السجلات و المستندات المخزنيـة: - منتدى المحاسبين المصريين

03-25-2009, 03:39 PM

ايمان حسن

تاريخ التسجيل: Sep 2007

العمر: 38

المشاركات: 1,853

السجلات و المستندات المخزنيـة:

يقصد بها الأوراق و النماذج و المستندات التي يقيد بها مضمون المخازن و التي تتمكن من خلالها إدارة المخازن من متابعة حركة المخزون, و السيطرة عليه, فمن خلالها تتم معرفة الكميات الواردة و مقدار المصروف و المتبقي من المواد, و تختلف هذه السجلات و النماذج باختلاف المنشآت, و تباين أحجامها, و طبيعة عملها و سرعة دوران المخزون لديها و عموما تهدف المنشأة من وراء استخدام السجلات و المستندات المخزنية إلى:

معرفة كمية المواد للمخازن, تاريخ وصولها, و الجهة الواردة منها؛
معرفة كميات المواد التي تم تجهيزها من المخازن, و الجهة الطالبة لها؛
تبين السجلات الكميات المخزنة من كل صنف دون الحاجة إلى القيام بجردها؛
يمكن استخدامها كأداة تخطيط و رقابة للمخزون؛
تسهيل عملية الحصول على الأصناف المختلفة من خلال تأثير مواقع الخزن على مستندات الصرف؛
تمكن من حصر مقدار التلف أو السرقة أو الاختلاس من خلال معرفة مقدار النقص بمقارنة الرصيد الموجود فعليا مع الأرصدة التي تبينها السجلات المخزنيـة.

كما توجد مجموعة من السجلات و المستندات و الوثائق الأخرى المستخدمة في المخازن و من نماذجها:

سجل السلـع الـواردة: و يبين مقدار الكميات الواردة إلى المنشأة, إذ يتم تقييد جميع الشحنات الواردة يوميا, بيان وصولها و كمياتها و اسم المجهز أو المصدر ورقم أمر الشراء؛
تقريـر لجنـة الاستلام و الفحـص: حال وصول المواد و البضائع إلى المنشأة, يتولى قسم الفحص عملية فحص و تفتيش هذه المواد و ينظم هذا التقرير, إذ يبين معلومات عن المواد مثل اسم المورد, و التاريخ و مواصفات المواد و مقدار التلف منها؛
مستنـد الرفـض: ينظم هذا المستند في حال رفض جميع المواد الواردة, أو جزء منها و إعادتها إلى المورد لمخالفتها للمواصفات؛
مستند استلامي مخزني: و تقوم بإعداد إدارة المخازن اعترافاً باستلام المواد بعد نتائج عملية الفحص؛
مستنـد الصـرف: يستعمل هذا المستند عندما تقوم إدارة المخازن بتجهيز المواد إلى الجهات والإدارات التي تطلبها, و يكون هذا المستند على عدة نسخ ترسل نسخة منه إلى قسم الحسابات و نسخة إلى قسم الرقابة المخزنية, و ترسل نسخة إلى الجهة التي جهزت لها المواد و تحفظ النسخة الأخيرة لدى إدارة المخازن؛
مستند الإرجاع: وهو مستند إرجاع أو إعادة مواد من الأقسام أو الإدارات أو من قبل العملاء إلى مخازن المنشأة لأي سبب كان؛
إذن تحويـل المـواد: أو سلع فائضة عن حاجة عملية إنتاجية إلى عملية أخرى, وكذلك في حالة تحويل مواد من مخزن إلى آخر داخل المنشأة؛
تصريـح خروج مواد يستخدم للسماح بخروج المواد أو البضائع من المخازن؛
سجل أستاذ المخازن: و يحتوي بيانات عن كل صنف من المواد المستخدمة في المنشأة, حيث تخصص صفحة أو أكثر لصنف معين لبيان كميات الواردة و المتبقية و المصروفة, و يساعد هذا في التخطيط المالي و الإنتاجي؛
أمـر الشـراء: و يبين تاريخ الطلب و رقمه و إسم و عنوان المورد أو البائع و طريقة الشحن ومواصفات و كمية المواد, ويساعد هذا المستند في عملية استلام و فحص المواد, إذ تتم مقارنة المواد الواردة بالمعلومات والمواصفات الموجودة فيه؛
طلب الشـراء: وهو النموذج الذي نطلب فيه إحدى الإدارات في المنشأة من الجهة المسؤولة عن الشراء, اتخاذ الخطرات اللازمة نحو شراء مواد أو إمدادات تشغيل, و يحتوي هذا الطلب معلومات خاصة بالنوع و الجودة و الكمية و التاريخ المطلوب توفير المواد فيه, و الغرض الذي تستخدم فيه المواد, كما يظهر اسم الشخص الذي أصدره ورمز المادة و تاريخ طلب الشراء؛
تقرير الوحدات التالفة أو الناقصة: ويعد هذا التقرير إذا وصلت البضاعة تالفة أو ناقصة عن المتفق عليه أو لم تصل في الوقت المعقول, أي الفترة بين الشحن و الاستلام؛
إخطـار المورد: ويتم من قبل المورد و يتضمن معلومات عن إسم و عنوان المورد و الشاحن, وتوصيف المواد و البضاعة المشحونة و عدد العبوات و العلامات المثبتة عليها, ويراعى أن تتم إرسال هذا الإخطار عند وروده مباشرة إلى إدارة المخازن, لتتخذ الإجراءات اللازمة باستقبال المواد؛
بطاقـة الصـنف: و تحتوي معلومات عن المادة, إسمها, مواصفاتها, رقمها الرمزي, و الكمية الواردة و الصادرة, وقد يثبت عليها كمية الحدّ الأدنى و الأعلى, و مستوى إعادة الطلب, وتفيد هذه البطاقة في سرعة معرفة الكميات المتبقية من المادة أو الطلبية و تسهل الوصول إلى الأصناف و المواد المطلوبة, و تساعد على ضبط كمية المخزون من الأصناف بمقارنتها مع سجلات المخازن, و تؤدي إلى تحاشي الأخطاء التي قد يقع موظفو المخازن بإصدار أصناف غير الأصناف المطلوبة, بمقارنة الرموز الموجودة على إذن الإصدار بالرمز الموجود عليها, و من عيوب استخدامها أنها لا تضمن دقة المعلومات المدونة بها من الرصيد الفعلي لإمكانية الخطأ أو النسيان, ولابد من حفظ سجلات أخرى إلى جانبها, لأنه لا يمكن عدّها سجلاً دقيقاً كما أنها قد تؤخر عملية تنفيذ الطلبات نتيجة لعملية القيد اليدوي, وقد يتعذر قراءة الكتابة المدونة عليها بعد مرور مدة من الزمن لتعرضها للتلف و العوامل الجوية و الغبار كما أن معلوماتها تعد تكرارً لما تتضمنه البطاقة المخزنية؛
البطاقة المخزنيـة: تعد هذه البطاقة لكل صنف أو مادة موجودة في المخازن, إذ يتولى أمين المخزن ترحيل جميع مستندات المخزون إليها و لذا فهي تحتوي معلومات أشمل من بطاقة الصنف و من فوائدها:
تساهم في توفير المعلومات عن حركة الأصناف و المواد و الكميات المتبقية منها بعد كل عملية استلام؛
تسهيل عملية الرقابة على المواد و عملية الجرد؛
تبيين مستويات المخزن لضمان عدم انخفاضه عن الرصيد المطلوب و بالتالي تساعد على ضمان تدفق الإنتا

__________________

http://www.shbab1.com/2minutes.htm

03-29-2009, 08:35 AM

خليفة جاويش

مشارك فعال

تاريخ التسجيل: Mar 2009

المشاركات: 134

مشاركة: السجلات و المستندات المخزنيـة:

جزاك الله خيرا وقريبا سأرفع نماذج للدورة المستندية الخاصة بالمخازن

__________________

خليفة جاويش

محاسب عام

اللهم صل على محمد وعلى آله وصحبه أجمعين

03-29-2009, 03:49 PM

فوكس

مشارك ماسى

تاريخ التسجيل: Dec 2008

الدولة: Alex

العمر: 42

المشاركات: 501

مشاركة: السجلات و المستندات المخزنيـة:

جزاك الله خيرا

03-31-2009, 07:14 AM

خليفة جاويش

مشارك فعال

تاريخ التسجيل: Mar 2009

المشاركات: 134

مشاركة: السجلات و المستندات المخزنيـة:

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

كنت قد وعدت برفع نماذج للدورة المستندية المخزنية
يوجد بالملفات المرفقة
- نوذج لإذن صرف
- نموذج لإذن استلام
- نوذج لكارت الصنف
وسوف نتابع الموضوع بإذن الله بمثال عملى للدورة المخزنية
* للعلم توجد نماذج عديدة تم رفعها من قبل -معلمنا -الأستاذ على أحمد على وموجودة فى قسم المحاسبة المالية

الصور المرفقة

	إذن صرف.pdf‏ (281.4 كيلوبايت, المشاهدات 3159)
	إذن استلام.pdf‏ (268.8 كيلوبايت, المشاهدات 2568)
	كارت صنف.pdf‏ (294.7 كيلوبايت, المشاهدات 2770)

__________________

خليفة جاويش

محاسب عام

اللهم صل على محمد وعلى آله وصحبه أجمعين

09-05-2009, 09:26 AM

Adam_smartvillage

مشارك ذهبى

تاريخ التسجيل: Mar 2008

العمر: 41

المشاركات: 200

مشاركة: السجلات و المستندات المخزنيـة:

الف شكر على المجهود الرائع
" خير الناس انفعهم للناس "

12-31-2009, 08:59 AM

باسم عاطف

مشارك

تاريخ التسجيل: Dec 2009

المشاركات: 36

مشاركة: السجلات و المستندات المخزنيـة:

شكرا وبارك الله فيك

01-11-2010, 01:17 AM

الباحث المصرى

مشارك مبتدئ

تاريخ التسجيل: Dec 2006

العمر: 51

المشاركات: 15

مشاركة: السجلات و المستندات المخزنيـة:

مشكووووووووووووور وجارى التحميل

08-08-2010, 09:51 AM

المؤيد بالله

مشارك نشط

تاريخ التسجيل: Jul 2010

المشاركات: 75

مشاركة: السجلات و المستندات المخزنيـة:

بارك الله فيكم وجزاكم خيرا على الجهد المبذول

09-07-2010, 01:33 AM

ahmdfa

مشارك نشط

تاريخ التسجيل: Dec 2006

العمر: 53

المشاركات: 91

مشاركة: السجلات و المستندات المخزنيـة:

بارك الله فيكم وجزاكم خيرا على الجهد المبذول

09-19-2010, 12:29 PM

#10

mostafanegm

مشارك نشط

تاريخ التسجيل: Aug 2007

العمر: 50

المشاركات: 51

مشاركة: السجلات و المستندات المخزنيـة:

بعد السلام و الشكر على المجهود الطيب

و لى استفسار فى المخازن
يوجد مصنع تحت الانشاء وبه مخزن وحيد يتم عمل اضافة لكل المشتريات به , و اريد ان اعرف ما هو افضل شكل لدفتر المخازن ليتم قيد المشتريات المضافة اليه

مع الشكر

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة لا تستطيع الرد على المواضيع لا تستطيع إرفاق ملفات لا تستطيع تعديل مشاركاتك BB code is متاحة الابتسامات متاحة كود [IMG] متاحة كود HTML معطلة قوانين المنتدى