مشاركة: المراجعة الادارية
مسؤولية القيام بالمراجعة الادارية
هناك آراء مختلفة في مسئولية القيام بعمليعة المراجعة الادارية وقد استند كل رأي على اسباب للتدعيم هذا الرأي و هي:
1- الرأي الاول :-
ينادي هذا الرأي بأن يقوم المراجع الخارجي بعملية المراجعة الادارية وفقا للاسباب الاتية:-
- الخبرة المهنية الكافية و الاستقلالية عن الادارة يمكن المراجع الخارجي من ابداء رأيه المحايد مما يزيد من قيمة التوصيات الموصى بها للاادارة.
- اهتمام وخلفية المراجع الخارجي بانظمة الرقابة الداخلية و التي هي جزء من عملية المراجعة الادارية.
- استعانة المراجع الخارجي بالخبرات الفنية المختلفة عن طريق مكتبه لتقديم الخدمات الاستشارية المميزة.
- قيام المراجع الخارجي بعملية المراجعة الادارية يمنع التداخل في الاختصاصات.
2- الرأي الثاني:-
يرى اصحاب هذا الرأي ان يقوم المراجع الداخلي بعملية المراجعة الادارية وذلك للاسباب التالية:-
- المراجعة الادارية تطوير طبيعي للمراجعة الداخلية وتوسيع لنطاق اختصاصها.
- المراجعة الداخلية تهدف الى تقيم نظام الرقابة الداخلية و تحديد نقاط القصور و الضعف فيها، وهي ما تهدف اليه المراجعة الادارية.
- ان الوجود الدائم للمراجع الداخلي يعطية خبره في التعامل مع العاملين وخبرة في معرفة مجالات و انشطة و اهداف المؤسسة.
3- الرأي الثالث:-
وينادي هذا الراي بالتعاون بين المراجع الداخلي و الخارجي في عملية المراجعة الادارية و ذلك للاسباب التالية:-
- المراجع الداخلي لدية الكثير من المعلومات عن المؤسسة و مجالاتها و الظروف التي تعمل فيها.
- تمتع المراجع الخارجي بابداء راية الفني المحايد لاستقلاليتة عن الادارة وقدرتة على الحكم عن مدى كفاءة الادارة في استخدام الموارد المتاحة ومدى تحقيقها لاهدافها.
4 – الرأي الرابع:-
يرى اصحاب هذا الرأي ان عملية المراجعة الادارية بحاجة الى خبرات كثيرة تفوق قدرات المراجع الداخلي و الخارجي ويرى اصحاب هذا الرأي ان يقوم فريق من المتخصصين بعملية المراجعة للمجالات التي تتناولها عمليات الفحص و التقيم ، بجيث يكون هذا الفريق ملماً بالخدمات الاستشارية و يظم الفريق محلل أنظمة و محلل مالي و محلل انتاج و مراجعين ماليين.
صفات المراجع الاداري:-
يرجع اختيار الادارة للمراجع اساساً الي شعور الادارة باهمية المراجعة و امكانية المشروع ونوع المراجعة، كما يجب على من يقوم بالمراجعة الادارية ان ينظر و يفكر كرجل اداري قبل ان يكون مراجع بالاضافة الى الصفات التالية:-
1- حب الاستطلاع
أن يهتم المراجع الاداري بكل ما يقابلة و يتساءل هل هي الطريقة المثلى للقيام بالعملية او هناك طرقة افضل او تكلفة اقل.
2- القدرة على التأقلم وفقاً للظروف المحيطة
يجب على المراجع ان يكون لدية القدرة على فهم طبيعة كل نشاط و الظروف المحيط به لانه يتعامل مع انشطة ذات طبيعة مختلفة.
3- القدرة على احداث التطوير
ويقصد بها انه على المراجع تصحيح الأخطاء بتقديم التوصيات لمعالجة المشاكل و ليس فقط اكتشافها وتحسن نقاط الضعف و الحيلوله دون حدوثها في المستقبل.
4- اتساع الافق و الشمول
يقصد بها انه على المراجع التعرف على الاثار المترتبة عن توصياته على باقي الانشطة الاخرى لارتباطها مع بعضها البعض.
5- الرغبة في مشاركة الاخرين الرأي ..
ان مشاركة الموظفين و العاملين في الآراء و مناقشتهم في التوصيات يساعد ذلك المشروع في تحقيق اهدافة حيث سيدرك العاملون ان هدف المراجع خدمة المشروع وليس تصيد أخصائهم وبالتالي سيمدونه بكل المعلومات التي يحتاجها.
