها, من قبل موظفين معنيين قبل الدفع؟
21- هل يستفاد من كل الخصميات الممكنة من الفواتير(بالدفع فى حينه)؟
22- هل تحضر الدوائرٍ لائحة بالأصناف التى تتعامل بها الشركة ولائحة بالموردين الحاليين والمرتقبين وذلك لتسهيل اختيار المورد مع أسعار وشروط البيع والتسليم الخاصة بها؟
23- هل ٍيتم استدراج عروض أسعار من قبل كل مورد فى حالة الأصناف التى لها عدة موردين؟
24- هل يتم تحضير تقرير حركة المشتريات وأوامر الشراء المتأخرة شهريا؟
25- هل يتم الاحتفاظ بالملفات التالية:-
• ملف طلبات الشراء.
• ملف متابعة أوامر الشراء المحلية.
• ملفٍ أوامر الشراء المحلية المنفذة.
• ملفٍ متابعة أوامر الشراء الخارجية.
• ملف أوامر الشراء الخارجية المنفذة.
• ملف المورد.

رابعاً - الرواتب والأجور
الإجراءات
1- هل يوجد فصل فى الواجبات بين الموظفين الذين يقومون بالوظائف التالية:-
• المسئولين الذين يوافقون على توظيف العاملين الجدد وتحديد رواتبهم, وانتهاء الخدمة.
• مسك سجلات الذاتية.
• تجهيز جدول الرواتب والأجور.
• الموافقة على جدول الرواتب والأجور.
• المدفوعات النقدية.
• مسك الاستاذ العام.
2- هل سجلات الذاتية وجداول الرواتب والأجور فى مكان أمين؟
3- هل يتم اخذ موافقة الإدارة على جميع طلبات التوظيف؟
4- هل يتم اخذ موافقة الإدارة على جميع معدلات الأجر الإضافى؟
5- هل يتم منح جميع العلاوات والمزايا الإضافية للموظفين بموافقة الإدارة؟
6- هل يوجد ملف لكل موظف يشتمل على جميع الوثائق الخاصة به؟
7- هل يتم ابلاغ الموظفين الذين يقومون بتجهيز الرواتب والأجور فورا بمعدلات الرواتب والأجور للموظفين الجدد والموظفين الذين تم انتهاء خدماتهم؟
8- هل يتم تحديد الأجر استنادا لسجلات الوقت للموظفين؟
9- هل يتم تحديد الأجر استنادا لسجلات تفصيلية كافية عن المبيعات للبائعين بالعمولة؟
10- هل توجد قائمة حسابات مفصلة تفصيلا كافيا وإرشادات وافية لتحديد التوزيع المحاسبى للرواتب والأجور ولضبط المطلوبات المتعلقة بالاستقطاعات من الأجور؟
11- هل البيانات الافرادية لأوقات الموظفين أو انتاجهم أو عمولتهم على المبيعات: -
تسمح باحتساب الأجر الإجمالى بموجب أنظمة الإدارة.
تشتمل على معلومات كافية لتوزيع كلفة الرواتب والأجور.
يوافق عليها كتابيا من قبل المديرين والمشرفين قبل ارسالها للأشخاص الذين يجهزون الرواتب والأجور.
12- هل يتم تسوية عمولات البائعين على المبيعات المسجلة؟
13- هل يتم مقارنة الراتب بموجب جدول الرواتب والأجور مع ملفات الموظفين على فترات معقولة من قبل أشخاص مستقلون عن وظائف قسم الذاتية وجداول الرواتب والأجور والصرف والأستاذ العام؟
14- هل تتم الموافقة على جدول الرواتب والأجور من قبل موظفون مسئولون قبل اصدار الشيكات أو صرف الرواتب؟
15- هل يتم تسليم الرواتب للموظفين من قبل أشخاص مستقلون عن وظائف قسم الذاتية وجدول الرواتب والأجور وضبط وتجهيز الشيكات؟
16- هل يتم استخدام المستندات التالية:-
• كشف الرواتب والأجور.
• قسيمة دفع راتب.
• كشف الرواتب والأجور غير المدفوعة.
17- هل يتم الاحتفاظ بالملفات التالية:-
• ملف موظف.
• ملف جدول الرواتب والأجور.
• ملف انتهاء الخدمة.

