احرص على الحضور في الوقت المناسب لأن تأخيرك يظهر تجاهلا لرئيس الاجتماع خاصة إذا كنت في بداية حياتك العملية ، وإذا كان تأخيرك بسب عذر ضروري فيجب الاعتذار لرئيس الاجتماع .
في حالة الحضور إلى الاجتماع لأول مرة ، عليك بتعريف نفسك للمجتمعين ورئيس الاجتماع .
تذكر أن هذا الاجتماع للعمل فقط ولا داعي لسرد النكت والفكاهات التي تضيع الوقت.
تابع أحداث الاجتماع وما يقال خلاله واظهر احترامك للمتحدث مهما كان وزنه أو رأيه.
لا تقاطع محدثك ، ويمكن أن تقوم برفع يدك لتلفت الانتباه أن لديك ما تقوله .
لا تجلس بترهل واسترخاء لأن ذلك يظهرك في حالة ملل وكأنك متأهب للنوم .
لا تخطط أو ترسم في الأوراق التي أمامك لأن ذلك يزعج المتحدث كثيرا .
دون الملاحظات القيمة لأنها قد تفيدك في المستقبل ويمكنك الاستعانة بها في الاجتماعات القادمة .
يجب شكر رئيس الاجتماع في نهاية الجلسة .

العديد من المنظمات تطلب شبابا للعمل في العلاقات العامة وتنظيم المعارض والمؤتمرات ، وقد تستعين بك إحدى هذه المنظمات وتوليك مسئولية إدارة الاجتماعات سوء مع العملاء أو الموظفين أو الاجتماعات العامة للشركة أو اجتماعات التفاوض مع شركات أخرى وما إلى ذلك من أنواع الاجتماعات ، ولذلك استعد من الآن لتعرف ما

هو الدور الذي يلعبه منسق الاجتماعات :

فكر جيدا في ميعاد الاجتماع ، ومن الأفضل أن يكون الاجتماع صباحا حيث تكون الناس في أحسن حالاتها النفسية والعقلية ، وأن يتم مراعاة موعد الإجازات الدينية لفئات المجتمع.
يجب أن تخطر المشاركين في الاجتماع قبل عقده بوقت كاف ، ويمكن أن يكون من أسبوعين إلى أربعة أسابيع فيما عدا الاجتماعات الطارئة .
جرب أجهزة التسجيل أو جهاز عرض الشرائح إذا كان سيستخدم في الاجتماع وتأكد من سلامة أجهزة العرض جميعها قبل الموعد مباشرة .
توزيع جدول أعمال الاجتماع قبل موعد عقده لإعطاء المشاركين فرصة للتفكير والإعداد للموضوعات المطروحة .
تقديم المشاركون الجدد إلى الاجتماع بأسلوب رقيق .
أن تنبه رئيس الاجتماع إلى الوقت كلما زاد الوقت المحدد لمناقشة نقطة معينة في جدول الأعمال .
احرص على أن تجعل مكان الاجتماع مريحا للجميع وأن يتخلل الاجتماع فترة راحة .
إبلاغ المجتمعين بموعد الاجتماع المقبل .

صوت ممل رتيب يدعو إلى الفتور .
منشغل بالورقة أكثر من الاتصال بمستمعيه .
تعثر إذا خرج عن الورقة وأراد العودة إليها .
هيئته جامدة لا تتغير .
شعور المستمعين بأنه ينقل تجربة غيره .
أشياء هامة تضمن لك رسالة قوية ومفهومة من الآخرين :
عندما تتحدث في اجتماع ما فإن ذلك يحتاج إلى مهارة خاصة
تختلف عن مهارات الحديث العادي بين الأفراد ، ولكي تضمن رسالة ناجحة عليك باتباع الآتي :
اختر عنواناً جذاباً لكلمتك .
اللجوء إلى التصوير أو التشبيه للمساعدة في تقريب المعنى إلى ذهن المستمعين .
استخدام وسائل الإيضاح مثل شرائط الفيديو أو عرض الشرائح أو الصور الفوتوغرافية .
تزويد موضوع الحديث بإحصائيات متى أمكن ذلك .
تزويد موضوع الحديث بأقوال أو استنتاجات لباحثين أو علماء لتأكيد المعنى ، وإذا فعلت ذلك فيجب أن يكون دون تكلف أو تعالي على الآخرين .
ضرب الأمثلة أو ذكر تجارب الآخرين والتي ترتبط بموضوع الحديث .
تمتع بروح الوفرة واجمع أكبر قدر من المعلومات.
لا تجمع إلا المعلومات الصحيحة الموثقة .
التركيز والتعميق في موضوع واحد أفضل من التوسع والتعميم.
ابحث عما يريده المستمعين ، فإذا تحدثت خلال الاجتماعات عن كيفية تطوير المؤسسة أو خطط العمل أو زيادة الربحية فلن يقاطعك أحد أو يهمل حديثك .
اعرف ما يجب أن تقوله ، ثم تكلم بثقة ودون خوف .
احذر التكرار وكثرة استدعاء الأفكار .
لا تطول في مقدمة الحديث وانتقل بسرعة إلى الموضوع الذي يهم المستمعين .
قدم رسالتك وما تريد بوجه بشوش يريح المستمعين ثم اختم حديثك بتحية رقيقة .