6- القدرة على التخيل و التصور و استخراج العرقات المختلفة في العناصر المكونة لقائمتي الدخل و المركز المالي.
7- ان يكون لدية الخلفية في حسن التعامل مع الافراد و اجراءات التحليل بما يخدم اهداف الادارة.
مجال عمل المراجع الاداري:-
ان استقلال فرع المراجعة الادارية عن باقي فروع المراجعة سواء أكانت داخلية او خارجية في كون المراجع الادارية تتناول عمليات الفحص و التحليل للمجالات التالية:-
الخطط و الاهداف.
الهيكل التنظيمي.
السياسات و الاجراءات.
وسائل الرقابة وطرقها.
طرق التشغيل و وسائله.
الموارد البشرية و المادية.
المقاييس الكمية و النوعية.
الاداء الفعلي ونتائجة.
بهذا فان المراجع الاداري يجب ان يكون له خلفية واسعة وخبرة فنية عالية وذلك ليستطيع الحكم على كفاءة وفاعلية الادارة بشكل سليم.
1- الخطط و الاهداف:-
يجب ان تكون الخطط و الاهداف واقعية ومنسجمة مع بعضها البعض مع ضرورة تقيم الخطط و الاهداف و الوسائل و الاساليب المتبعة في وضعها.
ويجب ان يركز المراجع الاداري على كل من :
- ان تكون الاهداف واضحة و محددة.
- امكانية تنفيد هذه الاهداف عملياً.
- ان تخدم الاهداف بعضها البعض اى عدم وجود تعارض بينها.
- ان تتميز الاهداف بالمرونه.
2- الهيكل التنظيمي للمنشأة:
يجب فحص الهيكل التنظيمي للمنشأة بشكل مستمر للتأكد من مدى قدرتة على تحقيق الاهداف في ظل تغير الظروف و علية ان يراعي عند الفحص مايلي:-
- مدى التوازن بين السلطة و المسئولية.
- وجود توازن في التنظيم بين المركزية و اللامركزية.
- مرونة الهيكل التنظيمي للظروف و المتغيرات و صلاحية هذه التغيرات.
3- السياسات و الاجراءات :-
ويقصد بها التحقق من سلامة عمليات اتخاذ القرارات و استنادها الى اساس سليم و تحقيقها للاهداف المرجوه منها، ويفضل ان تكون سياسات الادارة مكتوبة وذلك لفحصها و تقسيمها للتعرف على أي تضارب او ضعف فيها ويكون ذلك باتباع المراجع اختبارات دورية مفاجئة للتعرف على سلامة سير العمل في كافة الاقسام.
4- وسائل الرقابة و طرقها:
الرقابة من صميم عمل المراجع و الاقرب لتخصصه وهي التعرف على مدى سير المشروع وفقا لما هو مخطط له وتحديد الانحرافات و مسبباتها ووضع افضل الحلول لعلاجها ، وعلى المراجع الاداري مرعاة النواحي الاتية في وسائل الرقابة:
- وجود معايير لقياس الاداء الفعلي.
- ان تقارير الاداء الفعلي تصل للمسؤولين في الوقت المناسب.
5- طرق التشغيل و وسائلة:
على المراجع التعرف على الطرق التي يتم بها الانتاج و الوسائل المتبعة و كذلك التعرف على الوسائل الالية الحديثة في الانتاج وطرق التصرف في المواد الخام المستخدمة في الانتاج وهل هناك امكانية في اعادة تصنيها؟ و الوسائل المتبعة في المخزون التام و المبيعات و كيفية تحصيل قيمة المبيعات الاجله.
6- الموارد البشرية و المادية:
ويقصد بها كفاية وتوفر العنصر البشري للسعي وراء الجودة و تخفيض التكاليف و مدى ما تملكه الشركة من امكانيات مادية من اصول و مدى توافر اوجة الرقابة عليها واوجة الاستثمارات المختلفة بما يضمن المحافظة عليها و استغلالها الاستغلال الامثل.
7- المقاييس الكمية و النوعية:
على المراجع الاداري ان يكون قادرا على استخدام مجموعة من المقاييس و المعايير لتقيم مدى كفاءة و فاعلية الادارة التي تتناسب مع الظروف المحيطة و استخدامه لاساليب التحليل لمعدلات السيولة و الربحية ومعدل التقلبات من سنة الي اخرى اما البيانات النوعية تتمثل في سمعة المشروع ومعدل نمو المشروع و خطط التوسعات المستقبلية وعلاقة ادارة المشروع باصحاب راس المال وجمهور المستثمرين وعلاقة ادارة المشروع بالعالملين فيه.