خامسا - النقدية وما يعادلها
الإجراءات
أهداف مراجعة النقد:
1- ان النقد موجود وتملكه الشركة.
2- ان أرصدة النقد تعكس قطعا صحيحا للمقبوضات والمدفوعات النقدية.
3- ان أرصدة النقد كما تظهر فى الميزانية العمومية تمثل كل النقد وبنود النقد فى الصندوق وبالطريق والمودعة مع أطراف أخرى.
4- ان أرصدة النقد مصنفة تصنيفا صحيحا فى البيانات المالية وان أية قيود على استعمال هذه الأموال قد صرح عنها بشكل واف.

اجراءات مراجعة النقد:
1- أجرد رصيد الصندوق كما فى 31 ديسمبر ثم طابقه مع الرصيد الدفترى.
2- طابق الأستاذ المساعد لحساب النقدية مع أوراق العمل.
3- طابق الأرصدة الختامية مع الأستاذ العام ومع أوراق العمل الرئيسية:
أ- بالنسبة لحسابات البنوك التى فتحت أو أغلقت (ان وجدت) خلال السنة.
ب- تحقق من وجود الموافقة على الفتح أو الإغلاق فى محاضر جلسات مجلس الإدارة.
ج- أرسل كتاب طلب التثبيت للبنوك بتاريخ 31 ديسمبر.
4- احصل على نسخ من تسويات البنوك كما فى تاريخ 31 ديسمبر وقم بما يلى:
أ- اختبر الدقة الحسابية للتسويات.
ب- راجع واحصل على تفسير لبنود التسوية غير العادية.
ج- طابق رصيد البنك حسب الدفاتر والتسويات مع الرصيد حسب مصادقة البنك.
د- تأكد من أن التسويات البنكية معدة وموقعة بشكل أصولى.
5- أحصل على تأييد لرصيد السلفة النثرية الموجودة مع السيد مدير الفرع كما فى 31 ديسمبر وخصوصا انه لم يتم جرد تلك السلفة فى ذلك التاريخ.

سادساً - المدينون والأرصدة المدينة الأخرى
الإجراءات
أهداف مراجعة المدينين والأرصدة المدينة الأخرى:
1- أن الذمم المدينة موجودة وأنها التزامات حقيقية تحقق للشركة, ولا تحتوى على أية مبالغ مهمة يجب حذفها وان مخصص الحسابات المشكوك بتحصيلها كافية دون أن تكون فائضة.
2- ان أية ذمم مدينة مرهونة أو مخصومة أو منقولة للغير جرى التصريح اللازم عنها.
3- ان الفائدة على الحسابات والأوراق المدينة جرى قيدها قيدا صحيحا
4- ان عرض الذمم والتصريح عنها يتفق والمبادئ المحاسبية المتعرف عليها والمطبقة باستقامة.

برنامج مراجعة المدينين والأرصدة المدينة الأخرى:
1- طابق الرصيد الافتتاحى مع أوراق العمل والبيانات المالية السابقة.
2- أحصل على كشف معمر للذمم التجارية على أن تكون الفترة الدنيا من 90 يوم وأكثر.
أ- تأكد من صحة المجموع أفقيا وعموديا.
ب- طابق مجموع الكشف مع الأستاذ المساعد للذمم المدينة.
ج- اختر بعض بنود من الكشف أعلاه وتتبعها إلى حساباتهم الافرادية وتتبع
حركات حسابهم.
د- خلال السنة من حيث وجود المستندات الثبوتية الكافية.
هـ - من خلال الكشف المعمر للذمم قدر قيمة ومدى أهمية اخذ مخصص
للديون المشكوك فى تحصيلها.
3- تحقق من أى بند مهم ويبدو غير عادى من حيث القيمة أو المصدر.
4- جهز كتب تثبيت لعينة معقولة من حسابات المدينون لإرسالها.
أ- طابق طلبات التثبيت من حيث الرصيد والعنوان وذلك مع سجلات ودفاتر العميل.
ب- اذا طلب العميل استبعاد أى عميل من العينة فأحصل منه على تفسير لذلك.
ج- طابق الأرصدة الواردة ضمن اجابة الزبون مع دفاتر العميل وتحقق من
أى فروقات.
5- بالنسبة للطلبات التى لم تتسلم لها اجابة من الزبون, ارجع لحساب التحليلى لكل منهم.
أ- أختبر البنود التى سددت لاحقا بالرجوع إلى اشعارات الدفع.
ب- افحص الفواتير وجميع المستندات التى أدت إلى الزيادة فى رصيده المدين.
ج- تأكد من وجود الزبون (من حيث انه ليس زبون وهمى) من أى مصادر أخرى.
6- أحصل على تحليل للشيكات تحت التحصيل (أوراق القبض) بما فى ذلك المعلومات التالية:
أ- الساحب, تاريخ الاستحقاق, المبلغ وأسم البنك المسحوب عليه.
ب- اجمع الجدول عموديا وطابق المجموع مع الأستاذ العام.
ج- تفحص جميع أوراق القبض التى بحوزة العميل.
7- تحقق من عدم وجود أية حسابات أو أوراق قبض نشأت عن نشاط غير تجارى(نشاط العميل).