الخوف من المواجهة
عدوى الخوف .
الاهتمام الزائد ببعض الحاضرين .
المبالغة في تفسير تصرف أحد الحاضرين .
التجربة السابقة الفاشلة .

عدم الثقة بالنفس .
الرغبة في النجاح من أول مرة .
التوتر والعصبية الذائدة .

لأن الخوف عاطفة طبيعية فطرية عندما تواجه أي حاسة من حواسنا الخمسة الخطر .
وإذا ما سيطرت عليه فإنه يصبح شيئاً مفيداً أما إذا شل حركتك فهو أمر ضار .
وأحسن ما تفعله للسيطرة على الخوف هو معرفة كل ما نستطيع معرفته عن موقفنا الذي يسبب التوتر .

لكل مدير شخصيته .. كيف يمكنك التعامل مع الأنماط المختلفة منهم؟
يختلف تعاملك مع مديرك في العمل عن تعاملك مثلا مع المدرس في المدرسة أو الجامعة ، فالحياة العملية مختلفة تماما وأنت تسعى جاهدا لكي تثبت نفسك وتظل في وظيفتك فهي بالنسبة لك أصبحت مصدر رزقك ، ولكن وكما تشير الإحصائيات إلى أن الفرد يغير عملة من 7 إلى 10 مرات في بداية حياته ومن ضمن أسباب ترك العمل عدم معرفة التعامل مع المديرين ، فالعديد من الشباب يعتبرون أنفسهم مقهورون في العمل وأنه يجب أن يعاملهم المدير معاملة أفضل حتى ولو كان هذا المدير يتصرف بطريقة مقبولة ، فحماس الشباب الزائد ونظرته الإيجابية نحو نفسه قد تجلب عليه العديد من المشاحنات والمشاكل مع أصحاب العمل ، ولكن ليس معنى ذلك أن على الشاب أن يرضخ لأوامر المدير بدون تفكير ، أو أن يتساهل معه دوما ، ولكن عليه أن يفهم مديره ويعامله على هذا الأساس ، وتخلص أشهر أنواع المديرين فيما يلي:

النمط المسوف :

وهو الذي يبتكر ويختلق الأعذار والمبررات التي تساعد على التأجيل في اتخاذ القرار أو عمل أي شئ ، وعليك أن تتبع مع هذا النمط منطق الصبر والمحاولة والتكرار إذا كان لديك طلب مقدم له ، وإذا باءت محاولاتك بالفشل عليك أن تسأله مباشرة عما يمكن أن تفعله أو الاتجاه بالطلب هذا لما هو أعلى منه في السلطة مثلا كرئيس مجلس الإدارة .

وهذا النوع يتجنب المخاطرة ولا يحب تجريب الأشياء وقد يرفض النتائج التي يتوصل إليها غيره ، والأسلوب الأمثل للتعامل مع هذا الفرد أن توضح له الضمانات الكفيلة بنجاح اقتراحاتك وأن تتكلم معه بلغة الأرقام وتبتعد عن الخيالات والأحلام الوردية التي لا يؤمن هو بها ، بل عليك أن تعلن له أنك مستعد لتحمل المسئولية بالنسبة للموضوع الفلاني فهو غاليا ما يخاف المخاطرة خوفا على مركزه ويفضل وجود شخص ما يتحمل ذلك ، وقد تستفيد بتنفيذ جميع اقتراحاتك إذا ما كنت هذا الشخص بالنسبة له.

يستجيب بسرعة ويندفع بدون التفكير في العواقب ، ولكي تستطيع التألم معه عليك أن توضح له أنك تريد منه أن يسألك عن عملك دون أن يسأل الآخرين لأنه لو فعل ذلك من الممكن أن تضيع منك الوظيفة نتيجة وشاية أحد ، وعليك أيضا أن تبني جسورا من الود معه ولا تعترض على قراراته وقت الانفعال بل يمكن أن يكون ذلك بأسلوب بسيط بعد أن يهدأ.