كل ذلك يساعد المراجع في عملية التقييم للخطط الموضوعية ومدى توفر التمويل اللازم لخطط التوسع ومدى رغبة العاملين في تحقيق اهداف المشروع.
8- الأداء الفعلي و النتائج:
وتتمثل في النتائج التي تحصلت عليها الادارة من استخدام الوسائل و الامكانيات المتاحة ومقارنة هذه النتائج مع معايير النشاط والتعرف على الانحرافات و اسبابها ووضع الحلول الممكنة لتصحيحها.
مصادر الحصول على بيانات الأداء،:
أ التقارير المكتوبة: الوسيلة الأكثر رسمية للحصول على المعلومات حول الأداء الفعلي للعاملين.
ب التقارير الإحصائية: تقارير تتضمن المعلومات والمعطيات التي تعتمد على بيانات الأداء التي تخضع لمعالجة وتحليل إحصائي لاستخراج مؤشرات دقيقة.
ج التقارير الشفوية: تقارير تتضمن المعلومات المتعلقة بالأداء من خلال المقابلات التي تتم بين المدير المعني والمستويات الإدارية العليا، أو الاجتماعات والمؤتمرات التي تعقد لهذا الغرض.
د الملاحظات الشخصية: قيام الرئيس المباشر بملاحظة أداء المرؤوسين شخصياً للوقوف على مدى تقدمهم وحجم الجهد المبذول في الأداء ومستوى الإنجاز المتحقق.
أسس ومقومات المراجعة الادارية:
لابد ان تتوفر للمراجع مجموعة من الاسس و المقومات لضمان التقيم بشكل صحيح وهي :-
تنظيم اداري متكامل و خطة تنظيمية جيدة:
يقصد به تقسيم الاعمال و الواجبات وفق السلطات والمسؤوليات وذلك لضمان الجمع و التنسيق بين الطاقات و الموارد لتحقيق اهداف المنشأة باقل التكاليف.
وتنقسم عناصر التنظيم الجيد الي :
1- تقسيم الاعمال: حيث تقسم الاعمال بطريقة منطقية وفق ما تحتاجة هذه الاعمال من خبرات للقائمين عليها ومن تم حصر المسؤوليات لكل شخص.
2- الفصل بين السلطاتو المسؤوليات بطريقة واضحة ودقيقة لضمان عدم التضارب و التعرف على مسؤولية الاخطاء لتحميلها على شخص معين او ادراة معينة.
3- وجود خطوط اتصالات بين الادارات وعلى جميع المستويات لضمان وصول كافة المعلومات و المشاكل التي قد تواجة اى ادراة في الوقت المناسب.
4- التنسيق و التعاون بين الادارات الفرعية في تحقيق الاهداف و التعاون في حل المشاكل اتي قد تواجهها.
معايير المراجعة الادارية:
استنادا إلى الطبيعة المميزة للمراجعة الإدارية ، يمكن القول بأن معايير المراجعة المالية
المتعارف عليها لا يمكن استخذامها بالكامل في هذه الحالة ، ولكن الأمر يتطلب استخدام ما
يتلائم مع تلك الطبيعة المميزة مع تطوير أو خلق بعض المعايير الأخرى الضرورية .
وبالرجوع إلى معايير المراجعة المالية المتعارف عليها لتحديد ما يتناسب منها مع الطبيعة
المميزة للمراجعة الإدارية ، يمكن القول :
1 – بالنسبة للمعايير العامة الشخصية :
ــ المعيار الأول : يمكن استخذامه كأحد معايير المراجعو الإدارية ولكن بشيء من التحفظ ، لان
التأهيل العلمي والخبرة المطلوبة في حالة المراجعة الإدارية تختلف إلى حد كبير عما هو
مطلوب في حالة المراجعة المالية . وخاصة إذا تم استخدام الفريق في القيام بعملية المراجعة
الإدارية .
ــ المعيار الثاني والثالث : يمكن استخذامها كما تم تعريفهما في المراجعة المالية دون أية
تحفظات . فالاستقلال ومراعاة السلوك المهني والدقة في الأداء عناصر ضرورية عند القيام
بالمراجعة الإدارية .
2 – بالنسبة لمعايير الأداء المهني :
تستخدم هذه المعايير وما يرتبط بها من اجراءات ، كما تم تحديدها في مجال المراجعة المالية ،
كأساس للعمل الميداني في المراجعة الإدارية دون أية تعديلات .