سابعاً - البضاعة الموجودة بالمنشأة
الإجراءات
أهداف مراجعة:
1- إن البضاعة موجودة وملك للعميل.
2- إن العميل قد قام بعناية معقولة بعناية معقولة بتحديد الكميات الفعلية لبضاعة وبتعريف حالتها (طبيعية, أو بطيئة الحركة, أو متقادمة)
3- إن البضاعة قد جرى تلخيصها وتسعيرها بدقة حسابية وان السجلات قد عدلت لتتوافق مع التعداد الفعلى.
4- إن تصنيفات البضاعة والقيم التى تدرج بها وتعرض فى البيانات المالية هى وفقا للمبادئ المحاسبية المتعارف عليها مطبقة تطبيقا مستقيما.
5- إن أى التزامات برهن أو حجز البضاعة قد عرف عنها وصرح بها تصريحا وافيا فى البيانات المالية.

إجراءات مراجعة البضاعة:
1- احتسب النسب التالية وقارنها بالنسب المماثلة للسنوات السابقة واحصل من العميل على تفسيرات للتغيرات غير العادية إن وجدت.
أ- دورة البضاعة(كلفة المبيعات/صافى المبيعات).
ب- نسبة الربح الإجمالى (الربح الإجمالى/صافى المبيعات)
2- قارن بين أرصدة البضاعة كما فى 31 ديسمبر مع الإرساليات كما فى 1 يناير واحصل على تفسيرا.
3- التسوية بالوحدات بين بضاعة بداية الفترة وسجلات المشتريات والمبيعات وبضاعة نهاية السنة مع شرح الفروقات المهمة.
4- قم بمراقبة الجرد الفعلى للبضاعة فى نهاية السنة ثم قم بما يلى:
أ- قم بجرد عينة مناسبة من البضاعة وطابقها مع كشف الجرد الفعلى الموقع
من العميل.
ب- اكتب مذكرة حول مراقبتك لجرد البضاعة.
5- طابق كشف الجرد الفعلى لكميات البضاعة مع السجلات الرقابية الخاصة بالبضاعة قم بإجراءات القطع التالية:
أ- تتبع أخر إرساليات صادرة استعملت قبل الجرد إلى سجل المبيعات وتأكد من
أن هذه الكميات.
ب- قد سجلت كمبيعات خلال السنة الحالية.
ج- تتبع بعض الإرساليات التى استعملت بعد الجرد إلى سجل المبيعات وتأكد من
أن هذه الكميات.
د- قد سجلت كمبيعات فى السنة اللاحقة.
هـ - اختر عينة من الإرساليات الواردة المستلمة قبل الجرد وتأكد من إن الذمم
الدائنة المتعلقة بها.
و- قد سجلت قبل أو بتاريخ الجرد.
6- حدد طريقة تسعير البضاعة المعتمدة لدى العميل وأوراق من استمرارية التطبيق بالرجوع إلى أوراق.
7- راجع التسعير والتضريب والتلخيص فى كشف البضاعة.
8- راجع دفتر يومية المبيعات وتحقق من صحة أى مبلغ كبير بشكل غير عادى جرى خلال السنة.

