panoramasalah

الجزء العاشر

إدارة المخزون

تعليمات ادارة المخزون :
أ‌. في حالة أن المشتريات المستلمة سيتم استهلاكها أو توزيعها خلال فترة زمنية تزيد عن أسبوعين و تزيد تكلفة تلك المشتريات عن 50 دولار أمريكي، يتم تسجيل هذه المشتريات و الاحتفاظ بها وفقاً لتعليمات المخزون المبينة أدناه. و ينطبق على ذلك أيضاً مشتريات أو مطبوعات يتم القيام بها بهدف البيع .
ب‌. يتولى عملية حفظ سجل المخزون و المواد شخص يعينه المدير العام .
ت‌. يتم الاحتفاظ بسجل يحتوي على جميع المعلومات الخاصة بالمخزون من حيث الكمية، النوع و السعر، و يتم الاحتفاظ بالسجل لدى كل من مسؤول الحسابات و الشخص المسؤول عن المخزون. يتم تسجيل جميع حركات الإدخال و الإخراج على المخزون في هذا السجل .
ث‌. يتم الاحتفاظ ببطاقة مخزون لكل صنف على أن تحتوي هذه البطاقة على رقم الصنف، الاسم و جميع حركات الإخراج حركات الإخراج و الإدخال و الرصيد .
ج‌. يتم الاحتفاظ بالمخزون في منطقة مخصصة لذلك الهدف، على أن يتم مراعاة وسائل الأمان و الحفظ.
ح‌. يتم استخدام سند إخراج مواد في عمليات الإخراج لأية مواد من المخزون. تكون الموافقة على عملية إخراج المواد من المستودع من قبل مسؤول الحسابات حتى مبلغ 50 دولار أمريكي و ما يزيد عن ذلك يتم بموافقة مسبقة من المدير العام .
الجزء الحادي عشر
الجرد
‌أ. يتم إجراء جرد سنوي لكل الموجودات للمركز من أثاث وآلات ومعدات.. الخ.. ويقوم بهذا الجرد لجنة تختارها الإدارة.

‌ب. يتم إعطاء كل قطعة أو جهاز رقم يستخدم في عملية الجرد.

‌ج. يتم فتح سجل لكل قطعة يتم إدخال المعلومات فيه من تاريخ شراء قطعة التكلفة، مكان وجود القطعة، العمر الاستهلاكي، والسجل لسنوي وأي معلومات أخرى ضرورية.



الجزء الثاني عشر
التقارير المالية
الهدف :

الهدف من هذا الجزء هو ضمان أن :

أ‌. تحضير جميع التقارير المالية يتم وفقا للمعايير المحاسبية الدولية و مبادئ المحاسبة المتعارف عليها الخاصة بالمؤسسات غير الهادفة للربح .

ب‌. تحضير التقارير الدورية بشكل موثق و وفقا لاحتياجات الإدارة، هيئات المؤسسة و متطلبات الجهات المانحة .

ت‌. مراجعة التقارير المالية من قبل إدارة الهيئة بالوقت المناسب .

ث‌. حفظ جميع البيانات و المستندات المساندة لعملية إعداد التقارير بشكل آمن .



الموازنة التقديرية العامة للمؤسسة :

أ‌. يعمل مسؤول الحسابات على إعداد موازنة تقديرية سنوية خلال شهر تشرين الأول من كل سنة. تشمل الموازنة على جميع التكاليف و المصاريف المتوقعة خلال سنة موزعة حسب طبيعة نشاطات و مشاريع الهيئة. كذلك تحتوي الموازنة على الإيرادات المتوقعة لتغطية تلك التكاليف و المصاريف مع بيان تفصيل تلك الإيرادات .

ب‌. يتم بحث و دراسة و مناقشة الموازنة في اجتماع خاص يشارك به المدير، مسؤول الحسابات و مدراء الدوائر في الهيئة .

ت‌. يتم اعتماد الموازنة من المدير العام و أعلى هيئة إدارية في الهيئة حيث تتم المصادقة عليها .

التقارير الدورية المطلوب إعدادها :



التقرير المالي الشهري :

أ‌. يتم إعداد تقرير مالي شهري، خلال أسبوعين من انتهاء كل شهر، من قبل مسؤول الحسابات بالتنسيق مع المدير العام، و يتم اعتمادها نهائياً م قبل مسؤول الحسابات و المالية .

ب‌. يشمل التقرير المالي و الشهري على التقارير التالية :

· بيانات المركز المالي و النشاطات و التدفقات النقدية .

· بيان مصاريف النشاطات (Statement of Functional Expenses) .

· بيان إيرادات الهيئة و أوجه صرف تلك الإيرادات و المبلغ المتبقي .

· بيان أرصدة البنوك و التسويات البنكية لجميع أرصدة البنوك .