- المعايير الاجتماعية
اى ان كل وظيفة او ادراة تخدم المشروع نفسة و المجتمع ككل ، كتتبع الادارة لسياسة دف اجور مناسبة و معتدلة او تبني سياسة البيع بالاجل يعتبر من المعايير الاجتماعية.
- معايير قانونية:
وهي القوانين و اللوائح و التعليمات التي تصدرها الهيئات و المنظمات الحكومية والتي تعتبر معايير لتقيم الاداء الاداري و تحديد المسؤوليات.
- معايير اقتصادية:
وهي المعايير التي يمكن الحكم من خلالها على مدى وفاء الادارة بمسؤولياتها من تحقيق الاهداف وفق الخطط الموضوعية مع مراعاة الظروف و التغيرات الاقتصادية وان هذه الخطط تعمل في ظل قدرة المنشأة على المنافسة و التوسع ومدى قدرتها على التنبؤ بالتغيرات في حالات الركود و التضخم ومدى نجاحها في الحفاظ على راس المال.
- معايير رقابية مستمدة من مسؤولية الادارة:
وهي المعايير المتمتلة في اللوائح العامة للمنظمة بحيث تكون جميع قرارات الادارة متفقة مع هذه اللوائح و السياسات.
- معايير بالانجاز الاداري:
وهي المعايير المتعلقة بالوسائل و الاساليب التي تمكن من وضع اسس سليمة لتقيم كفاءة الاداء ، ومنها اساليب المحاسبة الادارية و التحليل المالي من نسب ومؤشرات ، وكذلك بحوث العمليات.
3 – بالنسبة لمعايير إعداد التقارير :
لا يمكن استخذام معايير التقارير والخاصة بالمراجعة المالية ، كمعايير لإعداد التقرير في حالة
المراجعة الإدارية . ويرجع ذلك إلى أن تقرير المراجع يمثل خلاصة ما توصل إليه من نتائج
خلال عمليات الفحص والتقييم ، والتي تختلف بلا شك في كل من المراجعة المالية والمراجعة
الإدارية .
ومن ثم فإن الإمر يتطلب ضرورة إيجاد مجموعة من المعايير لإعداد تقرير المراجع الإداري
تتمشى مع الطبيعة المميزة لمجالات الفحص والتقييم والنتائج المتوقعة . ولقد أوضحت إحدى
الدراسات هذه المعايير فيما يلي :
أ – يجب أن يشتمل التقرير على :
ــ وصف كامل لجميع الأنشطة الإدارية والوظائف وأنظمة الرقابة وما يتعلق بها من بيانات ،
والتي خضعت للفحص والتقييم .
ــ إشارة مباشرة إلى معايير المراجعة الإدارية وما يرتبط بها من إجراءات ، والتي وجدت
ملائمة للقيام بعملية المراجعة وإجراء التقييم لأداء الإدارة .
ب – يجب أن يبتعد التقرير عن استخدام الألفاظ التي تؤدي إلى تضليل القارئ ، او ذات المعنى
المزدوج . وأن تتصف هذه الألفاظ بالسهولة وتتلائم مع طبيعة أهداف المراجعة الإدارية .
ج – يجب أن ينقسم التقرير إلى عدة أقسام كالآتي :
القسم الأول : يشتمل على الوصف لطبيعة وهدف المراجعة ، متضمنا المجالات الإدارية
والوظائف وأوجه الرقابة والأنشطة التي خضعت لعملية المراجعة ، مع ضرورة الإفصاح عن
المجالات التي لم يتم مراجعتها .
القسم الثاني : يحتوي على معايير وإجراءات المراجعة الإدارية والتي وجدها المراجع ملائمة
للقيام بوظيفته . وهنا يراعى عدم استخدام عبارة " معايير مراجعة متعارف عليها " ، لأن
معايير رأي المراجع ملائمة في ظل الظروف المحيطة بعملية المراجعة للمنشأة المعينة .
القسم الثالث : يتضمن على حكم شخصي من المراجع لأداء الإدارة على ضوء ما قدم إليه من
قرائن ومعلومات .
القسم الرابع : يحتوي على النتائج الأساسية من عملية الفحص والتقييم وغالبا ما يكون هذاالقسم
من أطول أقسام التقرير .