ثامناً - المصروفات المدفوعة مقدماً
الإجراءات
أهداف مراجعة المصروفات المدفوعة مقدما:
1- إن الأرصدة تمثل تكاليف تعود على فترات مستقبلية وفقا لمبادئ المحاسبة المتعارف عليها.
2- إن الإضافات لتلك الأرصدة لها ما يؤيدها مستنديا.
3- إن الإطفاء تحدده طريقة نظامية ومنطقية تطبق باستقامة.
4- إن أى انخفاض دائم فى قيمة الأرصدة يعترف به بتخفيض يحمل على العمليات.
5- إن الأرصدة والمصاريف المتعلقة بها توصف وتصنف بشكل صحيح فى البيانات المالية.
6- إنه عند وجود أخطار غير مؤمن عليها, ينظر فى لزوم التصريح عنها.

إجراءات مراجعة المصروفات المدفوعة مقدما:
1- جهز تحليلا للمصروفات المدفوعة مقدما ذات الأهمية(الإيجار المدفوع مقدما) على أن يشمل التحليل ما يلى:
أ- الرصيد فى بداية السنة.
ب- الإضافات بالتكلفة.
ج- الاستبعادات المحملة على المصروف وعلى الحسابات الأخرى.
د- الرصيد فى نهاية السنة.
2- اجمع التحليل وطابق المجاميع مع الأستاذ العام, وتتبع الرصيد الافتتاحى إلى أوراق عمل السنة السابقة.
3- تفحص المستندات الثبوتية لأية قيود مادية.
4- اعد احتساب وتتبع المبالغ المطفأة خلال الفترة إلى حساب المصاريف فى الأستاذ العام.

تاسعاً - الموجودات الثابتة
الإجراءات
أهداف مراجعة الموجودات الثابتة:
1- إن الموجودات قائمة وإن الشركة هى التى تملكها.
2- إن الإضافات للموجودات حقيقية ومقيدة بالتكلفة ومتميزة عما هو من الصيانة أو التصليحات.
3- إن الاستبعادات من الموجودات وحصيلة بيعها أو الخردة منها والتكاليف المتعلقة باستبعادها قد جرى الاعتراف بها على وجه صحيح.
4- إ ن مبلغا صحيحا لمصروف الاستهلاك قد خصص للفترة على أساس تكلفة الموجود, والحياة المفيدة المقدرة له, وقيمة الخردة واستعمال طرق الاستهلاك المقبولة المطبقة باستقامة,وأنه قد عرض فى البيانات المالية بصورة عادلة.
5- إنه من المتوقع أن تكون القيمة الصافية المدرجة فى البيانات المالية قابلة للاسترداد من خلال عمل الشركة العادى.
6- إن عبء أو رهن على هذه الموجودات قد عرف به وصرح عنه بشكل واف فى البيانات المالية.
7- إن المبالغ المهمة من الآلات والمعدات العاطلة عن العمل قد أدرجت وصنفت ووصفت بشكل صحيح.
8- إن المبالغ المهمة من الموجودات المستهلكة بالكامل قد اعتبرت للتصريح بها.

إجراءات مراجعة الموجودات الثابتة:
1- استفسر عن سياسات العميل المتعلقة بالموجودات الثابتة وطرق الاستهلاك والعمر الإنتاجى للأصل.
2- حضر كشف بملخص الموجودات الثابتة على أن يشمل المعلومات التالية:
أ- الأرصدة الافتتاحية والختامية لكل اصل بالتكلفة.
ب- الإضافات والاستبعادات لكل اصل بالتكلفة.
ج- نسبة الاستهلاك الخاصة بكل أصل.
د- الأرصدة الافتتاحية والختامية للاستهلاكات المتراكمة.
هـ - الإضافات والاستبعادات من الاستهلاك المتراكم.
2- تأكد من صحة التجميع والتضريب فى الكشف أعلاه.
3- تأكد من إن مجموع مصروف الاستهلاك خلال السنة مضافا له الخسائر المتحققة من بيع أى اصل أن وجدت يساوى مجموع الإضافات على مجمع الإهلاك.
4- لفحص عينة من إضافات الأصول قم بما يلى:
أ- تأكد من الموافقة الإدارية على إضافة ذلك الأصل.
ب- افحص المستندات المؤيدة .
5- لفحص عينة من استبعادات الأرصدة قم بما يلى:
أ- أوراق من الموافقة الإدارية على استبعاد ذلك الأصل.
ب- افحص المستندات المؤيدة المتعلقة باستبعاد ذلك الأصل.
ج- حدد إن الاستبعاد من حساب الأصل والاستهلاك المتراكم المتعلق به كان صحيحا.
د- حدد إن الربح أو الخسارة على الاستبعاد قد جرى قيده وتصنيفه بالشكل الصحيح.
6- لأغراض التصريح فى البيانات المالية أوراق فيما إذا كان أحد الأرصدة مرهونا للغير.
7- راجع مخصص الإهلاك من حيث صحة الاحتساب والاستمرارية فى آلية الاحتساب والتقديرات.