· تفاصيل أرصدة الذمم الدائنة و المصاريف المستحقة .

· تقرير الرواتب الشهرية .

ت‌. تشمل بيانات إيرادات و مصاريف البرامج و المشاريع على مقارنة بين المصاريف الفعلية و المخصصات المعتمدة في الموازنة .

تقارير الإيرادات و المصاريف الخاصة بالمنح :

أ‌. يتم إعداد تقرير شهري عن إيرادات و مصاريف المنح لكل منحة على حدى. يتم اعتماد هذه التقارير من مسؤول الحسابات و مدير الدائرة المسؤولة عن المشروع الذي تخصه المنحة. ثم يعرض التقرير على المدير العام. يحتوي هذا التقرير على ما يلي : -

· تقارير مقارنة لكل منحة تبن موازنة المنحة المعتمدة من قبل الممول و المصاريف الفعلية لكل بند من بنود الموزانة، و الفرق بين الموازنة و المصاريف الفعلية لكل بند و ذلك للشهر الحالي و تراكمي من تاريخ بدء مصاريف المنحة حتى نهاية الشهر .

· في حالة وجود حساب بنكي خاص للمنحة، يتم إعداد تسوية بنكية لهذا الحساب و يتم مطابقة هذه التسوية مع بيان المقبوضات و المدفوعات للمنحة .



تقارير نهاية السنة :

أ‌. يتم إعداد تقارير للجهات المانحة وفقا للشكل و المضمون الذي تحدده هذه الجهات، أن وجد، و يتم إرسال هذه التقارير للجهات المانحة في التاريخ المحدد من طرفهم .

ب‌. قبل تقديم التقرير للجهات المانحة، يتم مراجعة و اعتماد هذه التقارير من قبل مسؤول الحسابات و اعتمادها من قبل المدير العام .



تقارير نهاية السنة :

أ‌. مسؤولية إصدار تقارير نهاية السنة تقع ضمن مسؤولية مسؤول الحسابات .

ب‌. يتم إصدار التقارير و البيانات المالية الخاصة بنهاية السنة المالية، خلال شهر من تاريخ انتهاء السنة المالية .

ت‌. تشمل تقارير نهاية السنة ما يلي : -

· التقارير الشهرية التي تم إعدادها خلال السنة .

· تقرير مقارنة سنوية و ذلك لمصاريف الهيئة الفعلية خلال السنة و الموازنة. بالإضافة لعملية المقارنة لكل برنامج على حده .

· بيانات المركز المالي و النشاطات و التدفقات النقدية .

· بيان مصاريف النشاطات (Statement of Functional Expenses).

· بيان إيرادات الهيئة و بيان أوجه صرف تلك الإيرادات و المبلغ المتبقي .

· بيان أرصدة البنوك و التسويات البنكية لجميع أرصدة البنوك .

· ميزان المراجعة .

· تقرير مقارنة أرصدة المصاريف الشهرية .

· المصاريف المستحقة و المصاريف المدفوعة مقدماً .

· تفاصيل الذمم المدينة والدائنة .

· الجرد السنوي للمخزون، أن وجد .

· تحليل الرواتب الشهرية المجمع للسنة .

ث‌. يتم مراجعة و إقرار التقارير الخاصة بنهاية السنة من قبل المدير العام، و عرضها على أعلى هيئة إدارية في الهيئة لأغراض المراجعة و النقاش .



البيانات المالية السنوية :

أ‌. يتم تحضير البيانات السنوية للهيئة وفقا لمبادئ المحاسبة الدولية و مبادئ محاسبة المؤسسات غير الهادفة للربح خلال فترة شهر من نهاية السنة المالية.

ب‌. تتضمن البيانات المالية السنوية ما يلي : -

· بيان المركز المالي (الميزانية العمومية) .

· بيان النشاطات (الإيرادات و المصاريف) .

· بيان التدفقات النقدية .

· الايضاحات .



حفظ البيانات و التقارير المالية و المستندات

أ‌. يتم حفظ جميع المعلومات الخاصة بالنظام المحاسبي من الكمبيوتر بشكل يومي على أقراص كمبيوتر خاصة (Backup) و في حالة وجود نظام يدوي حفظ يتم حفظ الأصل في مكان آمن و النسخة من الأصل في مكان آمن آخر .

ب‌. بعد إصدار البيانات المالية السنوية المدققة، يتم حفظ مجموعة كاملة من التقارير المالية و السندات المحاسبية في ملف خاص يشمل ما يلي : -

· بيان المركز المالي و النشاطات و التدفقات النقدية .

· بيان مصاريف النشاطات .

· بيان إيرادات المؤسسة و توزيع هذه الإيرادات على مصاريف المؤسسة.

· بيان أرصدة البنوك و التسويات البنكية لجميع أرصدة البنوك .

