تعريف الإدارة
هي العملية التي تساعد منظمة أو مؤسسة على تحقيق غاياتها وأهدافها من خلال استعمال جميع الموارد المتاحة لديها ( مالية وبشرية).

الإدارة الفعالة
هي تحقيق أفضل النتائج عبر الاستخدام الأمثل للموارد البشرية والمادية.

الإدارة الديمقراطية
هي أسلوب إدارة يشرك العاملين في إبداء الرأي واقتراح الخطط واتخاذ القرارات ( أسلوب العمل الفريقي).

وتتميز الإدارة الديمقراطية بأنها:
تنطلق من رؤيا ومبادئ وقيم مشتركة بين العاملين والمؤسسة.
تعتمد على مبدأ المشاركة والتمكين المستمر للعاملين.
تعمل على بناء الثقة والدوافع والالتزام لدى العاملين.
تعتمد مبدأ الشفافية والتواصل المفتوح.
تعتمد على الرقابة الذاتية.
تجسد اتفاقية الربح المتبادل.

مقومات الإدارة الفعالة في الجمعيات :
رؤيا ورسالة واضحة للمؤسسة.
برامج ومشاريع تستجيب لحاجات الناس.
عنصر بشري كفؤ.
نظام وإدارة تعتمد على العمل الفريقي والتمكين المستمر.

أهم المعوقات التي تواجه إدارة المؤسسات غير الحكومية :
قلة الموارد المالية.
عدم استقرار أو كفاءة الموارد البشرية.
ضعف الإدارة وأساليب العمل.
غياب العمل الفريقي.

المــدير
هو المسؤول عن أعمال وإنجازات عدد من العاملين في المؤسسة أو المنظمة. وتختلف هذه المسؤولية حسب الرتبة والموقع والمهام.

المدير في الإدارة العليا
رئيس الجمعية, نائب الرئيس, المدير التنفيذي .

أهم مسؤولياته:
وضع السياسة العامة للمؤسسة.
اختيار المدراء التنفيذيين.
التعامل مع التمويل والبيئة الخارجية.
حل المشاكل الكبرى.
تمثيل خارجي للمؤسسة أو المنظمة.

المدير في الإدارة الوسطى
مدير فرع, رئيس قسم, منسق, رئيس وحدة, مشرف, رئيس فريق عمل, مدير إداري, مدير مالي ... الخ.

أهم مسؤولياته :
المشاركة في وضع السياسة العامة.
تحضير الخطط اللازمة.
تنظيم العمل المطلوب.
قيادة عمل المجموعة.
تنسيق الجهود.
إشراف ومراقبة الإنجازات.
إعلام الإدارة العليا وتنفيذ قراراتهم.

الوظائف الأساسية للمسؤول :

واضع سياسات Policy Maker

مخطط Planner

إداري منفذ ينجز الأعمال المطلوبة Executive
كماً ونوعاً وفي الوقت المحدد

فني / مدرب Trainer / Technical

ممثل خارجي للمنظمة أو ممثل Representative / External Group
لمجموعته أمام المسؤول

مسؤول عن المكافأة والعقاب Rewards & Punishment
يقيم العمل مع العاملين

حكم ووسيط مسؤول عن إدارة Arbitrator & Mediator
مشاكل ونزاعات العمل

المهارات الواجب توفرها في المدير :

مهارات إنسانية Human Skills
السلوك الفردي والعلاقة بالآخرين وأسلوب التعامل, سلوك الاتصال والتواصل والقيادة والتفاعل مع الآخرين في المواقف الجماعية المختلفة.

مهارات فنية
المعلومات الفنية المطلوبة للقيام بالعمل.

مهارات تجريدية
النظرة الشاملة للأمور, يربط بين العناصر المختلفة وينسق بين القرارات العديدة.

1. التخطيط:
- تحديد الأهداف.
- تحديد الوسائل.
- وضع خطط العمل.
- الموازنة.
2. التنظيم:
- تحديد الهيكل التنظيمي.
- تحديد المهام.
- اختيار العاملين.
- تحديد علاقات السلطة.
3. التوجيه ( القيادة) :
- اتخاذ القرارات.
- الاتصال.
- التحفيز.
- التفويض.
- تنمية المهارات (التدريب).
4. المراقبة:
- المتابعة.
- تصحيح الانحرافات.
- المقارنة بين النتائج والتوقعات.
- قياس الأداء.
القيـادة
هي القدرة على التأثير على الغير بهدف جعلهم يقومون بطوع إرادتهم وبكل اندفاع بتحقيق أهداف معينة.
(( إنها فن التعامل مع الناس ))

القائد, المدير
القيادة والإدارة غالباً ما يمزج بينهما وهذا ليس صحيحاً.
المدير هو شخص معين, لديه سلطة قانونية تمنحه القدرة على معاقبة أو مكافأة الآخرين.
القائد ليس بالضرورة معين, ممكن أن يبرز من وسط مجموعة وباستطاعته التأثير على عمل وأداء الآخرين بشكل يتخطى نطاق صلاحياته الإدارية.
على كل مدير أو مشرف أن يكون قائداً.
ولكن ليس كل قائد يمكن أن يكون مديراً ناجحاً قادراً على التخطيط والتنظيم والمراقبة.

(( القائد الذي باستطاعته التأثير على الآخرين ويملك سلطة ولديه قدرة ومهارة إدارية فهو إذا القائد المدير)).

الأنماط القيادية
هناك عاملان رئيسيان يؤثران على أساليب القيادة:
الاهتمام بالأشخاص.
الاهتمام بالإنتاج.

وبناء على هذين العاملين هناك خمسة أنماط من القيادة:
1. القيادة الهزيلة:
وهي التي لا تهتم بالأشخاص ولا تهتم بالإنتاج, والمدير في هذا النمط من القيادة هو من النوع الذي لا يفعل شيئاً فهو يريد أن يترك وشأنه, سياسته الابتعاد عن المشاكل.
2. قيادة المهمات:
اهتمامها الرئيسي هو الإنتاج, المدير في هذا النمط قليل الاهتمام بالأشخاص ويدفعهم دفعاً للإنتاج المطلوب بأي ثمن, وهو مدير مستبد, عنيد في تفكيره, شديد المراس والبطش.
3. قيادة النادي :
الأشخاص أهم شيء ... شعارها الاهتمام بالأشخاص والعلاقات الحميمة بين المدير والأشخاص أما العمل فيهتم بنفسه.
4. قيادة الطريق الوسط:
المدير هنا يمارس قدراً كافياً من الضغط على العاملين للحصول على إنتاج متوسط ونفس الوقت يهتم بمشاعر موظفيه ومشاكلهم ويحاول إرضاءهم.
المدير لا يضع نصب عينه أهدافاً مثالية لا بالنسبة للإنتاج ولا لعلاقات العمل يبحث دائماً عن حل وسط.
5. قيادة الفريق:
قوامها الحد الأقصى من الاهتمام بالأشخاص والحد الأقصى من الاهتمام بالإنتاج عن طريق مشاركة الأشخاص واندماجهم في العمل والاهتمام بأحوالهم وأفكارهم والنهج الذي يتبعه هو نهج العمل الجماعي أو إدارة فريق العمل.