عاشراً - الذمم الدائنة
الإجراءات
أهداف مراجعة الذمم الدائنة:
1- إن الذمم الدائنة تمثل التزامات متداولة مأذون بها.
2- إن المبالغ التى فى الذمم الدائنة مصنفة بوجه صحيح.
3- إن الذمم الدائنة تشمل جميع الالتزامات الجارية المهمة.
4- إنه قد صرح تصريحا وافيا عن أية إلتزامات مرهونة.

إجراءات مراجعة الذمم الدائنة:
1- حدد الحسابات مع الشركة التابعة والزميلة:
أ- قم بالإجراءات اللازمة لمطابقة أرصدة الذمم المدينة المقابلة لها فى دفاتر
الشركات الزميلة.
ب- احصل على تثبيت من الشركة الزميلة.
2- قم بالبحث عن الالتزامات غير المسجلة من خلال ما يلى:
أ- أفحص الإرساليات التى لم تشفع بفواتير الموردين.
ب- فحص ملف الفواتير التى لم يجهز بها سندات قيد وكذلك كشوفات حساب الموردين.

حادى عشر - حقوق الملكية
الإجراءات
أهداف مراجعة حقوق الملكية:
1- إن جميع المعاملات والالتزامات (حقوق أو خيارات مشروطة أو صكوك مخولة لشراء أسهم الشركة) هى مأذون بها ومصنفة على الوصف الصحيح.
2- إن جميع المعاملات والالتزامات قد جرى قيدها بالمبالغ الصحيحة وفى الفترة الصحيحة.
3- إن جميع المعاملات والالتزامات قد تم عرضها فى البيانات المالية وفقا لمبادئ المحاسبة المتعارف عليها, مطبقة باستقامة ومرفقة بالتصريحات الوافية.

إجراءات مراجعة حقوق الملكية:
1- قارن الإرساليات الختامية مع الإرساليات الافتتاحية فى كل من حساب حقوق الملكية وحدد اسباب أى تغيرات مهمة.
2- تفحص محاضر الجلسات والأنظمة الداخلية وعقد تأسيس الشركة بالنسبة للبنود المتعلقة بالأسهم وما يؤيد جميع التغيرات فى الحساب وقيمة رأس المال إن وجد أى تغير.
3- حلل الحركة فى حساب الأرباح المستبقاة(الخسائر المتراكمة) خلال السنة وتتبع الرصيد الافتتاحى إلى الميزانية العمومية كما فى 31 ديسمبر.

ثانى عشر - المبيعات والإيرادات
الإجراءات
أهداف مراجعة المبيعات والإيرادات.
1- إن الإيرادات تمثل تعويض الشركة عن البضاعة التى شحنت أو الخدمات التى قدمت للزبائن(أو العملاء) فى مجرى العمل الطبيعى وخلال الفترة.
2- إن جميع الإيرادات قد نتج عنها تحصيلات أو ذمم مدينة حقيقية.
3- إن جميع الإيرادات المكتسبة خلال الفترة قد سجلت وأدرجت فى البيانات المالية.
4- إن الإيرادات قد صنفت ووصفت فى البيانات المالية بوجه صحيح وأرفقت بالتصريح الوافى.
5- إن الإيرادات الأخرى قد جرى الاعتراف بها بوجه صحيح, وكذلك صنفت ووصفت فى بيان الأرباح.
6- إن بيان الأرباح قد جهز وفقا للمبادئ المحاسبية المتعارف عليها مطبقة باستقامة.