القسم الخامس :يخصص لوصف أية عيوب أو نواحي قصور وجدت خلال عملية الفحص
والتقييم ، مع ضرورة إبراز الاثار المترتبة على هذه النواحي .وكذلك يشتمل هذا القسم على
اقتراحات المراجع لمعالجة نواحي القصور الموجودة والعمل على تلافيها مستقبلاً . وقد
ينفصل هذا القسم ليمثل ملحقاً خاصا مستقبلاً يرفق بالتقرير لإعطاء مزيد من
التفصيل عن نواحي القصور وطرق علاجها .
ومن هنا يتضح أن معايير المراجعة الإدارية مازالت حتى حتى الان غير مقبولة قبولاً تاما ، وتخضع لبعض الدراسات والأبحاث ، وأنه قد أمكن استخدام بعضاً من معايير المراجعة المالية والمتعارف عليها كمعايير للمراجعة الإدارية ، وبذلك فمن المتوقع مستقبلاً ظهور كتابات جديدة تتناول موضوع المراجعة الادارية ، بالإضافة إلى ما تصدره الهيئات المهنية من أبحاث و أراء في هذا الصدد إلى ان يتم القبول العام لمجموعة من معايير والتي يمكن ان يطلق عليها معايير المراجعة الإدارية المتعارف عليها .
خطوات و مراحل تنفيد المراجعة الادارية:
ان نجاح عكليةالمراجعة يعتمد بشكل كبير على خبرة المراجع وافقة الواسع و استخدام للاجراءت السليمة في الفحص و التحليل وان يكون المراجع الاداري ملما بالتعليمات الحكومية المختلفة و التقييم للاجراءات و النظم بشكل سليم ويتم ذلك بتجميع الادلة الموضوعية المختلفة وتمر عملية المراجعة بالمراحل التالية:
1- اجراءات الدراسة التمهيدية لعملية المراجعة :
ويهدف إلى تكوين فكرة على المشروع والحصول على معلومات عامة منها :-
أ – االنواحي التنظيمية :- حيث شكل وموقع المراجعة في الإطار التنظيمي .
ب – التعرف على السلطات الممنوحة لكل إدارة .
ج – التعرف على الجوانب المالية والأصول والاستثمارات .
د – التعرف على طرق وإجراءات العمل وتسلسلها .
ه – التعرف على المشاكل التي تواجه العاملين بمناقشتهم ، والإطلاع على المراجعات السابقة حيث إن وجدت .
2 – تخطيط برنامج المراجعة وتنفيذه :-
إن التخطيط لعملية المراجعة يجب أن يتصف بالشمولية والتركيز على الجوانب التي أدت إلى المشكلة ، وذلك عن طريق اتباع الخطوات التالية :-
أ – التعرف على خطط وأهداف الوحدة محل المراجعة ، ومدى اتصافها بالواقعية ، ومدى تناغم الموارد مع الأهداف .
ب – التعرف على أساليب الرقابة المتبعة وفحصها لمعرفة مدى تكاملها وأوجه القصور فيها ، ووجود نظام جيد وفعال للتقرير الفعلي لنتائج الأعمال .
ج – التعرف على المشاكل والانحرافات و أسبابها ووضع الحلول المناسبة لها ، ويقع على عاتق الإدارة الاختيار من بين بدائل هذه الحلول .
د – إعطاء النتائج والتوصيات ، وهنا تظهر البراعة والخبرة في المراجعة بحيث تتضح قدرة المراجع على إعطاء توصيات تكون مقبولة من جانب الإدارة .
التقرير عن نتيجة المراجعة الإدارية :-
هو الناتج النهائي لعملية المراجعة ويكون مكتوبا ويفصح عن نتائج عمليات المراجعة والفحص ، ويفضل في هذا التقرير مراعاة الجوانب التالية :-
1 – أن يتم عرض نتائج التقرير على موظفي الإدارة وذلك للاحتفاظ بثقتهم ودوام تعاونهم معه قبل رفعه للإدارة العليا .
2 – إهمال الإشارة إلى الأخطاء البسيطة والتي يتم تصحيحها .
3 – الإشارة إلى أية خطوات تصحيحية قد تقوم بها الإدارات المسؤولة .
4 – أن يكون التقرير مع بأسلوب لبق ، والابتعاد عن الملاحظات الساخرة .
5 – مراعاة التوقيت السليم لعرض التقرير حتى لا يؤدي إلى ضياع فرص التصحيح .
6 – يجب أن يعتمد على بيانات من مصادر موثوق بها والتمييز بين الحقائق والفروض حتى لا يؤدي إلى الخلط بينها .
__________________
09-22-2009, 10:35 PM
مشاركة: المراجعة الادارية
تعليمات المشاركة
العرض العادي