عادة ما يكون هذا النوع من المديرين يحب أن يكون لكل شخص من الموظفين شخصيته المستقلة ولذلك يلجا إليهم في اتخاذ القرارات أو تنفيذ أية مقترحات ، ولذلك فعليك أن تشرح له وجهة نظرك دائما سواء بالموافقة أو الرفض لأن ذلك سيزيدك احتراما لديه .

يبالغ في الخوف من الوحدة والسخرية ، وعليك بالحذر الشديد في التعامل مع هذا النوع فد يفهم مقترحاتك على انها تعني أنه غير كفء بمنصبه ولا يفعل شيئا ، ولكن عليك بالثناء على ما يوله إذا استح ذلك وأن تنقل له الأخبار السارة والكلمات الرقيقة التي تال عنه ولكن دون تكلف أو نفاق ، وبذلك سوف يتخذك كصديق وستستفيد من هذه العلاقة كثيرا.

يغرق في الأماني متجاهلا الحقائق ، وهنا عليك أن تحلق معه في سماء أحلامه وطموحاته ولا تذكر له السلبيات كثيرا ، بل عليك أن تكون إيجابيا وتقترح عليه التطوير المستمر ، وتحدثه عن شخصيات حققت نتائج جيدة ، وعن كيفية أن يطور الإنسان نفسه وشركته .

وهو دائما يرى الجانب الجيد من الحياة ومن تصرفاته وله الدرة على التضحية من أجل الآخرين ، ولهذا فعليك أن تتعامل معه بحذر في المواقف التي تقابل قراراته فيها بالرفض ، بل حاول أن تكون أنت من الذين يسعون لتحقي أهدافه وتنفيذ مقترحاته إذا كانت فعلا توافق أهدافك ، وحاول أن تكون من المقربين إليه دوما وأن تقيم معه بعض العلاقات الشخصية الأخرى مثل أن تتصل به في المنزل أثناء تغيبه ، أو تهنئه بمناسبة على التليفون المحمول الخاص به.

يعتقد القائد المتحرر أن واجبه الأساسي هو خلق مناخ العمل الذي يساعد الأفراد على أداء واجباتهم ومبادراتهم الذاتي واعتمادا على جهودهم الخلاقة ، ويعتقد أيضا أن دوره يتلخص في التوجيه العام دون الدخول في التفاصيل التنفيذية ويميل إلى تفويض السلطات للعاملين ، ويعد هذا النوع من أفضل أنواع المديرين ، ويمكنك كسب ثقته من خلال :
ناقشه دائما في القرارات التي يتخذها
وفر له معلومات كاملة عن ظروف العمل وكيف يمكن القضاء على السلبيات
اجعل روحك المعنوية مرتفعة أمامه ، واجعله يشعر أنك تفكر في التطوير والمستقبل دائما
ناقشه في تطوير أداء الموظفين وحدثه عن تجار شركات ناجحة أخرى
تحدث معه أحاديث جانبية وكلمه عن حياتك الشخصية لتشير من خلالها على الجانب الإنساني الإيجابي في شخصيتك.
وبشكل عام عليك أن تحترم وقت رئيسك مهما كانت شخصيته ، وأن تعرف الوقت المناسب لعرض ما لديك من عمل عليه، وفي حالة وجود مشكلة في العمل ومطلوب عرضها على رئيسك عليك أن تدرس المشكلة لتقدمها إليه مرة واحدة حتى لا يتكرر دخولك عليه باستمرار، وتقبل ملاحظات رئيسك بنفس راضية.
أفضل طريقة لزيادة المرتب أو الحصول على ترقية أو مكافأة أن تقدم لرئيسك ما يثبت استحقاقك لذلك عن طريق عرض منجزاتك والمسئوليات الإضافية التي تقوم بها.. والوقت الإضافي الذي قمت فيه بأعمال عاجلة على أن يكون أسلوبك في العرض هادئاً ومهذباً وليس مستفزاً أو مثيراً.
ابتعد عن الأساليب الخطأ للحصول على حقك في زيادة الأجر ، مثل كثرة الحديث عن حاجتك إلى المال أو تقارن نفسك بزميل زاد أجره ، مؤكداً أنك تؤدي عملاً أكثر وأهم منه لأن ذلك يخلق المتاعب بينك وبين رئيسك من جانب ، وبينك وبين ذلك الزميل من جانب آخر فهذه الأساليب لا تليق بإنسان لبق يحرص على حب الآخرين ويحاول الفوز بثقتهم .