أهداف مراجعة المبيعات والإيرادات:
1- قارن مبيعات كل صنف مع مبيعات السنة السابقة وحدد ما إذا كانت نتائج المقارنة معقولة مع المعلومات الأخرى المتوفرة.
2- قارن نسبة الربح الإجمالى للسنة مع السنوات السابقة وحلل الفرو قات.
3- قارن خصومات البيع مع الخصومات الخاصة بالسنوات السابقة.
4- حدد مبالغ المبيعات لشركات زميلة أو تابعة واحصل على فهم لغرضها التجارى ودونها للتصريح عنها.
5- بالنسبة للقطع المستندى للمبيعات قم بما يلى:
أ- اختر فواتير بيع لاختيارها من سجل المبيعات لبضعة أيام قبل وبعد نهاية السنة
وحدد إذا كانت قد سجلت فى الفترة الصحيحة.
ب- افحص بعض من الإشعارات الدائنة الصادرة للزبائن بهدف تحديد
البضاعة المرتجعة من حيث تاريخ الاستلام وتحديد الفترة التى يجب إن تسجل بها.
ج- استفسر من العميل عما إذا كانت هناك أية مبيعات لم يتم قيدها فى الدفاتر
وحدد الفترة المناسبة لتسجيلها(إن وجد).
6- تحقق من المستندات الثبوتية كذلك من صحة التوجيه المحاسبى لأرباح بيع الأصول إن وجدت.

ثالث عشر - تكاليف والمصاريف
الإجراءات
أهداف مراجعة التكاليف والمصاريف:
1- إن المصاريف المدرجة تشمل التكاليف التى تخص السنة(الفترة) وإنه قد جرى ربطها بالإيرادات بوجه صحيح.
2- إنه جرى الاعتراف بجميع التكاليف والمصاريف(بما فى ذلك الخسائر) التى يجب أن يعترف بها وأنها قد صنفت ووصفت أصوليا فى البيانات المالية.
3- إن الفوارق الزمنية الضريبية قد جرت محاسبتها.
4- إن البنود غير العادية جرى تصنيفها والتصريح عنها بوجه صحيح.
5- إن بيان الإرباح قد جهز وفقا للمبادئ المحاسبية المتعارف عليها والمطبقة باستقامة.

إجراءات مراجعة التكاليف والمصاريف:
1- تأكد من إن حسابات المصاريف التالية قد جرى تتبعها لأوراق العمل فى فحص الموجودات والمطلوبات المتعلقة بها:
• م.الديون المشكوك فى تحصيلها(الذمم الدائنة)
• م.التأمين(التأمين المدفوع مقدما)
• م.الاستهلاك(الموجودات الثابتة)
• الخسائر الناتجة عن بيع أصول(الموجودات الثابتة)
2- أحصل على كشف تحليلى للمصروفات التالية وافحص المستندات المؤيدة لها وذلك على أساس اختبارى بما يتناسب مع المادية التى قمت بتحديدها:
• الأتعاب المهنية.
• الإيجارات.
• الرواتب.
• الصيانة والمحروقات.
• البضاعة المنتهية الصلاحية والتالفة.

04-24-2008, 09:33 AM

shamsi

مشارك مبتدئ

تاريخ التسجيل: Feb 2008

العمر: 73

المشاركات: 29

مشاركة: مهام المحاسب

مهام غاية في الأهمية ... الف شكر .

08-22-2013, 05:11 PM

aazsubbah

مشارك مبتدئ

تاريخ التسجيل: Apr 2007

العمر: 42

المشاركات: 1

مشاركة: مهام المحاسب

مشكور عزيزي
و يمكن للاخوة المحاسبين الاستفادة ايضا من هذا الموضوع
http://www.aazs.net/t274-topic

11-28-2013, 12:26 PM

absar

مشارك مبتدئ

تاريخ التسجيل: Mar 2007

العمر: 55

المشاركات: 20

مشاركة: مهام المحاسب

مشكوووووور والله يعطيك الف عافيه

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة لا تستطيع الرد على المواضيع لا تستطيع إرفاق ملفات لا تستطيع تعديل مشاركاتك BB code is متاحة الابتسامات متاحة كود [IMG] متاحة كود HTML معطلة قوانين المنتدى