· ميزان مراجعة .

· تقارير المنح .

· أستاذ جميع الحسابات .

ت‌. يتم الاحتفاظ بجميع المستندات المحاسبية و التقارير المالية الخاصة بالهيئة لمدة سبع سنوات على الأقل .

الجزء الثالث عشر

نظام الرقابة والضبط الداخلي

تعريف:

هو المجموع الإجراءات الداخلية المتبعة والتي تهدف إلى التأكد من صحة مختلف العمليات المالية والإدارية التي تنفذ في الهيئة، وقد تم تقسيم مجموعة هذه الإجراءات إلى العناصر التالية:

1. تحديد المسؤوليات وفصل المهمات:

تحدي وصف وظيفي مدد لكل موظف / ة يمكن من تقييم الأداء من الناحية الكمية والنوعية، ويؤدي إلى توفر آليات رقابة داخلية متكاملة من قبل مهمة إدارية ومالية محددة على مهمة إدارية ومالية مكملة لها، ويتمثل فصل المهام في فصل عمليات إعداد وتسجيل أو إدخال العمليات المحاسبية عن النقد في الهيئة، وقيام المحاسب بإجراء جرد للنقد المتوفر وتطابقه مع الأرصدة الدفترية بتاريخ محدد وكذلك فصل مهمة تسجيل حركة دوام الموظفين عن مهمة إعداد كشف الرواتب الذي يقوم به القسم المالي.

2. إجراءات المراجعة الداخلية:

بعد إعداد مختلف المستندات والقيود المحاسبية يتم المصادقة عليها من قبل مسؤول المالية في الهيئة بعد التأكد من ان هذه المستندات معززة بفواتير أو قرارات إدارية ومستندية لشروط الضبط الداخلي المتبعة.

3. نظام الرقابة على النقد في الصندوق ولدى البنك:

أ. يتم تخصيص سلفة نقدية للمصاريف النثرية بمبلغ لا يتعدى 200 شيكل الا بشيك مسحوب على حساب الهيئة في البنك، وبعد انتهاء مبالغ السلفة النثرية يتم إعداد كشف خاص بالمصاريف النثرية ورصيد السلفة في نهاية الفترة بحيث يدقق من قبل المحاسب ويقدم للمنسقة العامة للمصادقة عليه. أما بالنسبة للإيرادات النقدية لمختلف فروع الجمعية فيجب توريدها إلى المركز الرئيس ولا يجوز الصرف النقدي من هذه الإيرادات مباشرة لأن تغذية الصناديق تتم من خلا شيكات مسحوبة على بنك الجمعية.

ب. الرقابة على البنوك:

§ عملية الصرف تتم من خلال شيكات يوقع عليها مجتمعين كل من رئيس الهيئة وأثنين من مجلس الادارة الهيئة.

§ يتم عمل مطابقات بنكية شهرية مع البنوك وتقديمها مع تقرير شهري للبنك للمنسقة العامة للجمعية.

4. نظام الرقابة على المشتريات:



الإجراءات التي يجب استخدامها في عملية الشراء:

§ تقديم طلب شراء إلى المساعدة الإدارية في المركز للحصول على موافقة المستوى الإداري الأول في الهيئة بعد التأكد من ضرورته وتوفر رصيد له في الموازنة.

§ استدراج عروض للمشتريات التي تزيد عن 300$ ثلاثمائة دولار أمريكي.

§ تشكيل لجنة مشتريات لمناقشة العروض المقدمة واتخاذ قرار بالإحالة.

§ إعداد أمر شراء.

§ إعداد مذكرة استلام مواد توقع عليه الجهات المستلمة بعد التأكد من الكمية ومطابقتها للمواصفات المحددة.

§ تدقيق فاتورة المورد للتأكد من صحة الأسعار ومطابقتها للعرض.

5. نظام الموظفين والرواتب:

§ إعداد اتفاقيات عمل ومسمى وظيفي لكلل موظفة، نسخة للموظف ونسخة للحفظ في ملف الموظف ويحدد بالاتفاقية الوظيفية وشروط العمل والراتب المخصص للوظيفة.

§ إعداد كشف دوام يومي بإشراف ومراقبة المساعدة الإدارية يحدد فيه رقم الموظف / ة ووظيفتها وساعات بدء الدوام والمغادرة والغياب.

§ عمل نموذج خاص بالاجازات لمتابعة أرصدة أجازات الموظف / ة

§ إعداد كشف راتب شهري يحدد به إجمالي المستحق وإجمالي الاقتطاعات والراتب الصافي الذي يتم تحويله عبر رسالة خاصة إلى حسابات الموظفات / بن الشخصية في البنك بحيث يكون صرف الراتب بطريقة التحويل عبر البنك.
منقول