ما هي الملابس التي يمكن اختيارها لسوق العمل وما هو المرفوض منها
يفكر الشخص في مظهره ويهتم به اهتماما بالغا ، وذلك لأن مظهره مرآة تعكس الكثير عن شخصيته ، ولذلك فهو يريد أن يوازن بين ما يعجبه هو وما يتقبله الناس ، وعادة ما يتساءل الفرد : كيف يمكنني أن أرتدي ملابسي وأحصل على قبول الآخرين ولا يوجهون إلي الانتقادات ؟ وما هي الملابس المقبولة والتي تجعلني أظهر كشاب ناضج يعرف ماذا يرتدي؟

وفي النقاط التالية نقدم لك فكرة بسيطة عن الملابس المقبولة والمرفوضة سواء في الحياة العادية أو في مجال العمل .

تذكر أن الملابس المقبولة والمرفوضة ليست مقارنة بين الملابس الرسمية والملابس الكاجوال ، فكل نوع من هذه الملابس له ما هو مقبول وما هو منفر ، ويذكر أن الملابس الكاجوال انتشرت بصورة كبيرة منذ بداية التسعينيات وطغت كثيرا على الملابس الرسمية والتي كانت تتطلبها بعض المهن ، حتى أطلق البعض على المجتمع الآن مصطلح ( مجتمع الجينز العظيم ) ، ولكن توجد أيضا بعض الوظائف التي تتطلب من الشخص ارتداء الملابس الرسمية وعليه أن يعرف الأصول المتعارف عليها سواء في ارتداء الملابس الكاجوال أو الرسمية.

ملابس كاجوال مقبولة للرجال تناسب مكان العمل :

جاكت بليزر – بنطلون فضفاض أو جينز أو جبردين – قميص بدون رابطة عنق – بلوفر منسق الألوان – أحذية خفيفة أو بعض أنواع الأحذية الرياضية البسيطة ما عدا أحذية السلة الضخمة.

تي شيرت مطبوعة – القبعات بجميع أشكالها – جينز مقطوع كنوع من الشياكة – البنطلون القصير حتى ولو كان يتناسب مع الموضة – التيشيرتات بدون أكمام حتى لو تم ارتداء تي شيرت نصف كم تحتها .

بدلة ( جاكت وبنطلون ) – جيب شورت طويل صيفا مع بلوزة أو قميص – يمكن ارتداء الجينز مع بلوزة أو سويتر – بنطلون مع تونيك – التايير المناسب والغير متكلف .

بنطالونات قذرة ( والتي يطلق عليها ديرتي ) مع تي شيرت – بنطلون قصير أو جونلة مع بلوزة قصيرة قد تظهر منطقة البطن – ملابس الشاطئ بجميع أنواعها مرفوضة داخل مكان العمل – أيضا الملابس الرياضية بجميع أنواعها غير مقبولة في الحياة العملية حتى ولو كانت لأشهر الماركات وعالية الثمن .

لا يصح ارتداء المجوهرات بكثرة في مكان العمل .
يفضل لبس الخاتم بالنسبة للمرأة في الإصبع البنصر وليس في السبابة أو الابهام لأنها تقاليع خالية من الجمال .
السلسلة مكانها حول الرقبة وليس حول الرجل أو حول الوسط .
التقاليع كان يمكن تقبلها أثناء الدراسة ولكن في مجال العمل هناك حذر شديد في ذلك فلا يجب الجري وراء الموضة بعشوائية .
على المرأة أن تبتعد عن المكياج الصارخ في مكان العمل لأن هذا لو أضفى عليها شئ من الجمال فإنه سوف يضفي عليها أيضا نظرات استنكار كثيرة.
لا يجب أن تعيد المرأة وضع المكياج الخاص بها أمام الناس ، بل يجب الذهاب إلى الحمام إذا كانت مضطرة لذلك.
مراعاة نظافة الجسم دائما يقرب منك الناس ، أما غير ذلك فسوف يهرب الأصداء من أية رائح كريهة .
يفضل عدم استخدام الروائح القوية مهما كانت محببة فهي تضايق الكثيرين .
إذا كنت تضعين المانكير على أظافرك فحذار أن تتركي عليها اللون بعد أن يكون اختفى جزء كبير منه ، بل الأفضل أن تسرعي في إزالته ثم إعادة دهن الأظافر من جديد.

وفي النهاية يجب أن تتذكر أنه في حياتك الدراسية لم يكن أحد يراقب تصرفاتك وكان لديك بعض الحرية ، أما في مجال العمل فأنت محاصر بنظرات الناس وأن مظهرك ليس ملكا لك وحدك بل يجب أن تراعي المكان المجود فيه وأن تراعي العملاء بالشركة كما عليك بمراعاة الزملاء المحيطين بك.

ونجيب لى هذا السؤال بأنه يجب المقارنة بين هذه البدائل عن طريق العناصر الآتية :

فمثلا بالتطبيق على المثال السابق ذكره :